1132 wat betreft de verdere uitbreiding en modernisering van het gebruik van digitale instrumenten en processen in het vennootschapsrecht - Hoofdinhoud

Dit is een beperkte versie

U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.

dossier	COM(2023)177 - Wijziging van de Richtlijnen 2009/102/EG en (EU) 2017/1132 wat betreft de verdere uitbreiding en modernisering van het ...
bron	COM(2023)177
datum	29-03-2023

ACHTERGROND VAN HET VOORSTEL

• Motivering en doel van het voorstel

Vennootschappen vormen de kern van de eengemaakte markt. Dankzij hun bedrijfsactiviteiten en investeringen, ook op grensoverschrijdende basis, spelen zij een leidende rol in de bijdrage aan de economische welvaart en het concurrentievermogen van de EU en in de uitvoering van de dubbele transitie van de EU naar een duurzame en digitale economie. Daartoe hebben vennootschappen een voorspelbaar rechtskader nodig dat bevorderlijk is voor groei en aangepast is aan de nieuwe economische en maatschappelijke uitdagingen in een steeds digitalere wereld. Terwijl vennootschappen worden opgericht op grond van het nationale recht, voorziet het vennootschapsrecht van de EU in een wettelijk kader dat de rechtszekerheid in de hele eengemaakte markt en de voorspelbaarheid voor hen vergroot. Dit vennootschapsrechtelijke kader, dat de taken en verantwoordelijkheden van de vennootschapsregisters omvat, moet gelijke tred houden met nieuwe ontwikkelingen en uitdagingen. Met dit doel voor ogen dient de Commissie dit voorstel in.

In overeenstemming met de digitaliseringsdoelstellingen van de EU die met name in de mededeling van de Commissie Digitaal kompas 2030: de Europese aanpak voor het digitale decennium¹ zijn uiteengezet, is dit voorstel gericht op de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en technologie die de werking van vennootschapsregisters en de interactie tussen vennootschapsregisters, vennootschappen en overheden over vennootschapsrechtelijke kwesties ingrijpend hebben veranderd. De COVID-19-pandemie heeft duidelijk aangetoond dat digitale instrumenten een sleutelrol spelen bij het waarborgen van de continuïteit van de interacties van vennootschappen met vennootschapsregisters en autoriteiten. Dit voorstel beoogt ook vennootschapsrechtelijke maatregelen in te voeren om de belemmeringen voor grensoverschrijdende uitbreiding waarmee kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) momenteel op de eengemaakte markt worden geconfronteerd, aan te pakken, in overeenstemming met de mededelingen van de Commissie Actualisering van de nieuwe industriestrategie van 2020² en Een kmo-strategie voor een duurzaam en digitaal Europa³.

Dit voorstel zal bijdragen tot de totstandbrenging van een meer geïntegreerde en gedigitaliseerde eengemaakte markt en zal leiden tot een vermindering van de administratieve lasten voor vennootschappen, die op ongeveer 437 miljoen euro per jaar wordt geschat. Het zal ook nieuwe lasten zoveel mogelijk beperken door voort te bouwen op nationale vennootschapsregisters en de koppeling daarvan via het systeem van gekoppelde registers (BRIS)⁴, rekening houdend met de verschillende nationale systemen en rechtstradities.

Met het voorstel wordt er met name naar gestreefd de transparantie over vennootschappen op de eengemaakte markt te vergroten door het gebruik van digitale instrumenten zoals het BRIS, de betrouwbaarheid van vennootschapsinformatie te verbeteren en vertrouwen te scheppen tussen de registers en autoriteiten van de lidstaten, onder meer door meer geconnecteerde overheidsinstanties te creëren. Ook wordt beoogd de formaliteiten in verband met het gebruik van vennootschapsinformatie in grensoverschrijdende situaties af te schaffen of te verminderen en de oprichting van dochterondernemingen en bijkantoren in andere lidstaten minder tijdrovend en kosteneffectiever te maken, onder meer door toepassing van het “eenmaligheidsbeginsel” (waarbij vennootschappen niet wordt gevraagd dezelfde informatie meer dan eens bij de vennootschapsregisters in te dienen). Op die manier wordt er met het voorstel naar gestreefd de algemene administratieve lasten voor vennootschappen en andere belanghebbenden in grensoverschrijdende situaties te verlichten en het voor kmo’s gemakkelijker te maken om in de hele EU uit te breiden.

Voor een soepelere werking van de eengemaakte markt is het van essentieel belang dat de toegang tot en het gebruik van vennootschapsinformatie over de grenzen heen gemakkelijk en zonder administratieve rompslomp verlopen, zodat de economische activiteit wordt ondersteund en een veiliger en gunstiger economisch klimaat voor vennootschappen, consumenten en andere belanghebbenden (investeerders, schuldeisers, werknemers) wordt gecreëerd. Dergelijke voorwaarden zijn op hun beurt essentieel om de activiteiten van vennootschappen, met name kmo’s, te vergemakkelijken en hen te helpen manieren te vinden om andere EU-markten te verkennen, uit te breiden en zo bij te dragen tot de economische groei.

Hoewel in een steeds meer gedigitaliseerde wereld de roep van investeerders, schuldeisers, consumenten en vennootschappen om transparantie sterker wordt, wordt de toegang tot vennootschapsinformatie uit vennootschapsregisters in grensoverschrijdende situaties nog steeds gehinderd door belemmeringen. De door belanghebbenden benodigde vennootschapsinformatie is nog onvoldoende beschikbaar in nationale vennootschapsregisters en/of grensoverschrijdend via het BRIS. Bovendien ondervinden belanghebbenden moeilijkheden bij het opzoeken van die gegevens. Het vennootschapsrecht van de EU voorziet reeds in geharmoniseerde openbaarmakingsvereisten met betrekking tot informatie over kapitaalvennootschappen, maar sommige belangrijke gegevens (bv. over het hoofdbestuur en de hoofdvestiging van ondernemingen of groepen ondernemingen) zijn nog steeds niet beschikbaar op EU-niveau en slechts zelden in de registers van de lidstaten. Er is ook geen informatie op EU-niveau over andere entiteiten, zoals personenvennootschappen, die een belangrijke rol spelen in de economie van veel lidstaten.

De roep om transparantie betekent ook dat vennootschapsinformatie betrouwbaar moet zijn. Belanghebbenden, autoriteiten en het publiek moeten erop kunnen vertrouwen dat de informatie over vennootschappen nauwkeurig, up-to-date en betrouwbaar is, zodat zij deze kunnen gebruiken voor zakelijke doeleinden, in administratieve procedures of in gerechtelijke procedures. Het vennootschapsrecht van de EU bevat slechts gedeeltelijke minimumnormen voor voorafgaande controles. Alle lidstaten voeren tot op zekere hoogte voorafgaande controles van vennootschapsdocumenten en -informatie uit, maar de nationale procedures verschillen. Dit leidt vaak tot onvoldoende vertrouwen in de geregistreerde vennootschapsinformatie uit andere lidstaten.

Het directe gebruik van vennootschapsinformatie wordt ook vaak belemmerd of is niet mogelijk in grensoverschrijdende situaties als gevolg van frequente administratieve belemmeringen. Deze creëren lasten voor vennootschappen en kunnen zelfs een ontmoedigend effect hebben, met name voor kmo’s. Wanneer zij bijvoorbeeld een dochteronderneming of een bijkantoor in een andere lidstaat oprichten, kunnen vennootschappen zich nog niet beroepen op het eenmaligheidsbeginsel en moeten zij hun eigen gegevens, die in hun nationale vennootschapsregisters staan, opnieuw indienen in de registers van andere lidstaten. Zij moeten deze documenten vaak laten legaliseren (apostilleren). Vennootschappen worden ook vaak met soortgelijke moeilijkheden geconfronteerd wanneer zij hun gegevens uit het nationale vennootschapsregister willen gebruiken, bijvoorbeeld in contacten met bevoegde autoriteiten of in gerechtelijke procedures in een andere lidstaat. Bovendien verschillen de bedrijfsuittreksels, die vaak door vennootschappen en beoefenaren van juridische beroepen worden gebruikt om informatie te bevestigen en vennootschappen voor allerlei doeleinden te identificeren, en kunnen zij niet zonder lastige en dure formaliteiten in grensoverschrijdende situaties worden gebruikt.

De algemene doelstellingen van dit voorstel zijn het verbeteren van de transparantie, het vergroten van het vertrouwen in het ondernemingsklimaat, het realiseren van meer gedigitaliseerde en geconnecteerde grensoverschrijdende overheidsdiensten voor vennootschappen en het vergemakkelijken van grensoverschrijdende uitbreiding voor kmo’s, wat op zijn beurt leidt tot een meer geïntegreerde en gedigitaliseerde eengemaakte markt.

1. Daartoe moet het voorstel:

- ervoor zorgen dat meer vennootschapsinformatie beschikbaar is in vennootschapsregisters en/of via het BRIS en dat zij betrouwbaarder is;

- het mogelijk maken om in vennootschapsregisters beschikbare vennootschapsinformatie direct te gebruiken bij het oprichten van grensoverschrijdende bijkantoren en dochterondernemingen en in andere grensoverschrijdende activiteiten en situaties.

Dit voorstel is opgenomen in het werkprogramma van de Commissie voor 2023 als een van de belangrijkste acties in het kader van de kernambitie van de Commissie “Een Europa dat klaar is voor het digitale tijdperk”⁵.

• Verenigbaarheid met bestaande bepalingen op het beleidsterrein

Dit voorstel is bedoeld als aanvulling op de bestaande regels inzake het vennootschapsrecht van de EU die zijn gecodificeerd in Richtlijn (EU) 2017/1132 (gecodificeerde richtlijn vennootschapsrecht). Het heeft tot doel meer vennootschapsinformatie voor het publiek beschikbaar te stellen in vennootschapsregisters en/of via het BRIS, vennootschapsinformatie in vennootschapsregisters betrouwbaarder te maken en het gebruik ervan bij het oprichten van grensoverschrijdende bijkantoren en dochterondernemingen en in andere grensoverschrijdende activiteiten en situaties te vergemakkelijken. In dit verband zal het voorstel voortbouwen op de bestaande bepalingen in de gecodificeerde richtlijn vennootschapsrecht en deze uitbreiden.

Richtlijn (EU) 2019/1151 (digitaliseringsrichtlijn) was gericht op het volledig online toegankelijk maken van vennootschapsrechtelijke procedures en voorzag in regels voor de volledig online oprichting van kapitaalvennootschappen, registratie van bijkantoren en indiening van documenten in vennootschapsregisters ⁶. Dit voorstel vult deze richtlijn aan, maar is gericht op andere kwesties waarvoor digitalisering in het vennootschapsrecht van de EU nodig is, met name door de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van vennootschapsinformatie in vennootschapsregisters en het BRIS en het gebruik van die informatie in grensoverschrijdende situaties te verbeteren.

Het voorstel bouwt voort op het BRIS en breidt het gebruik ervan uit zonder de werking of infrastructuur ervan te wijzigen. Het BRIS is gebaseerd op wettelijke verplichtingen uit hoofde van Richtlijn 2012/17/EU en Uitvoeringsverordening (EU) 2021/1042 van de Commissie. Het voorstel zal meer vennootschapsinformatie beschikbaar maken via het BRIS en zal meer uitwisselingen tussen vennootschapsregisters (om het eenmaligheidsbeginsel toe te passen) via het BRIS invoeren. Het zal het BRIS ook verbinden met de andere EU-systemen van gekoppelde registers.

• Verenigbaarheid met andere beleidsterreinen van de Unie

De voorgestelde maatregelen zullen rechtstreeks bijdragen tot de realisatie van de digitaliseringsdoelstellingen die in de mededeling Digitaal kompas 2030⁷ zijn vastgesteld, met name tot de verwezenlijking van de doelstelling dat 100 % van de essentiële openbare diensten tegen 2030 online beschikbaar is voor Europese burgers en bedrijven, en om geconnecteerde overheidsdiensten op te zetten, onder meer door toepassing van het eenmaligheidsbeginsel. Het voorstel zal ook in overeenstemming zijn met de aanpak die is uiteengezet in de mededeling Digitalisering van justitie in de Europese Unie⁸, waarin wordt onderstreept hoe belangrijk digitale instrumenten voor bedrijven zijn om toegang te krijgen tot informatie, te communiceren met autoriteiten en toegang te krijgen tot de rechter.

Met de voorgestelde maatregelen wordt beoogd de grensoverschrijdende uitbreiding van kmo’s te vergemakkelijken, met name door de te vervullen formaliteiten voor het gebruik van vennootschapsinformatie in grensoverschrijdende situaties en bij de oprichting van dochterondernemingen en bijkantoren in andere lidstaten af te schaffen of te beperken. Zij beantwoorden ook rechtstreeks aan de mededelingen Actualisering van de nieuwe industriestrategie van 2020⁹ en Een kmo-strategie voor een duurzaam en digitaal Europa¹⁰^. In de kmo-strategie is met name vermeld dat “de Commissie een raadpleging [zal] organiseren ter beoordeling van de behoefte aan aanvullende maatregelen op het gebied van het vennootschapsrecht om grensoverschrijdende uitbreiding en schaalvergroting door kmo’s te vergemakkelijken”.

Over het geheel genomen zal het voorstel relevant zijn als antwoord op de oproep van de Europese Raad, in zijn conclusies van 24-25 maart 2022, waarin de Europese Raad erop aandringt dat “de eengemaakte markt wordt voltooid, met name op digitaal gebied en wat betreft diensten” en “knelpunten worden voorkomen of nauwlettend worden gemonitord, dat de resterende ongerechtvaardigde belemmeringen alsook de administratieve lasten worden verwijderd, en dat wordt vermeden dat er nieuwe ontstaan”.¹¹

Het voorstel zal, met name door de daarin vervatte maatregelen om de voorafgaande controles van vennootschapsinformatie te versterken en de transparantie te vergroten, ook bijdragen tot het bestrijden van misbruik van vennootschapsrechtelijke structuren en tot het effectief opleggen van EU-sancties tegen vennootschappen die zich aan dergelijk misbruik schuldig maken.

Het voorstel is complementair aan en coherent met andere lopende initiatieven die relevant zijn voor de digitalisering. Zo is er een nauw verband met de eIDAS-verordening ¹² en het voorstel van 2021 tot wijziging van die verordening betreffende een Europees kader voor een digitale identiteit ¹³. In de digitaliseringsrichtlijn van 2019 was het gebruik van elektronische identificatie- en vertrouwensdiensten al opgenomen via de eIDAS-verordening voor elektronische identificatie in vennootschapsrechtelijke procedures. Het huidige voorstel steunt verder op het gebruik van vertrouwensdiensten (bv. om ervoor te zorgen dat het voorgestelde EU-bedrijfscertificaat en de digitale EU-volmacht voldoende gecertificeerd zijn om er in grensoverschrijdende situaties op te kunnen vertrouwen) en zal worden afgestemd op de nieuwe digitale middelen, bv. de Europese portemonnee voor digitale identiteit die als onderdeel van de lopende herziening van het eIDAS-kader wordt ingevoerd.

Het voorstel vormt ook een aanvulling op andere EU-regels en -initiatieven die de transparantie met betrekking tot vennootschappen moeten vergroten. Daartoe behoren de antiwitwasrichtlijn ¹⁴, die gericht is op informatie over uiteindelijk begunstigden, of de verordening betreffende insolventieprocedures ¹⁵, die betrekking heeft op in insolventieregisters beschikbare informatie over insolvente entiteiten. Met het voorstel wordt met name beoogd het BRIS te koppelen aan het systeem van gekoppelde registers van uiteindelijk begunstigden (Boris)¹⁶ en het systeem van gekoppelde insolventieregisters (IRI)¹⁷, zonder de regels en beperkingen voor de toegang tot de via die koppelingen beschikbare informatie te wijzigen of te omzeilen. Dit voorstel is relevant voor de recente belastinginitiatieven, bijvoorbeeld het voorstel ter voorkoming van misbruik van lege entiteiten voor belastingdoeleinden ¹⁸, aangezien meer transparantie en betrouwbaardere vennootschapsinformatie het werk van de belastingautoriteiten in het kader van deze andere initiatieven zullen vergemakkelijken.

Het voorstel vormt ook een aanvulling op andere EU-initiatieven die tot doel hebben grensoverschrijdende informatie of procedures te vergemakkelijken, zoals de verordening tot oprichting van één digitale toegangspoort ¹⁹ of het voorstel voor een Europees centraal toegangspunt ²⁰. Terwijl dit voorstel voorziet in een vennootschapsrechtelijke procedure en specifieke regels met betrekking tot in vennootschapsregisters en/of via het BRIS beschikbare vennootschapsinformatie en het directe gebruik ervan op grensoverschrijdende basis mogelijk maakt, voorziet de verordening tot oprichting van één digitale toegangspoort in algemene regels voor het online beschikbaar stellen van informatie, procedures en diensten voor ondersteuning die van belang zijn voor de werking van de eengemaakte markt. Procedures in verband met de eerste registratie van een bedrijfsactiviteit in het vennootschapsregister en procedures betreffende de oprichting van of latere indieningen door vennootschappen in de zin van artikel 54, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) zijn uitdrukkelijk uitgesloten van het toepassingsgebied van het voorstel, omdat dergelijke procedures een alomvattende aanpak vereisen die gericht is op het vergemakkelijken van digitale oplossingen gedurende de gehele levenscyclus van een onderneming ²¹. Met het oog op synergieën met de enkele digitale toegangspoort zullen de lidstaten echter de in dit voorstel beschreven informatie over online procedures beschikbaar stellen op de websites die via de enkele digitale toegangspoort toegankelijk zijn ²². Het Europese centrale toegangspunt, dat voornamelijk gericht is op entiteits- en productgerelateerde financiëlemarktinformatie voor beleggers en dat in de behoeften van de markt beoogt te voorzien, zal gericht zijn op andere gebruikers die op een andere manier dan via het BRIS waarop dit voorstel is gebaseerd toegang krijgen tot en gebruik maken van andere informatie.

Dit voorstel is gericht op de behoeften van directe gebruikers, zoals vennootschappen, andere belanghebbenden en overheidsinstanties, aan toegang tot en gebruik van betrouwbare en up-to-date officiële vennootschapsinformatie in een grensoverschrijdende situatie op basis van wettelijke verplichtingen uit vennootschapsregisters. Het heeft derhalve geen betrekking op het hergebruik van vennootschapsinformatie uit vennootschapsregisters voor commerciële en niet-commerciële doeleinden, dat wordt geregeld door de richtlijn open data ²³. Het voorstel heeft evenmin betrekking op de verplichting van vennootschapsregisters als statistische vennootschapsregisters, die wordt geregeld door de verordening betreffende Europese bedrijfsstatistieken ²⁴.

Voorts vormen de bepalingen om legalisatie of soortgelijke formaliteiten zoals apostillering af te schaffen voor gecertificeerde vennootschapsinformatie die uit vennootschapsregisters is verkregen een aanvulling op de verordening openbare documenten ²⁵. In die verordening, die betrekking heeft op openbare documenten voor burgers (bijvoorbeeld een geboorteakte, een notariële huwelijksakte of een vonnis), is bepaald dat hun door de autoriteiten van een EU-lidstaat afgegeven voor eensluidend gewaarmerkte afschriften door de autoriteiten van een andere EU-lidstaat als authentiek moeten worden aanvaard zonder dat een stempel van echtheid (d.w.z. een apostille) nodig is.

2. RECHTSGRONDSLAG, SUBSIDIARITEIT EN EVENREDIGHEID

• Rechtsgrondslag

Het voorstel is gebaseerd op artikel 50, leden 1 en 2, VWEU, dat het Europees Parlement en de Raad de bevoegdheid geeft bepalingen vast te stellen om de vrijheid van vestiging te verwezenlijken. Deze rechtsgrondslag is reeds door de EU-wetgever gebruikt om op te treden op het gebied van het vennootschapsrecht. Met name artikel 50, lid 2, punt b), beoogt “een nauwe samenwerking tussen de bevoegde nationale bestuursinstellingen teneinde de bijzondere omstandigheden van de verschillende betrokken werkzaamheden binnen de Unie te leren kennen”. Artikel 50, lid 2, punt c), voorziet in de afschaffing van “bestuursrechtelijke procedures en handelwijzen [...] waarvan de handhaving een beletsel zou vormen voor de vrijheid van vestiging”. Artikel 50, lid 2, punt f), voorziet in “de geleidelijke opheffing der beperkingen van de vrijheid van vestiging”, zowel wat de oprichting van bijkantoren als van dochterondernemingen betreft. Artikel 50, lid 2, punt g), voorziet in coördinatiemaatregelen ter bescherming van de belangen van deelnemers in vennootschappen en andere belanghebbenden. Door de samenwerking tussen autoriteiten van de lidstaten te verbeteren via het systeem van gekoppelde registers, de administratieve belemmeringen voor de vrijheid van vestiging, ook bij de oprichting van grensoverschrijdende dochterondernemingen en bijkantoren, weg te nemen en te voorzien in nieuwe geharmoniseerde openbaarmakingsvereisten, zal dit voorstel bijdragen tot de verwezenlijking van de vrijheid van vestiging zoals vastgelegd in artikel 50 VWEU.

Artikel 50 VWEU wordt gecombineerd met artikel 114, lid 1, VWEU, op grond waarvan maatregelen kunnen worden aangenomen voor de onderlinge aanpassing van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen van de lidstaten die de instelling en de werking van de eengemaakte markt betreffen. Met dit voorstel wordt ook beoogd de versnippering aan te pakken van nationale regelgevingsbenaderingen van het grensoverschrijdende gebruik en de grensoverschrijdende aanvaarding van vennootschapsinformatie in vennootschapsregisters alsook van notariële of administratieve akten in het kader van procedures uit hoofde van de gecodificeerde richtlijn vennootschapsrecht. Door uniforme controles van vennootschapsinformatie in te voeren voordat deze in vennootschapsregisters wordt opgenomen, teneinde de betrouwbaarheid ervan te vergroten, door administratieve belemmeringen voor het gebruik van dergelijke informatie in grensoverschrijdende situaties, waaronder administratieve of gerechtelijke procedures, weg te nemen en door een geharmoniseerd EU-bedrijfscertificaat in te voeren, zal dit voorstel bijdragen tot de werking van de eengemaakte markt zoals verankerd in artikel 114 VWEU.

• Subsidiariteit (bij niet-exclusieve bevoegdheid)

De algemene doelstelling van dit wetgevingsvoorstel is de goede werking van de eengemaakte markt van de EU te waarborgen door de toegang tot en het gebruik van vennootschapsinformatie in grensoverschrijdende situaties te vergemakkelijken. Optreden op EU-niveau biedt een grote meerwaarde omdat de problemen die met dit voorstel worden aangepakt niet beperkt blijven tot het grondgebied van één lidstaat, maar een grensoverschrijdend karakter hebben, met name als gevolg van discrepanties in de nationale wetgevingen. De lidstaten zijn niet in staat deze problemen op eigen kracht voldoende te verbeteren.

Om de omvang van de beschikbare vennootschapsinformatie op EU-niveau via het BRIS te vergroten, is een gecoördineerde optreden nodig teneinde ervoor te zorgen dat alle lidstaten de informatie in hun vennootschapsregisters hebben en dat de gegevens in een vergelijkbare en meertalige vorm centraal op EU-niveau toegankelijk zijn via het systeem van gekoppelde registers. Dit systeem bestaat al en is operationeel op EU-niveau. Evenzo is een gecoördineerd optreden vereist om ervoor te zorgen dat er gemeenschappelijke controles van vennootschapsinformatie plaatsvinden voordat deze in nationale vennootschapsregisters wordt ingevoerd, teneinde de betrouwbaarheid ervan te verbeteren en het gebruik ervan in grensoverschrijdende situaties te vergemakkelijken. Om het grensoverschrijdende gebruik van vennootschapsinformatie alsook de toepassing van het eenmaligheidsbeginsel mogelijk te maken, moeten bovendien de belemmeringen in grensoverschrijdende situaties worden weggenomen. Ook de toegevoegde waarde van de koppeling van de systemen van gekoppelde registers op EU-niveau kan alleen door optreden van de EU worden bereikt.

Als elke lidstaat individueel optreedt en dus zijn eigen regels blijft toepassen, bestaat er weinig kans op een compatibele aanpak van grensoverschrijdende situaties. Het lijkt er dus op dat zonder maatregelen op EU-niveau verschillende maatregelen op nationaal niveau waarschijnlijk tot uiteenlopende nationale oplossingen zouden leiden. Ook kmo’s zouden nog steeds te maken krijgen met belemmeringen, waardoor de daadwerkelijke uitoefening van het recht van vestiging wordt bemoeilijkt en de daaruit voortvloeiende kosten vooral vennootschappen zouden treffen. In dit verband is het gerichte optreden van de EU in de vorm van dit voorstel in overeenstemming met het subsidiariteitsbeginsel.

• Evenredigheid

De met dit voorstel ingevoerde maatregelen staan in verhouding tot de doelstellingen ervan, namelijk ervoor zorgen dat er meer en betrouwbaardere vennootschapsinformatie beschikbaar is in vennootschapsregisters en/of via het BRIS en dat deze direct kan worden gebruikt in grensoverschrijdende situaties. De voorgestelde bepalingen zijn doelgericht, aangezien zij toegespitst zijn op het feit dat directe gebruikers (bv. vennootschappen, andere belanghebbenden en overheidsinstanties) in een grensoverschrijdende context gebruik moeten kunnen maken van betrouwbare en up-to-date officiële vennootschapsinformatie uit vennootschapsregisters (zie punt 1.3 van de effectbeoordeling). Het voorstel is gericht op grensoverschrijdende aspecten en introduceert oplossingen die de lidstaten niet op eigen kracht zouden kunnen bereiken. De harmonisatie-elementen zijn beperkt tot wat nodig en evenredig is om de vereiste doelstellingen te verwezenlijken, met inachtneming van de nationale rechtstradities, met inbegrip van die waarbij notarissen betrokken zijn bij vennootschapsrechtelijke procedures, waarbij de lidstaten waar mogelijk de nodige flexibiliteit wordt geboden om de vereisten in overeenstemming met hun nationale wetten en stelsels te verwezenlijken. Bovendien introduceert het voorstel geen nieuwe systemen, maar bouwt het voort op het gebruik van het bestaande en operationele systeem van gekoppelde registers, alsook op de eIDAS-verordening ¹ en het voorstel van 2021 tot wijziging van die verordening betreffende een Europees kader voor een digitale identiteit ².

Met het pakket voorkeursmaatregelen kunnen de doelstellingen het best worden verwezenlijkt omdat het de meeste informatie grensoverschrijdend beschikbaar maakt en het BRIS koppelt aan twee andere EU-systemen van gekoppelde registers. Dit zal de transparantie van EU-vennootschappen op de eengemaakte markt aanzienlijk vergroten. Het pakket zal ook aanzienlijke voordelen opleveren in termen van meer rechtszekerheid, aangezien het voorziet in voorafgaande controles en tevens de aanvullende gemeenschappelijke procedurele vereisten invoert om vennootschapsinformatie up-to-date te houden. Bovendien zal het het grootste positieve effect hebben op het mogelijk maken om vennootschapsinformatie direct te gebruiken in grensoverschrijdende situaties, omdat het niet alleen het eenmaligheidsbeginsel zal toepassen op de oprichting van grensoverschrijdende dochterondernemingen en bijkantoren, maar ook het EU-bedrijfscertificaat zal invoeren en formaliteiten zoals apostillering zal afschaffen (zie punt 7.2 van de effectbeoordeling).

Het pakket gaat niet verder dan wat nodig is om de gekozen maatregelen te verwezenlijken. Uit de voor alle beleidsopties verrichte multicriteria-analyse, waarbij rekening werd gehouden met de doeltreffendheid, efficiëntie, samenhang en evenredigheid ervan, bleek dat alle opties een netto positief voordeel hadden en dat de voorkeursmaatregelen het hoogst scoorden in de analyse (zie punt 6.5 van de effectbeoordeling en bijlage 4 over de methode).

In overeenstemming met het evenredigheidsbeginsel zal het geplande initiatief niet verder gaan dan wat nodig is om de doelstellingen ervan te verwezenlijken door zich te richten op specifieke grensoverschrijdende kwesties (d.w.z. de behoeften van directe gebruikers aan toegang tot en gebruik van grensoverschrijdende officiële vennootschapsinformatie uit vennootschapsregisters). De lidstaten kunnen dit niet op eigen kracht bereiken.

• Keuze van het instrument

Dit voorstel heeft de vorm van een richtlijn tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 en Richtlijn 2009/102/EG. Richtlijn (EU) 2017/1132 heeft betrekking op het vennootschapsrecht op EU-niveau en Richtlijn 2009/102/EG vult dit aan met specifieke bepalingen voor eenpersoonsvennootschappen.

3. EVALUATIE, RAADPLEGING VAN BELANGHEBBENDEN EN EFFECTBEOORDELING

• Evaluatie van bestaande wetgeving en controle van de resultaatgerichtheid ervan

Met het voorstel wordt beoogd nieuwe bepalingen in te voeren, en voor zover nodig bestaande bepalingen aan te vullen, om ervoor te zorgen dat meer vennootschapsinformatie beschikbaar is in vennootschapsregisters en/of via het BRIS en dat zij betrouwbaarder is. Het is ook de bedoeling het mogelijk te maken om in vennootschapsregisters beschikbare vennootschapsinformatie direct te gebruiken bij het oprichten van grensoverschrijdende bijkantoren en dochterondernemingen en in andere grensoverschrijdende activiteiten en situaties. Daarom is er geen evaluatie van de bestaande regels verricht.

• Raadpleging van belanghebbenden

De Commissie heeft in het kader van dit initiatief breed overleg gepleegd om de standpunten van de betrokken groepen belanghebbenden te verzamelen. Hiertoe behoorden vennootschapsregisters, nationale autoriteiten zoals belasting- en arbeidsrechtelijke instanties, vennootschappen, met inbegrip van kmo’s en ondernemersorganisaties, beoefenaren van juridische beroepen die betrokken zijn bij vennootschapsrechtelijke procedures, vakbonden, alsook investeerders, schuldeisers, burgers en academische deskundigen. De raadplegingsactiviteiten omvatten een aanvangseffectbeoordeling, een openbare raadpleging, een specifieke raadpleging van kmo’s, gerichte interviews met belangrijke belanghebbenden, interviews met beoefenaren van juridische beroepen die gespecialiseerd zijn in vennootschapsrecht, alsmede besprekingen met deskundigen op het gebied van vennootschapsrecht uit ministeries en vennootschapsregisters van de lidstaten in de Company Law Expert Group (groep deskundigen inzake vennootschapsrecht). De verzamelde informatie is in het voorstel verwerkt.

De Commissie heeft in de zomer van 2021 feedback over de aanvangseffectbeoordeling verzameld, waarbij verschillende belanghebbenden (waaronder overheidsinstanties (vennootschapsregisters), ondernemersorganisaties, vennootschappen, burgers en beoefenaren van juridische beroepen) feedback hebben gegeven. De openbare raadpleging over de modernisering van het digitale vennootschapsrecht liep van 21 december 2021 tot en met 8 april 2022 ¹. De Commissie ontving 83 antwoorden van ondernemersorganisaties, EU-burgers, overheidsinstanties, vennootschappen, beoefenaren van juridische beroepen, notarissen, academische/onderzoeksinstellingen, niet-gouvernementele organisaties en vakbonden. De specifieke raadpleging van kmo’s, via een “kmo-panel”², vond plaats tussen 2 mei en 10 juni 2022. 158 belanghebbenden hebben geantwoord; de meeste antwoorden werden ingediend door kmo’s in de vorm van kapitaalvennootschappen. Daarnaast werden gerichte elektronische enquêtes (onder vennootschapsregisters, overheidsinstanties, beoefenaren van juridische beroepen, bedrijfs- en financiële organisaties en individuele vennootschappen) en twee virtuele workshops, met vennootschappen en met vennootschapsregisters, georganiseerd als onderdeel van een door een externe contractant in het kader van dit initiatief voor de Commissie uitgevoerde studie ³.

Bij deze raadplegingsactiviteiten bevestigde een grote meerderheid van de belanghebbenden, waaronder kmo’s, dat zij moeilijkheden ondervonden bij het zoeken naar informatie over vennootschappen. Zo was informatie over vennootschappen in verschillende lidstaten niet vergelijkbaar, was het niet mogelijk om relevante vennootschapsinformatie op EU-niveau te vinden (deze gegevens waren alleen beschikbaar in de nationale vennootschapsregisters), en waren er taalproblemen. Alle geraadpleegde groepen belanghebbenden (vennootschappen, autoriteiten, bedrijfsorganisaties, vennootschapsregisters, vakbonden, beoefenaren van juridische beroepen, burgers) spraken hun steun uit voor het beschikbaar stellen van meer geharmoniseerde vennootschapsinformatie op EU-niveau, terwijl ondernemersorganisaties benadrukten dat vennootschappen geen extra kosten mogen worden opgelegd. Een meerderheid van de belanghebbenden (met name autoriteiten, vennootschapsregisters en beoefenaren van juridische beroepen) was ook van mening dat het nuttig zou zijn het BRIS te koppelen aan het systeem van gekoppelde registers van uiteindelijk begunstigden (Boris) en het systeem van gekoppelde insolventieregisters (IRI).

Tijdens de raadplegingsactiviteiten wezen veel belanghebbenden op het belang van betrouwbare vennootschapsinformatie. Het belang van adequate controles om de betrouwbaarheid van vennootschapsinformatie in vennootschapsregisters te waarborgen werd met name onderstreept door beoefenaren van juridische beroepen, waaronder notarissen. Uit de raadplegingsactiviteiten is ook gebleken dat vennootschappen, waaronder kmo’s, moeilijkheden ondervinden bij het gebruik van de informatie die reeds in hun nationale vennootschapsregister is opgenomen, bij de contacten met bevoegde autoriteiten of in gerechtelijke procedures of bij de oprichting van dochterondernemingen of bijkantoren in een andere lidstaat, met name omdat zij een gelegaliseerde vertaling van vennootschapsdocumenten moeten overleggen en vennootschapsdocumenten moeten laten legaliseren (apostilleren). De belanghebbenden spraken in het algemeen hun steun uit voor de geplande maatregelen om het grensoverschrijdende gebruik van vennootschapsinformatie te vergemakkelijken. Veel respondenten, met name kmo’s, waren bijvoorbeeld van mening dat het niet opnieuw hoeven indienen van informatie bij de oprichting van dochterondernemingen/bijkantoren in een andere lidstaat of het hebben van een gemeenschappelijk bedrijfsuittreksel de administratieve kosten zou verminderen. Uit de raadplegingen van in vennootschapsrecht gespecialiseerde praktiserende advocaten is ook gebleken dat de toepassing van het eenmaligheidsbeginsel en de afschaffing van formaliteiten de kosten van procedures zouden doen dalen en de procedures zouden versnellen. Beoefenaren van juridische beroepen, onder wie notarissen, steunden het idee van een gemeenschappelijk bedrijfsuittreksel.

De Commissie organiseerde ook een aantal bilaterale bijeenkomsten met de belangrijkste belanghebbenden op het gebied van vennootschapsrecht, die bedrijven, beoefenaren van juridische beroepen en werknemers vertegenwoordigden, om de voor hen meest relevante kwesties te bespreken. Zij organiseerde ook een aantal gesprekken met beoefenaren van juridische beroepen die werkzaam zijn op het gebied van het vennootschapsrecht, wat concrete voorbeelden opleverde van administratieve lasten, de kosten van en benodigde tijd voor procedures, alsmede praktische behoeften aan verbetering.

In 2021-2022 vonden drie bijeenkomsten plaats van de Company Law Expert Group (groep deskundigen inzake vennootschapsrecht)⁴, waarin nationale vertegenwoordigers van de voor vennootschapsrecht bevoegde ministeries bijeenkwamen om de belangrijkste beleidskwesties te bespreken die deel uitmaken van het initiatief Modernisering van het digitale vennootschapsrecht ⁵. In het algemeen stonden de deskundigen van de lidstaten open en spraken zij hun steun uit voor de in het kader van dit voorstel geplande maatregelen. De lidstaten vonden het in het algemeen belangrijk om vennootschapsinformatie transparanter te maken en steunden de uitbreiding van de in het BRIS beschikbare vennootschapsinformatie. De koppeling van verschillende systemen van gekoppelde registers met het BRIS werd nuttig geacht. Tijdens de besprekingen stelden de lidstaten vragen over de mogelijke gevolgen voor de nationale vennootschapsregisters en zagen zij hier een aantal uitdagingen; zij vroegen ook naar het verband tussen de voorgestelde maatregelen en de bestaande nationale en EU- voorschriften. In het algemeen erkenden de lidstaten ook het belang van betrouwbare vennootschapsinformatie en gaven zij hun mening over hoe de voorafgaande controles van vennootschapsinformatie eruit moeten zien, gelet op de reeds bestaande nationale controles. Er was steun van veel lidstaten voor de maatregelen om het grensoverschrijdende gebruik van vennootschapsinformatie te vergemakkelijken (bijvoorbeeld de invoering van het eenmaligheidsbeginsel bij de oprichting van grensoverschrijdende dochterondernemingen en bijkantoren, het gemeenschappelijke bedrijfsuittreksel en de afschaffing van legalisatieformaliteiten). De lidstaten maakten ook opmerkingen over deze kwesties, bijvoorbeeld over de informatie die moet worden opgenomen in het gemeenschappelijke bedrijfsuittreksel of over het belang van de waarmerking van vennootschapsdocumenten door registers.

• Bijeenbrengen en gebruik van expertise

De Commissie heeft ook gebruik gemaakt van de resultaten van een studie door een externe contractant ⁶ die is uitgevoerd om bewijsmateriaal voor dit initiatief te helpen verzamelen. Dit omvatte het juridisch in kaart brengen van de nationale vennootschapsrechtsstelsels van alle lidstaten, gerichte elektronische enquêtes, met inbegrip van twee virtuele workshops, en de kwalitatieve en kwantitatieve beoordeling van de effecten van potentiële maatregelen.

De Informal Company Law Expert Group (informele groep deskundigen inzake vennootschapsrecht), bestaande uit 17 academici en beroepsbeoefenaren op het gebied van vennootschapsrecht uit 12 lidstaten en landen van de Europese Vrijhandelsassociatie, heeft twee verslagen opgesteld over kwesties die relevant zijn voor dit initiatief, namelijk over de transparantie van vennootschapsrechtelijke gegevens en over het grensoverschrijdende gebruik van vennootschapsinformatie ⁷.

• Effectbeoordeling

De effectbeoordeling voor dit voorstel is op 12 oktober 2022 door de Raad voor regelgevingstoetsing onderzocht. Op 14 oktober ⁸ is een positief advies met voorbehoud ontvangen en in de definitieve versie van de effectbeoordeling is naar behoren rekening gehouden met de aanbevelingen van de Raad.

In de effectbeoordeling zijn beleidsopties geanalyseerd op vier belangrijke gebieden die voor dit initiatief van belang zijn. Er zijn drie beleidsopties beoordeeld om meer vennootschapsinformatie beschikbaar te maken in vennootschapsregisters en/of via het BRIS, bestaande uit verschillende clusters van vennootschapsinformatie en variërend wat betreft het al dan niet beschikbaar zijn van gegevens in vennootschapsregisters en wat betreft de reikwijdte, d.w.z. het aantal bestreken vennootschappen. De voorkeursoptie was het beschikbaar stellen van informatie over personenvennootschappen, bijkantoren van vennootschappen uit derde landen, grensoverschrijdende groepsstructuren en eigendom, plaats van leiding en plaats van de belangrijkste economische activiteit in nationale registers/het BRIS. Er zijn twee opties beoordeeld om het BRIS met andere EU-systemen van gekoppelde registers te koppelen en betere zoekopdrachten mogelijk te maken. De voorkeursoptie was de koppeling van het BRIS met de Boris- en IRI-systemen, het gebruik van de Europese unieke identificatiecode voor vennootschappen en de toevoeging van nieuwe zoekfuncties aan het BRIS. Er zijn twee opties beoordeeld om te waarborgen dat vennootschapsinformatie adequaat wordt geverifieerd voordat zij in een vennootschapsregister wordt ingevoerd. De voorkeursoptie was de invoering van de verplichting om een geharmoniseerde lijst van elementen te controleren en een aantal gemeenschappelijke procedurele basisvereisten die moeten waarborgen dat vennootschapsinformatie betrouwbaar en up-to-date is. Voorts zijn drie opties beoordeeld om direct grensoverschrijdend gebruik van vennootschapsinformatie uit vennootschapsregisters in grensoverschrijdende situaties mogelijk te maken. De voorkeursoptie was de invoering van het eenmaligheidsbeginsel bij de oprichting van dochterondernemingen of bijkantoren in een andere lidstaat, de invoering van een geharmoniseerd bedrijfsuittreksel in de EU, de wederzijdse erkenning van bepaalde vennootschapsinformatie en de afschaffing van formaliteiten (apostillering). De algemene voorkeursoptie bestond uit een pakket van de gekozen maatregelen onder elk van de vier hoofdpunten. Deze werden beschouwd als elkaar versterkend en zijn derhalve alle noodzakelijk om de doelstellingen van dit voorstel zo goed mogelijk te verwezenlijken. Zo zou het pakket niet alleen meer vennootschapsinformatie beschikbaar en gemakkelijker toegankelijk maken in de hele EU, maar er ook voor zorgen dat die informatie betrouwbaarder is. Dit zou dan weer een voorwaarde zijn om het directe gebruik van dergelijke gegevens in de gehele eengemaakte markt mogelijk te maken.

Verwacht wordt dat het pakket voorkeursmaatregelen, door meer vennootschapsinformatie in vennootschapsregisters en op EU-niveau via het BRIS voor het publiek beschikbaar te stellen en deze betrouwbaarder te maken, de administratieve lasten voor vennootschappen in het algemeen zal verminderen en het daardoor gemakkelijker zal maken om toegang te krijgen tot financiering en bedrijven op te richten. Bovendien zal de vergemakkelijking van het grensoverschrijdende gebruik van dergelijke gegevens bij de oprichting van nieuwe dochterondernemingen of bijkantoren in een andere lidstaat of in andere grensoverschrijdende situaties, met inbegrip van administratieve of gerechtelijke procedures, naar verwachting aanzienlijke terugkerende kostenbesparingen opleveren. Daardoor zou het veel gemakkelijker moeten worden om grensoverschrijdende bedrijfsactiviteiten te verrichten en om toegang te krijgen tot de markten van andere lidstaten.

De terugkerende kostenbesparingen (vermindering van de administratieve lasten) voor vennootschappen die nieuwe grensoverschrijdende dochterondernemingen of bijkantoren oprichten en voor alle vennootschappen die grensoverschrijdende bedrijfsactiviteiten verrichten, worden op ongeveer 437 miljoen euro per jaar geraamd. Tegelijkertijd zal het pakket leiden tot eenmalige kosten voor vennootschappen die momenteel geen specifieke informatie bij een register indienen, die op ongeveer 311 miljoen euro worden geraamd. Deze zullen beperkt zijn door het feit dat de lidstaten geen afzonderlijke indieningskosten mogen aanrekenen telkens wanneer nieuwe vennootschapsinformatie wordt ingediend. De verwachte terugkerende voordelen voor vennootschappen zouden derhalve de eenmalige kosten ruimschoots compenseren en het initiatief zal de administratieve lasten voor vennootschappen in de eengemaakte markt aanzienlijk verminderen.

Dit pakket is een voortzetting van ontwikkelingen op het gebied van digitalisering die tot nu toe in het vennootschapsrecht hebben plaatsgevonden. De grotere toegankelijkheid en betrouwbaarheid van vennootschapsinformatie, en de betere verbindingen tussen vennootschapsregisters dankzij het eenmaligheidsbeginsel en ook de verbinding van andere interconnectiesystemen op EU-niveau met het BRIS, moeten het werk van registers vergemakkelijken doordat vennootschapsinformatie uit andere lidstaten gemakkelijker kan worden opgezocht en er bij vennootschappen minder documenten hoeven te worden opgevraagd. Vennootschapsregisters moeten hun IT-systemen aanpassen, resulterend in eenmalige kosten van het pakket van naar schatting ongeveer 5,4 miljoen euro voor alle vennootschapsregisters samen. De terugkerende kosten, bijvoorbeeld voor de voorafgaande verificatie van vennootschapsinformatie, worden voor alle registers samen op ongeveer 4 miljoen euro per jaar geraamd. De lidstaten zouden echter kunnen voortbouwen op IT-investeringen die de afgelopen jaren al voor het BRIS zijn gedaan, en de aanpassingskosten voor de verificatie zouden beperkt moeten blijven aangezien in veel lidstaten al voorafgaande controles bestaan. Omdat registers vergoedingen vragen voor bedrijfsuittreksels voor grensoverschrijdend gebruik, is het ook waarschijnlijk dat registers wat inkomsten zullen derven. De gederfde inkomsten worden geraamd op ongeveer 7,9 miljoen euro voor alle registers.

Wat de andere overheidsinstanties betreft, zou een eenvoudigere toegang tot meer reeksen betrouwbare vennootschapsinformatie ook hun werk vergemakkelijken, aangezien zij vennootschapsinformatie rechtstreeks in vennootschapsregisters en het BRIS zouden kunnen raadplegen en dus minder documenten hoeven op te vragen bij vennootschappen, wat resulteert in besparingen. De autoriteiten die belast zijn met de afgifte van apostilles zullen jaarlijks naar schatting 9,5 miljoen euro aan inkomsten derven. Verwacht wordt echter dat de afschaffing van de apostille de totale administratieve lasten zal verminderen, gezien de huidige rechtsonzekerheid en de daarmee samenhangende personele middelen en tijd die nodig zijn voor de afgifte ervan.

Het pakket zal naar verwachting ook zeer gunstig zijn voor de samenleving in het algemeen, met inbegrip van de consumenten, vanwege het verwachte positieve effect ervan op de verstrekking van toegankelijkere en betrouwbaardere vennootschapsinformatie in de hele EU. Het zal de consumenten derhalve in staat stellen beter geïnformeerde keuzes te maken wanneer zij aankopen doen bij of contracten sluiten met vennootschappen uit andere lidstaten. Meer beschikbare, toegankelijke en betrouwbare grensoverschrijdende vennootschapsinformatie zullen ook de bestrijding van misbruik en fraude vergemakkelijken. Dit initiatief zal derhalve bijdragen tot een eerlijkere eengemaakte markt.

• Resultaatgerichtheid en vereenvoudiging

Het voorstel zal naar verwachting aanzienlijke voordelen in termen van vereenvoudiging opleveren voor vennootschappen, en met name voor kmo’s. De gemakkelijkere toegang tot vennootschapsinformatie en de opheffing van administratieve en financiële belemmeringen voor het grensoverschrijdende gebruik ervan zullen met name kmo’s ten goede komen, omdat zij niet over de financiële en administratieve middelen van grote ondernemingen beschikken. Kmo’s zullen ook aanzienlijk profiteren van meer rechtszekerheid, omdat zij meer dan grotere ondernemingen hinder ondervinden van onduidelijke en complexe regels. Het initiatief zal ook ten goede komen aan startende ondernemingen, omdat het beantwoordt aan de oproepen in de EU Startup Nations Standard ⁹ (EU-norm voor starters) om de uitbreiding van startende ondernemingen te vergemakkelijken.

Doordat het voorstel de transparantie en het vertrouwen in de markt vergroot, het gemakkelijker maakt om vennootschappen in een andere lidstaat op te richten en een positief effect heeft op grensoverschrijdende activiteiten, moet het de grensoverschrijdende handels-, diensten- en investeringsstromen stimuleren en aldus bijdragen tot het concurrentievermogen en de groei van de eengemaakte markt. Deze maatregelen zullen van toepassing zijn op ongeveer 16 miljoen kapitaalvennootschappen en 2 miljoen personenvennootschappen in de EU.

Verwacht wordt dat het voorstel zal resulteren in een sterke positieve jaarlijkse besparing van ongeveer 437 miljoen euro op de administratieve kosten van vennootschappen. Tegelijkertijd kan het ertoe leiden dat vennootschappen enkele nieuwe eenmalige kosten voor de indiening van informatie bij het register oplopen, die op ongeveer 311 miljoen euro worden geraamd. Over het geheel genomen zullen de terugkerende besparingen voor vennootschappen naar verwachting veel groter zijn dan de eenmalige kosten in verband met de indiening van aanvullende vennootschapsinformatie.

Met dit voorstel wordt het digitale vennootschapsrecht van de EU verder gemoderniseerd door het gebruik van digitale instrumenten en processen. Zo wordt met het voorstel beoogd de beschikbaarheid van vennootschapsinformatie te vergroten, met name op grensoverschrijdend niveau, door meer vennootschapsinformatie online beschikbaar te stellen via het BRIS op het e-justitieportaal. Om de transparantie verder te vergroten, zal het BRIS worden gekoppeld aan andere EU-systemen van gekoppelde registers, die alle beschikbaar zijn via het e-justitieportaal. Dit zal op zijn beurt sterk bijdragen tot de totstandkoming van meer geconnecteerde overheidsdiensten op EU-niveau. Om de administratieve lasten te verlichten wanneer vennootschappen en overheidsinstanties vennootschapsinformatie in de hele EU gebruiken, introduceert het voorstel het digitale EU-bedrijfscertificaat en de digitale EU-volmacht en past het het eenmaligheidsbeginsel toe bij de oprichting van grensoverschrijdende dochterondernemingen en bijkantoren, dit laatste dankzij de veilige elektronische uitwisseling van informatie tussen registers via het BRIS. In het voorstel, dat gericht is op elektronische afschriften en uittreksels van vennootschapsdocumenten of -informatie, wordt het belang van de legalisering daarvan overeenkomstig de eIDAS-verordening benadrukt. Het is daarom digitaal klaar, aangezien het sterk leunt op het gebruik van digitale technologieën en gegevens. Het voorziet ook in standaard digitale oplossingen om de transparantie met betrekking tot EU-vennootschappen te vergroten en in standaard digitale vennootschapsrechtelijke procedures om het gebruik van vennootschapsinformatie in de hele eengemaakte markt te vergemakkelijken.

Het voorstel is voornamelijk gericht op online procedures en elektronische afschriften en uittreksels van vennootschapsdocumenten of -informatie, maar in de bepalingen ervan wordt rekening gehouden met zowel de fysieke als de digitale omgeving en worden ook fysieke procedures (bv. andere methoden voor de oprichting van een vennootschap dan die welke volledig online zijn) en papieren afschriften en uittreksels behandeld.

Dankzij de toegenomen mogelijkheden om digitale procedures en instrumenten te gebruiken tussen vennootschapsregisters en vennootschappen, en ook tussen vennootschapsregisters onderling, en dankzij de ruimere toepassing van het eenmaligheidsbeginsel, zal dit voorstel waarschijnlijk enkele kleine positieve milieueffecten hebben. Daarom wordt het in overeenstemming geacht met het beginsel “geen ernstige afbreuk doen”, met de klimaatneutraliteitsdoelstelling van artikel 2, lid 1, van de Europese klimaatwet ¹⁰ en met de doelstellingen voor 2030 en 2040. Dit voorstel zal ook indirect bijdragen tot de verwezenlijking van duurzameontwikkelingsdoelstelling 8 “Eerlijk werk en economische groei”, aangezien het het ondernemingsklimaat in de eengemaakte markt zal verbeteren.

• Grondrechten

Het voorstel zal de uitvoering van het recht van vestiging in alle lidstaten vergemakkelijken, zoals voorgeschreven in artikel 15, lid 2, van het EU-Handvest van de grondrechten. Het zou een positief effect moeten hebben op vennootschappen die baat hebben bij de kansen die de eengemaakte markt biedt, met name wat betreft de vrijheid van ondernemerschap zoals vastgelegd in artikel 16 van het Handvest. Het voorstel vereist bepaalde verwerkingen, waaronder de openbaarmaking van persoonsgegevens, die indruisen tegen het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer zoals vastgelegd in artikel 7 en het recht op bescherming van persoonsgegevens zoals vastgelegd in artikel 8 van het EU-Handvest van de grondrechten. Het voorstel vereist met name de openbaarmaking van en grensoverschrijdende toegang tot bepaalde informatie over rechtspersonen (bv. personenvennootschappen), met inbegrip van bepaalde persoonsgegevens zoals informatie over vennoten en enig aandeelhouders. Deze gegevens worden gewoonlijk al openbaar gemaakt in de lidstaten, en dit voorstel maakt deze gegevens grensoverschrijdend beschikbaar via het BRIS. De lidstaten mogen ook bepaalde persoonsgegevens verwerken om vennootschapsinformatie te controleren, wat in bepaalde lidstaten al gebeurt. De koppeling van het BRIS met andere EU-interconnectiesystemen heeft geen gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens, aangezien elk systeem zijn regels en vereisten inzake toegang behoudt. De voorgestelde oplossingen zijn noodzakelijk en evenredig om de transparantie te verbeteren, vertrouwen tussen de lidstaten te creëren en de rechtszekerheid en bescherming van derden bij grensoverschrijdend gebruik van vennootschapsinformatie te waarborgen, en dragen bij tot de bestrijding van fraude en misbruik en aldus tot de goede werking van de eengemaakte markt. De lidstaten zorgen ook voor de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig artikel 8 van het Handvest en de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de relevante jurisprudentie ¹¹.

Dit voorstel zal de beschikbaarheid van vennootschapsinformatie in vennootschapsregisters vergroten, met name op grensoverschrijdend niveau. In dit verband moet bijzondere aandacht worden besteed aan de toegankelijkheid ervan voor personen met een handicap, gezien de extra beperkingen waarmee zij worden geconfronteerd. Het beleid van de Unie ten aanzien van personen met een handicap is verankerd in het primaire recht van de EU, met inbegrip van artikel 26 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie (betreffende het recht van personen met een handicap op maatregelen die beogen hun zelfstandigheid, hun maatschappelijke en beroepsintegratie en hun deelname aan het gemeenschapsleven te bewerkstelligen) en het VN-Verdrag inzake de rechten van personen met een handicap (CRPD). In de CRPD, waarbij zowel de Unie als haar lidstaten partij zijn, is onder meer bepaald dat de landen die het verdrag hebben ondertekend passende maatregelen moeten nemen om ervoor te zorgen dat personen met een handicap op voet van gelijkheid met anderen toegang hebben tot informatie en communicatie, met inbegrip van informatie- en communicatietechnologieën en -systemen, en tot andere voorzieningen en diensten die openstaan voor of worden verleend aan het publiek. In overeenstemming hiermee wordt in de strategie inzake de rechten van personen met een handicap 2021-2030 onderstreept dat de toegankelijkheid van de gebouwde en de virtuele omgevingen, van informatie- en communicatietechnologieën (ICT), goederen en diensten, met inbegrip van vervoer en infrastructuur, een hefboom is voor rechten en een voorwaarde voor de volwaardige participatie van personen met een handicap op voet van gelijkheid met anderen. Bijgevolg moet de toegang tot vennootschapsinformatie in vennootschapsregisters worden verleend in overeenstemming met de toegankelijkheidsvereisten voor personen met een handicap waarin het toepasselijke recht van de Unie en het nationale recht voorzien. Om ervoor te zorgen dat de vennootschapsinformatie in de vennootschapsregisters in alle lidstaten op gelijke voet met andere gebruikers toegankelijk is, moet bij de evaluatie bovendien worden nagegaan of er aanvullende maatregelen moeten worden genomen om volledig tegemoet te komen aan de behoeften van personen met een handicap.

4. GEVOLGEN VOOR DE BEGROTING

Het voorstel zal naar verwachting enige budgettaire gevolgen hebben voor de lidstaten; deze zijn geraamd in de effectbeoordeling voor dit voorstel en zijn beschreven in het deel over de effectbeoordeling hierboven.

Wat de gevolgen voor de EU-begroting betreft, breidt dit voorstel het toepassingsgebied van het BRIS uit. Dit vereist dat bestaande technische specificaties en normen alsook de software van het systeem verder worden ontwikkeld en dat de activiteiten van de nationale autoriteiten worden gecoördineerd om de vereiste IT-ontwikkelingen op nationaal niveau te implementeren. Voor de uitvoering van deze taken is het niet nodig om het personeel van de diensten van de Commissie dat momenteel instaat voor het businessmanagement (1 voltijdequivalent/vte) en projectmanagement (1,25 vte’s) van het BRIS uit te breiden. Voorts zullen de middelen voor het regelmatige onderhoud van het BRIS (momenteel ongeveer 2 miljoen euro per jaar, verstrekt door het programma Digitaal Europa) ook volstaan om de in het kader van dit voorstel vereiste taken uit te voeren.

5. OVERIGE ELEMENTEN

• Uitvoeringsplanning en regelingen betreffende controle, evaluatie en rapportage

De Commissie helpt de lidstaten bij de omzetting van de bepalingen van dit voorstel door nauw samen te werken met nationale deskundigen op het gebied van vennootschapsrecht in de CLEG en door waar nodig richtsnoeren te verstrekken (bijvoorbeeld door omzettingsworkshops te organiseren, bilateraal advies te verstrekken)¹. De Commissie controleert ook de uitvoering van de voorgestelde maatregelen en zorgt ervoor dat deze in overeenstemming is met het voorstel voor een verordening Interoperabel Europa ² en met het Europees interoperabiliteitskader ³, en zo de grens- en sectoroverschrijdende interoperabiliteit in Europa bevordert. De controle bestaat uit het analyseren van het effect van het voorstel op de toegankelijkheid en betrouwbaarheid van vennootschapsinformatie die beschikbaar is in vennootschapsregisters en via het BRIS, via gerichte contacten met relevante belanghebbenden, besprekingen met vennootschapsregisters binnen de CLEG en op basis van informatie die kan worden verzameld via het BRIS of andere EU-systemen van gekoppelde registers, zoals het Boris of IRI. De controle zou ook inhouden dat wordt onderzocht in hoeverre het directe gebruik van vennootschapsinformatie over de grenzen heen is vergemakkelijkt en in hoeverre de door dit voorstel geïntroduceerde maatregelen door belanghebbenden worden gebruikt, bijvoorbeeld door het analyseren van trends wat betreft de oprichting van grensoverschrijdende dochterondernemingen en bijkantoren in de EU of door het controleren van het aantal afgegeven EU-bedrijfscertificaten. Een deel van de relevante informatie zou via het BRIS kunnen worden verkregen en de Commissie zou andere informatie kunnen verzamelen via gerichte contacten met relevante belanghebbenden, enquêtes en indien nodig gerichte studies. Er moet een evaluatieverslag worden opgesteld om het effect van dit voorstel te beoordelen zodra er voldoende ervaring is opgedaan met de toepassing van de voorgestelde bepalingen. In dat verslag moet ook worden nagegaan wat het potentieel is van sectoroverschrijdende interoperabiliteit met andere systemen op EU-niveau die voorzien in mechanismen voor samenwerking tussen bevoegde autoriteiten, bijvoorbeeld op het gebied van belastingen of sociale zekerheid of het op het eenmaligheidsbeginsel gebaseerde technische systeem in het kader van de verordening tot oprichting van één digitale toegangspoort, om voort te bouwen op de informatie uit de eerste hand over vennootschappen in vennootschapsregisters, de koppeling daarvan op EU-niveau en het gebruik van de Europese unieke identificatiecode (EUID) om de gegevens die over een bepaalde vennootschap in verschillende EU-systemen beschikbaar zijn, aan elkaar te koppelen, dubbel werk te voorkomen en bij te dragen tot de totstandbrenging van meer geconnecteerde grensoverschrijdende overheidsdiensten in de eengemaakte markt. Het verstrekken van informatie voor controle en evaluatie mag geen onnodige rompslomp voor de belanghebbenden met zich meebrengen.

• Toelichtende stukken (bij richtlijnen)

Het voorstel is een wijziging van Richtlijn 2009/102/EG betreffende eenpersoonsvennootschappen met beperkte aansprakelijkheid en van Richtlijn (EU) 2017/1132 betreffende bepaalde aspecten van het vennootschapsrecht. In het belang van een correcte uitvoering van deze complexe richtlijn is een toelichtend document nodig, bijv. in de vorm van concordantietabellen.

• Artikelsgewijze toelichting

Wijziging van Richtlijn 2009/102/EG

Artikel 3 van Richtlijn 2009/102/EG wordt vervangen. De nieuwe bepaling moet ervoor zorgen dat de identiteit van de enige vennoot altijd openbaar wordt gemaakt in nationale vennootschapsregisters en toegankelijk wordt gemaakt via het systeem van gekoppelde registers.

Wijzigingen van Richtlijn (EU) 2017/1132

Artikel 1 breidt het toepassingsgebied van Richtlijn (EU) 2017/1132 uit tot de nieuwe gebieden waaraan dit voorstel maatregelen toevoegt.

Artikel 7 wordt overeenkomstig artikel 10 uitgebreid tot personenvennootschappen.

Artikel 10 wordt vervangen door een nieuwe bepaling waarmee de verplichting wordt ingevoerd om een preventieve administratieve of gerechtelijke controle en een procedure voor de wettigheidstoetsing van de oprichtingsakte van zowel kapitaalvennootschappen als personenvennootschappen in een volledig online, hybride of offline oprichtingsvorm te hebben. Als een partnerschap geen oprichtingsakte heeft, geldt de wettigheidstoetsing voor elk document dat dezelfde informatie bevat als de oprichtingsakte.

Het gewijzigde artikel 13 omvat, voor zover in de desbetreffende bepalingen gespecificeerd, personenvennootschappen die onder het toepassingsgebied van de afdelingen 1 en 1A van Richtlijn (EU) 2017/1132 vallen.

Artikel 13 bis bevat definities in verband met het nieuwe artikel 14 ter betreffende groepen ondernemingen en het nieuwe artikel 16 quinquies betreffende vrijstelling van legalisatie.

Artikel 13 ter wordt gewijzigd om het in overeenstemming te brengen met de herziening van de eIDAS-verordening met betrekking tot de Europese portemonnee voor digitale identiteit.

Artikel 13 quater wordt gewijzigd om ervoor te zorgen dat de nationale voorschriften betreffende de authenticiteit, nauwkeurigheid, betrouwbaarheid en passende rechtsvorm van documenten of informatie geen belemmering vormen voor de toepassing van de nieuwe bepalingen betreffende het EU-bedrijfscertificaat, de digitale EU-volmacht, van legalisatie/apostille vrijgestelde documenten en de vertaling van deze documenten.

Het gewijzigde artikel 13 septies over informatievereisten bevat informatie over regels betreffende personenvennootschappen en informatie over de regels en procedures met betrekking tot de indieningstermijnen en andere regels met betrekking tot het up-to-date houden van de registerinformatie.

Artikel 13 octies wordt gewijzigd om het eenmaligheidsbeginsel op te nemen, op grond waarvan een vennootschap informatie die in haar eigen registers staat niet opnieuw hoeft in te dienen wanneer zij in een andere lidstaat een vennootschap opricht. In plaats daarvan wisselen de registers deze informatie uit, waarbij het register waar de vennootschap wordt opgericht deze informatie ophaalt uit het register van de vennootschap.

Artikel 13 nonies wordt gewijzigd om het in overeenstemming te brengen met het gewijzigde artikel 10.

Artikel 13 undecies wordt in overeenstemming gebracht met de gewijzigde artikelen 10 en 15.

Artikel 14 wordt gewijzigd om de lijst van in het vennootschapsregister openbaar te maken documenten en informatie uit te breiden met de vestigingsplaats van het hoofdbestuur en de plaats van de hoofdvestiging indien deze zich niet in dezelfde lidstaat bevinden als de plaats van de statutaire zetel.

Het nieuwe artikel 14 bis bevat een lijst van documenten en informatie die personenvennootschappen verplicht aan het vennootschapsregister moeten verstrekken.

Het nieuwe artikel 14 ter bevat de verplichting om groepsgerelateerde informatie openbaar te maken. Deze verplichting geldt zowel voor de uiteindelijke moedermaatschappij als de dochteronderneming. Indien de uiteindelijke moedermaatschappij buiten de EU is gevestigd, moet de tussenhoudstermaatschappij in de EU aan de desbetreffende openbaarmakingsvereiste voldoen. Indien er geen tussenhoudstermaatschappij is die onder het recht van een lidstaat valt, moet de dochteronderneming die onder het recht van een lidstaat valt de vereiste informatie verstrekken. De uiteindelijke moedermaatschappij in de EU, de tussenhoudstermaatschappij in de EU of de dochteronderneming moet informatie verstrekken met betrekking tot de dochterondernemingen van de groep in en buiten de EU. Deze informatie moet ook worden gedeeld met de registers van de dochterondernemingen. Via het systeem van gekoppelde registers wordt een visualisatie van de groep ter beschikking gesteld.

Artikel 15 wordt vervangen. Met de nieuwe bepaling wordt een termijn ingevoerd voor de indiening van wijzigingen van documenten en informatie in het register en deze die door het register voor het publiek beschikbaar moeten worden gesteld. Krachtens de nieuwe bepaling moeten de lidstaten ook over procedures beschikken om de informatie in het vennootschapsregister, met inbegrip van de toestand van vennootschappen, up-to-date te houden.

Artikel 16 wordt gewijzigd om personenvennootschappen en met personenvennootschappen verband houdende openbaar gemaakte informatie in het toepassingsgebied ervan op te nemen, en om de groepsinformatie overeenkomstig artikel 14 ter in het vennootschapsregister op te nemen.

Artikel 16 bis wordt gewijzigd om informatie over personenvennootschappen en groepen in het toepassingsgebied ervan op te nemen en om de verenigbaarheid met het voorstel voor een Europese portemonnee voor digitale identiteit te waarborgen.

Met het nieuwe artikel 16 ter wordt het geharmoniseerde EU-bedrijfscertificaat geïntroduceerd.

Het nieuwe artikel 16 quater voorziet in een standaardmodel voor de digitale EU-volmacht die in grensoverschrijdende procedures kan worden gebruikt in het kader van Richtlijn 2017/1132. Hoewel de volmacht overeenkomstig het nationale recht moet worden opgesteld en ingetrokken, worden met de bepaling enkele verplichte verificaties ingevoerd voor wanneer de volmacht wordt opgesteld. De volmacht moet in het vennootschapsregister van de vennootschap worden opgenomen en derden met een rechtmatig belang moeten er toegang toe hebben.

Op grond van het nieuwe artikel 16 quinquies moeten de lidstaten ervoor zorgen dat verstrekte afschriften en uittreksels van documenten of informatie, en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften door vennootschapsregisters alsmede notariële akten en administratieve documenten en de voor eensluidend gewaarmerkte afschriften daarvan, alsmede gelegaliseerde vertalingen worden vrijgesteld van elke vorm van legalisatie of soortgelijke formaliteiten zolang zij voldoen aan bepaalde minimumvereisten in verband met de oorsprong van het document.

Het nieuwe artikel 16 sexies voorziet in waarborgen voor het geval dat de autoriteiten waaraan de verstrekte afschriften en uittreksels van documenten of informatie en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften van vennootschapsregisters zijn overgelegd, twijfels hebben over de oorsprong en de authenticiteit van de documenten. Er wordt een procedure ingevoerd om in geval van twijfel de oorsprong van de documenten via registers te verifiëren.

Volgens het nieuwe artikel 16 septies moeten de lidstaten afschriften van door vennootschapsregisters verstrekte documenten en informatie die in grensoverschrijdende situaties worden gebruikt, vrijstellen van vertaling indien de informatie toegankelijk is via het systeem van gekoppelde registers via toelichtingen als bedoeld in artikel 18 of indien de specifieke informatie is opgenomen in het in artikel 16 ter bedoelde EU-bedrijfscertificaat. De bepaling beperkt ook de beëdigde vertaling van de oprichtingsakte en de statuten of andere door de vennootschapsregisters verstrekte documenten tot het strikt noodzakelijke.

Het toepassingsgebied van artikel 17 wordt uitgebreid tot de informatie die over personenvennootschappen moet worden verstrekt.

Het toepassingsgebied van artikel 18 wordt uitgebreid tot informatie over personenvennootschappen en groepen. Voorts wordt in het gewijzigde artikel 18 gespecificeerd welke persoonsgegevens via het systeem van gekoppelde registers beschikbaar moeten worden gesteld. Tevens wordt verduidelijkt dat de lidstaten persoonsgegevens die via het systeem van gekoppelde registers zijn verstrekt niet voor specifieke doeleinden mogen opslaan, tenzij in het recht van de Unie of het nationale recht anders is bepaald.

Met het nieuwe artikel 19 bis worden regels ingevoerd met betrekking tot de vergoedingen die in rekening worden gebracht voor informatie over personenvennootschappen die beschikbaar is via het systeem van gekoppelde registers, naar analogie van de bestaande regels voor informatie over kapitaalvennootschappen (d.w.z. het huidige artikel 19).

Het gewijzigde artikel 21 is ook van toepassing op informatie die moet worden verstrekt over personenvennootschappen en groepen.

Artikel 22 wordt gewijzigd om te voorzien in de toegangskoppelingen tussen het systeem van gekoppelde registers, de gekoppelde registers van uiteindelijk begunstigden ⁴ en de gekoppelde insolventieregisters ⁵.

Het gewijzigde artikel 24 bevat de relevante nieuwe uitvoeringshandelingen die nodig zijn om de specifieke bepalingen uit te voeren.

Artikel 26 wordt gewijzigd om van toepassing te zijn op personenvennootschappen.

In het gewijzigde artikel 28 is bepaald dat sancties doeltreffend, evenredig en afschrikkend moeten zijn en somt de gevallen op waarin sancties verplicht moeten worden toegepast.

Artikel 28 bis wordt gewijzigd om nadere regels vast te stellen voor de toepassing van het eenmaligheidsbeginsel (om het artikel in overeenstemming te brengen met de regels van artikel 13 octies (zoals gewijzigd) voor de oprichting van grensoverschrijdende dochterondernemingen) wanneer een vennootschap een bijkantoor in een andere lidstaat laat registreren.

Artikel 28 ter wordt gewijzigd overeenkomstig het gewijzigde artikel 15.

Artikel 30 wordt gewijzigd door schrapping van lid 2, punt b), aangezien dit nu wordt bestreken door artikel 16 ter betreffende het EU-bedrijfscertificaat.

In het gewijzigde artikel 36 is bepaald dat informatie over bijkantoren in derde landen voor het publiek beschikbaar moet worden gesteld via het systeem van gekoppelde registers, en is gespecificeerd welke informatie kosteloos toegankelijk moet zijn.

Artikel 40 wordt gewijzigd om te bepalen dat de sancties doeltreffend, evenredig en afschrikkend moeten zijn.

Bijlage IIB bevat de lijst van personenvennootschappen in de lidstaten die onder de richtlijn vallen.