Toelichting bij COM(2020)268 - Jaarverslag aan de kwijtingsautoriteit over de in 2019 uitgevoerde interne controles

Dit is een beperkte versie

U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.

dossier COM(2020)268 - Jaarverslag aan de kwijtingsautoriteit over de in 2019 uitgevoerde interne controles.
bron COM(2020)268 NLEN
datum 24-06-2020
EUROPESE COMMISSIE

Inhoudsopgave

1.

Brussel, 24.6.2020


COM(2020) 268 final

VERSLAG VAN DE COMMISSIE

AAN HET EUROPEEE PARLEMENT, DE RAAD EN DE REKENKAMER

Jaarverslag aan de kwijtingsautoriteit over de in 2019 uitgevoerde interne controles

{SWD(2020) 117 final}


2.

Inhoudsopgave


3.

1. Inleiding


4.

2. De opdracht van de dienst Interne Audit: verantwoording, onafhankelijkheid en objectiviteit


5.

3. Overzicht van uitgevoerde audits


6.

3.1. Uitvoering van het auditplan 2019


7.

3.2. Statistische gegevens over aanbevelingen van de dienst Interne Audit


8.

4. Conclusies gebaseerd op de in 2019 uitgevoerde audits


9.

4.1. Conclusie betreffende doelmatigheidsaudits


4.1.1. Strategieën voor het toezicht op de uitvoering van programma’s door derden

10.

4.1.2. Controlestrategieën voor bepaalde directoraten-generaal en diensten


11.

4.1.3. Beheersprocessen voor personeelszaken


12.

4.1.4. Processen met betrekking tot het IT-beheer


13.

4.1.5. Betere regelgeving


14.

4.1.6. Controles van de uitvoering van het nieuwe internecontrolekader

bij de Commissie

15.

4.1.7. Overige processen


16.

4.2. Beperkte conclusies van de dienst Interne Audit


17.

4.3. Algemeen oordeel over het financieel beheer van de Commissie


18.

5. Overleg met de instantie voor financiële onregelmatigheden van de Commissie


6. Risicobeperkende maatregelen voor potentiële belangenconflicten (internationale interneauditnormen) — Onderzoek van de Europese Ombudsman


Inleiding



Dit verslag geeft een overzicht van de interne audits die de dienst Interne Audit van de Europese Commissie in 2019 heeft uitgevoerd binnen de directoraten-generaal (DG’s) van de Commissie en haar diensten en uitvoerende agentschappen ( 1 ), en bevat: i) een samenvatting van het aantal en de soorten uitgevoerde interne audits; ii) een synthese van de gedane aanbevelingen; en iii) het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven. Overeenkomstig artikel 118, lid 8, en artikel 247 van het Financieel Reglement ( 2 ) zendt de Commissie het verslag toe aan het Europees Parlement en de Raad. Het is gebaseerd op het verslag dat de intern controleur van de Commissie overeenkomstig artikel 118, lid 4, van het Financieel Reglement heeft opgesteld aangaande in 2019 voltooide audit- en adviesverslagen van de dienst Interne Audit ( 3 ).

19.

2.De opdracht van de dienst Interne Audit: verantwoording, onafhankelijkheid en objectiviteit


De dienst Interne Audit heeft tot taak de waarde van de organisatie te versterken en te beschermen door op risico’s gebaseerde en objectieve zekerheid te verschaffen, en dito advies en inzicht. De dienst Interne Audit helpt de Commissie haar doelstellingen te verwezenlijken door met behulp van een systematische, gedisciplineerde aanpak de effectiviteit van risicomanagement-, controle- en governanceprocessen te evalueren en aanbevelingen ter verbetering daarvan te doen. Het evalueren van het risicobeheer-, controle- en governanceproces, en het doen van aanbevelingen ter verbetering ervan, behoort tot de taken die de dienst vervult ter verwezenlijking van de volgende drie doelstellingen: i) het bevorderen van een passende ethiek en passende waarden binnen de organisatie; ii) het waarborgen van een doelmatig prestatiemanagement en een doelmatige verantwoordingsplicht binnen de organisatie; en iii) het effectief meedelen van risico- en controle-informatie aan de juiste gebieden binnen de organisatie. Hiermee streeft de dienst Interne Audit ernaar een cultuur van efficiënt en doeltreffend beheer binnen de Commissie en haar diensten te bevorderen.

De onafhankelijkheid van de dienst Interne Audit is verankerd in het Financieel Reglement en in zijn door de Commissie goedgekeurde taakomschrijving ( 4 ). In deze taakomschrijving is onder meer bepaald dat de controleurs van de dienst Interne Audit hun onafhankelijkheid ten opzichte van de activiteiten en verrichtingen die zij beoordelen, moeten bewaren teneinde de objectiviteit van hun oordelen te waarborgen en belangenconflicten te vermijden. In geval van een feitelijke of ogenschijnlijke aantasting van hun objectiviteit, zouden de details daarvan medegedeeld moeten worden. Indien de intern controleur dit noodzakelijk acht, kan hij/zij zich rechtstreeks tot de Voorzitter van de Commissie en/of tot het college richten.

De dienst Interne Audit verricht zijn werkzaamheden overeenkomstig het Financieel Reglement, de internationale normen voor professionele interne audit (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing) en de gedragscode van het Institute of Internal Auditors.

De dienst Interne Audit brengt verslag uit — en legt functioneel verantwoording af — aan het Comité follow-up audit. De dienst Interne Audit: i) brengt aan het Comité follow-up audit verslag uit over belangrijke problemen die voortvloeien uit zijn audits, en mogelijke verbeteringen voor de gecontroleerde processen; ii) geeft een jaarlijks algemeen oordeel over de stand van het financieel beheer in de Commissie; en iii) brengt (ten minste eenmaal per jaar) verslag uit over zijn taak en prestaties, zoals vastgesteld in zijn jaarlijkse auditplan. Deze verslaglegging omvat belangrijke risicoposities, auditvraagstukken, problemen in verband met corporate governance en andere aangelegenheden.

Het Comité follow-up audit staat het college van commissarissen bij voor wat betreft het nakomen van de verplichtingen die het college heeft krachtens de Verdragen, het Financieel Reglement en andere wettelijke instrumenten. Het comité doet dit door: i) de onafhankelijkheid van de dienst Interne Audit te waarborgen; ii) de kwaliteit van interne auditwerkzaamheden te bewaken; iii) ervoor te zorgen dat de diensten van de Commissie naar behoren rekening houden met aanbevelingen uit interne en externe audits; en iv) ervoor te zorgen dat deze aanbevelingen een passend vervolg krijgen. Op deze manier helpt het Comité follow-up audit de doeltreffendheid en doelmatigheid van de Commissie bij het bereiken van haar doelen te verbeteren. Voorts faciliteert het Comité follow-up audit het toezicht van het college op de governance-, risicobeheer- en interne-controlepraktijken van de Commissie. De taakomschrijving van het Comité follow-up is in 2020 bijgewerkt om rekening te houden met het aantreden van de nieuwe Commissie op 1 december 2019 en wijzigingen in de samenstelling van het Comité.

Controlesystemen die door de lidstaten worden gebruikt om de besteding van de EU-middelen na te gaan, worden niet door de dienst Interne Audit gecontroleerd. Dergelijke audits gaan tot op het niveau van individuele begunstigden en worden uitgevoerd door de interne controleurs van de lidstaten, de nationale controleautoriteiten of andere directoraten-generaal van de Commissie en de Europese Rekenkamer. De dienst Interne Audit controleert echter wel de maatregelen die door de Commissie worden genomen om toezicht te houden en controle uit te oefenen: i) op instanties in de lidstaten; en ii) op andere organisaties die voor het uitbetalen van EU-gelden verantwoordelijk zijn, zoals de Verenigde Naties. Zoals in het Financieel Reglement is bepaald, kan de dienst Interne Audit deze taken ter plaatse, ook in de lidstaten, uitvoeren.

20.

3.Overzicht van uitgevoerde audits


21.

3.1.Uitvoering van het auditplan 2019


Op de afsluitingsdatum (31 januari 2020) was 100 % van het bijgewerkte auditplan 2019 uitgevoerd. Dit auditplan omvatte audits bij de Commissie en uitvoerende agentschappen ( 5 ).

Er werden 155 “opdrachten” (bestaande uit audits, advies, follow-ups en controles) en één ander (intern) project afgerond en 160 verslagen (inclusief follow-upberichten en managementletters) gepubliceerd ( 6 ). In onderstaande grafieken zijn de soorten afgeronde opdrachten en verslagen uitgesplitst.

Bron: Europese Commissie, dienst Interne Audit

Het oorspronkelijke plan van 2019 bevatte 44 auditopdrachten (bestaande uit audits, controles en adviesopdrachten maar exclusief follow-ups), die volgens de planning uiterlijk op de afsluitdatum van 31 januari 2020 moesten worden afgerond. Daarnaast bevatte het plan 29 verdere opdrachten die volgens de planning vóór deze afsluitdatum van start moesten gaan en na de afsluitdatum in 2020 moesten worden afgerond. Het plan van 2019 werd halverwege het jaar bijgewerkt. Zowel het oorspronkelijke als het bijgewerkte plan werden door het Comité follow-up audit bekeken.

De dienst Interne Audit plant zijn auditwerkzaamheden op basis van een risicobeoordeling en een capaciteitsanalyse. Dit is niet alleen verplicht op grond van zijn taakomschrijving en de internationale normen, maar ook bevorderlijk voor de efficiënte en doeltreffende uitvoering van het auditplan. De uitvoering van het auditplan wordt vervolgens regelmatig getoetst en indien nodig aangepast.


22.

3.2.Statistische gegevens over aanbevelingen van de dienst Interne Audit


In onderstaande figuur wordt het aantal aanbevelingen weergegeven dat de dienst Interne Audit in 2019 heeft gedaan ( 7 ).


Bron: Europese Commissie, dienst Interne Audit

In 2019 aanvaardden de gecontroleerden alle 136 aanbevelingen van de dienst Interne Audit. Voor alle aanbevelingen hebben de gecontroleerden actieplannen opgesteld, die aan de dienst Interne Audit zijn voorgelegd en door de dienst voldoende werden geacht.

Over de periode 2015-2019 zijn 1 704 (87 %) van het totale aantal van 1 949 (gedeeltelijk ) aanvaarde aanbevelingen ( 8 ) dat door de dienst Interne Audit is gedaan, beoordeeld als uitgevoerd door de gecontroleerden per de afsluitdatum van 31 januari 2020 ( 9 ). Dit betekent dat 245 aanbevelingen (13 %) nog niet afgehandeld zijn.

Bron: Europese Commissie, dienst Interne Audit

Van deze 245 onafgehandelde aanbevelingen zijn er 71 als zeer belangrijk aangemerkt, terwijl er 64 zonder gevolg zijn (d.w.z. niet uitgevoerd per de oorspronkelijk overeengekomen datum). Deze aanbevelingen zonder gevolg maken 3,3 % uit van het totale aantal van 1 949 (gedeeltelijk) aanvaarde aanbevelingen. Van deze 64 aanbevelingen zonder gevolg zijn 6 zeer belangrijke aanbevelingen ingedeeld als geruime tijd zonder gevolg (een aanbeveling is geruime tijd zonder gevolg als de aanbeveling meer dan zes maanden na de oorspronkelijk overeengekomen uitvoeringsdatum nog niet afgehandeld is). Deze zeer belangrijke aanbevelingen die al geruime tijd zonder gevolg zijn, vertegenwoordigen slechts 0,3 % van het totale aantal cruciale en zeer belangrijke aanvaarde aanbevelingen in de periode 2015-2019 (tegen 0,9 % in de voorgaande verslagperiode).


Bron: Europese Commissie, dienst Interne Audit

Al met al vindt de dienst Interne Audit de uitvoering van de auditaanbevelingen bevredigend en vergelijkbaar met eerdere verslagperioden. Deze stand van zaken wijst erop dat de diensten van de Commissie zich inspannen om de cruciale en zeer belangrijke aanbevelingen uit te voeren, en dat zij derhalve de door de dienst Interne Audit gesignaleerde risico’s verkleinen. Niettemin zou er aandacht moeten worden besteed aan de individuele aanbevelingen die als “zeer belangrijk” zijn aangemerkt en die al geruime tijd (meer dan zes maanden) zonder gevolg zijn.

Een overzicht van deze zeer belangrijke en al geruime tijd zonder gevolg zijnde aanbevelingen is opgenomen in de bijlage bij dit verslag – deel 3. Over de uitvoering van de aanbevelingen inzake interne audit is een speciaal verslag opgesteld en naar het Comité follow-up audit gestuurd.

23.

4.Conclusies gebaseerd op de in 2019 uitgevoerde audits


24.

4.1.Conclusie betreffende doelmatigheidsaudits


Om bij te dragen aan de prestatiegerichte cultuur binnen de Commissie en de grotere nadruk die zij legt op kosteneffectiviteit verder te ondersteunen, heeft de dienst Interne Audit in 2019 twee soorten audits uitgevoerd: doelmatigheidsaudits ( 10 ) en audits met belangrijke doelmatigheidselementen (uitgebreide audits). De verrichting van deze beide soorten audits was onderdeel van het strategische auditplan van de dienst Interne Audit voor de periode 2019-2021.

Overeenkomstig de door de dienst gehanteerde methodologie en beste praktijken heeft de dienst Interne Audit de prestaties op een indirecte wijze beoordeeld, namelijk door na te gaan of en hoe het management controlesystemen heeft opgezet om de prestaties (doelmatigheid en doeltreffendheid) van zijn activiteiten te beoordelen en zeker te stellen. Met deze benadering wil de dienst Interne Audit garanderen dat directoraten-generaal en diensten over passende prestatiekaders en instrumenten voor prestatiemeting, kernindicatoren en monitoringsystemen beschikken.

In de volgende rubrieken worden de conclusies van de dienst Interne Audit betreffende diverse prestatiegerelateerde aspecten van zijn in 2019 uitgevoerde audits uiteengezet.

4.1.1.Strategieën voor het toezicht op de uitvoering van programma’s door derden

De afgelopen jaren heeft de dienst Interne Audit verscheidene audits uitgevoerd gericht op de regelingen die directoraten-generaal en diensten hebben getroffen om toezicht te houden op de uitvoering van programma’s (en/of beleid) door derden. In zijn algemeen oordeel over het financieel beheer heeft de dienst Interne Audit een toelichtende paragraaf opgesteld voor vijf opeenvolgende jaren (2015-2019) over de strategieën voor het toezicht op derden die beleid uitvoeren. De audits van 2019 geven een wisselend beeld: in drie van de vijf audits die in 2019 zijn afgerond, werden tekortkomingen gesignaleerd in de doeltreffendheid van de gecontroleerde toezichtsstrategieën. In de vier punten hieronder wordt dit wisselende beeld nader toegelicht.

·Er zijn in 2019 twee audits uitgevoerd bij het directoraat-generaal Energie en het directoraat-generaal Mobiliteit en Vervoer. Deze twee audits gaven geen aanleiding tot cruciale of zeer belangrijke aanbevelingen ten aanzien van tekortkomingen in de bestaande toezichtsregelingen. Er is echter wel één tekortkoming vastgesteld in de audit naar de uitvoering van de strategie van het directoraat-generaal Energie voor het toezicht op de gedelegeerde instanties die het programma ter ondersteuning van de ontmanteling van kerncentrales uitvoeren. Deze tekortkoming betreft de verrekening van voorfinancieringen, die niet rechtstreeks verband houdt met de toezichtsstrategieën.

·Bij het directoraat-generaal Onderzoek en Innovatie werd één audit uitgevoerd van het programma van de Europese Unie voor de financiering van innovatieve ondernemingen (InnovFin). InnovFin maakt deel uit van de acties in het kader van het Horizon 2020-programma, die bedrijven en andere organisaties die zich met onderzoek en innovatie bezighouden, helpen om gemakkelijker toegang krijgen tot financiering met vreemd en eigen vermogen. InnovFin bevordert een reeks op maat gesneden schuld- en eigenvermogenproducten voor rechtstreekse leningen aan ondernemingen, waarvan de uitvoering is gedelegeerd aan de Europese Investeringsbank en het Europees Investeringsfonds. Hoewel de interne controles die het directoraat-generaal Onderzoek en Innovatie heeft ingesteld voor het toezicht op en de monitoring van de uitvoering en de prestaties van InnovFin, zijn gebaseerd op een goed doordachte toezichtsstrategie, zijn er tekortkomingen vastgesteld in het prestatiekader en daarmee in de betrouwbaarheid van de onderliggende gegevens voor de beoordeling van de doeltreffendheid ervan.

·Bij het directoraat-generaal Landbouw heeft de dienst Interne Audit tekortkomingen vastgesteld in de mate waarin de procedures voor het beheer, de monitoring en het toezicht ten aanzien van de regeling voor groenten en fruit in de praktijk doeltreffend zijn. De huidige wetgeving waaronder de regeling voor groenten en fruit valt, wordt gekenmerkt door een hoge mate van subsidiariteit. In de praktijk betekent dit dat de Commissie slechts beperkte mogelijkheden heeft om in te grijpen in het beheer van deze regeling. De voorstellen voor het gemeenschappelijk landbouwbeleid na 2020 gaan zelfs nog verder in die richting. De dienst Interne Audit heeft echter tekortkomingen vastgesteld in: i) de aan de lidstaten verstrekte steun en begeleiding; ii) de van de lidstaten ontvangen gegevens; en iii) de monitoring en evaluatie van de regeling voor groenten en fruit door het directoraat-generaal.

·De directoraten-generaal Regionaal Beleid en Stadsontwikkeling, Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Inclusie, en Maritieme Zaken en Visserij houden doorlopend toezicht op de uitvoering van de operationele programma’s voor de periode 2014-2020 door middel van een aantal monitoringactiviteiten. Deze monitoringactiviteiten behelzen onder meer: i) deelname aan de toezichtcomités van de lidstaten; ii) beoordeling van de jaarlijkse uitvoeringsverslagen; iii) het organiseren van jaarlijkse evaluatievergaderingen met de beheersautoriteiten; en iv) meer ad-hocactiviteiten zoals bilaterale ontmoetingen met lidstaten, projectbezoeken en gerichte ondersteuning van lidstaten. Via deze verschillende monitoringactiviteiten beoordelen de directoraten-generaal de vooruitgang die is geboekt bij de uitvoering van de operationele programma’s, signaleren zij tekortkomingen in de uitvoering en houden zij in de gaten hoe de lidstaten die tekortkomingen aanpakken. Een belangrijk onderdeel van de monitoring is de prestatiebeoordeling die medio 2019 is uitgevoerd en waarbij is geëvalueerd in hoeverre de mijlpalen die in de prestatiekaders van de programma’s zijn vastgesteld, zijn bereikt. Hoewel de directoraten-generaal de uitvoering en de prestaties van de programma’s in het algemeen effectief monitoren en de prestatiebeoordeling goed was voorbereid, blijven er tekortkomingen in: i) de beoordeling van de programmaprestaties; ii) de vaststelling en follow-up van tekortkomingen in de uitvoering; en iii) voor het directoraat-generaal Regionaal Beleid en Stadsontwikkeling en het directoraat-generaal Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Inclusie, de betrouwbaarheid van de prestatiegegevens.

25.

4.1.2.Controlestrategieën voor bepaalde directoraten-generaal en diensten


De directoraten-generaal en diensten moeten toezien op de wettigheid, de regelmatigheid en een goed financieel beheer van uit de EU-begroting gefinancierde programma’s en projecten. De ordonnateurs van de delegaties ontwerpen een controlestrategie. Deze strategie omvat controles vooraf en achteraf die het fundament vormen voor de jaarlijkse betrouwbaarheidsverklaring. De dienst Interne Audit heeft in 2019 meerdere audits op dit gebied verricht en verscheidene tekortkomingen in de prestaties van deze processen vastgesteld. Deze tekortkomingen worden hieronder puntsgewijs uiteengezet.

·Het Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen is verantwoordelijk voor de uitvoering van projecten in het kader van het programma voor het milieu en klimaatactie. De dienst Interne Audit heeft vastgesteld dat dit agentschap bij de planning en het ontwerp van zijn controleactiviteiten geen gebruik heeft gemaakt van risicogerelateerde informatie om te beslissen over het niveau van de verrichte controles. De dienst heeft ook vastgesteld dat het agentschap de kosteneffectiviteit van deze controles voor het programma voor het milieu en klimaatactie niet afzonderlijk van de andere programma’s die het uitvoert, heeft beoordeeld, al voert het agentschap wel een algemene beoordeling uit van de kosteneffectiviteit van alle controles voor alle beheerde programma’s.

·Bij het directoraat-generaal Internationale Samenwerking en Ontwikkeling heeft de dienst Interne Audit een tekortkoming vastgesteld in de monitoring en de follow-up van audits bij zowel de EU-delegaties als de hoofdzetel. Een soortgelijke tekortkoming is vastgesteld bij het directoraat-generaal Nabuurschapsbeleid en Uitbreidingsonderhandelingen: hoewel de richtsnoeren voor de risicobeoordeling die tot de vaststelling van het controleplan en van het jaarlijkse auditplan hebben geleid, goed zijn uitgewerkt, blijven er tekortkomingen in de follow-up van de auditresultaten en het ontwerp van de kernprestatie-indicatoren.

·Bij het directoraat-generaal Europese Civiele Bescherming en Humanitaire Hulp heeft de dienst Interne Audit tekortkomingen vastgesteld op het gebied van regelmatigheid en goed financieel beheer in zowel de controles vooraf, vóór de saldobetaling, als de controles achteraf. Indien deze tekortkomingen niet tijdig worden verholpen, kunnen zij in de loop van de tijd de doeltreffendheid van de controlestrategie beïnvloeden.

·De Dienst Instrumenten buitenlands beleid financiert projecten ter ondersteuning van: i) civiele crisisbeheersingsmissies; en ii) voorbereidende, follow-up- en noodmaatregelen, zoals missies in het kader van het gemeenschappelijk veiligheids- en defensiebeleid. De dienst verkrijgt zekerheid over de uitvoering van de begroting door middel van: i) een systeem van controles vooraf en achteraf en regelingen voor interne monitoring; ii) de verplichtingen die zijn opgenomen in de overeenkomsten die zijn gesloten tussen de Commissie en elke missie in het kader van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid; en iii) specifieke maatregelen zoals externe audits en financiële verslaglegging door de missies. De controleurs hebben vertraging vastgesteld bij de sluiting van de mandaten van missies en ondoeltreffende risicobeperkende maatregelen voor de uitvoering van de EU-begroting voor de niet op basis van pijleranalyses beoordeelde missie in Somalië.

·Ten slotte heeft het directoraat-generaal Migratie en Binnenlandse Zaken, dat ook de ex-post-auditfunctie voor het directoraat-generaal Justitie en Consumentenzaken uitvoert, over de gehele linie de nodige procedures voor het beheer van de auditwerkzaamheden opgezet, met inbegrip van de goedkeuring van de rekeningen. Niettemin zijn er tekortkomingen in de opzet en planning van de auditwerkzaamheden, in de uitvoering van het auditplan en in de goedkeuring van de rekeningen die van invloed kunnen zijn op de doeltreffendheid van deze procedures in de praktijk. Hoewel deze tekortkomingen niet afdoen aan de betrouwbaarheidsverklaring van de directeur-generaal, doen ze wel de vraag rijzen of het directoraat-generaal in de huidige opzet de onderliggende capaciteit heeft om deze tekortkomingen aan te pakken.

26.

4.1.3.Beheersprocessen voor personeelszaken


De dienst Interne Audit heeft de afgelopen jaren in verschillende directoraten-generaal en diensten van de Commissie meerdere audits uitgevoerd met betrekking tot beheersprocessen voor personeelszaken. In 2018 heeft de dienst ook een managementletter gestuurd naar het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid, waarin de bij deze audits geconstateerde algemene kwesties worden uiteengezet.

Hoewel de zeer belangrijke aanbevelingen uit eerdere audits op het gebied van personeelsbeheer zijn uitgevoerd, werden de problemen die in voorgaande jaren waren vastgesteld, ook vastgesteld in twee van de drie in 2019 uitgevoerde personeelsbeheeraudits. De dienst Interne Audit heeft tekortkomingen vastgesteld in het in kaart brengen van taken en vaardigheden, de werklastbeoordeling en de toewijzing van personeel in zowel het directoraat-generaal Belastingen en Douane-unie als het Europees Bureau voor fraudebestrijding. Bovendien heeft de dienst Interne Audit het directoraat-generaal Belastingen en Douane-unie aanbevolen om: i) een overkoepelende personeelsbeheerstrategie te ontwikkelen in overeenstemming met zijn bedrijfsstrategie; en ii) de nodige operationele maatregelen te treffen. Het Europees Bureau voor fraudebestrijding heeft reeds een strategisch plan voor personeelsbeheer opgesteld. Het moet nu de doelstellingen van dit strategische plan omzetten in concrete maatregelen en monitoringmaatregelen die zorgen voor een doeltreffende uitvoering van deze acties in het veld en zo bijdragen tot de verwezenlijking van zijn operationele doelstellingen.

De personeelsbeheeraudit van het directoraat-generaal Handel daarentegen heeft geen aanleiding gegeven tot kritische of zeer belangrijke aanbevelingen.

De audit over locatiebeheer bij het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek heeft twee problemen aan het licht gebracht, in verband met: i) bestuurs- en beheersstructuren; en ii) voldoende personeelsbezetting en deskundigheid bij het personeel voor activiteiten inzake locatiebeheer en infrastructuur.

Ten slotte zijn er bij de audit over de efficiëntie en de doeltreffendheid van het directoraat Audits en analyse inzake gezondheid en voedsel van het directoraat-generaal Gezondheid en Voedselveiligheid tekortkomingen aan het licht gekomen in: i) de personeelsbezetting ten behoeve van de activiteiten; ii) tijdrapportage; en iii) de prestatiemonitoring. Indien deze tekortkomingen niet worden aangepakt, kunnen zij afbreuk doen aan het vermogen om de nodige zekerheid te bieden dat de bestaande controlesystemen in de lidstaten en in exporterende landen aan de wettelijke voorschriften voldoen.

De audits hebben bevestigd dat op het gebied van personeelsbeheer de directoraten-generaal en diensten zowel op operationeel als op organisatieniveau hun verantwoordelijkheden moeten nemen. Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid speelt een sleutelrol in: i) de vormgeving van het personeelsbeleid van de Commissie; ii) het ontwerp van de nog te ontwikkelen gecentraliseerde tools; en iii) het verstrekken van specifieke richtsnoeren, bijstand en ondersteuning via de Account Management Centres en via interne personeelsdiensten. De directoraten-generaal en diensten moeten passende personeelsbeheerstrategieën ontwikkelen en uitvoeren om de verwezenlijking van hun doelstellingen te ondersteunen en de vastgestelde risico’s aan te pakken. Zij kunnen dit doen via gerichte acties op hun niveau, rekening houdend met de specifieke kenmerken van het directoraat-generaal/de dienst, zonder te hoeven wachten op acties of instrumenten die op organisatieniveau zijn geïnitieerd. Dit moet niet alleen gebeuren op het niveau van het directoraat-generaal of de dienst, maar ook op het niveau van specifieke bedrijfsprocessen.

27.

4.1.4.Processen met betrekking tot het IT-beheer


Op het gebied van informatietechnologie waren meerdere audits gericht op IT-projectbeheerpraktijken. In twee audits op dit gebied bij het directoraat-generaal Informatica en het directoraat-generaal Onderwijs, Jeugd, Sport en Cultuur werden geen significante prestatieproblemen vastgesteld. Wel werd er één probleem vastgesteld op het vlak van de governancepraktijken voor de monitoring van programma’s en projecten in de audit over IT-governance en -projectbeheer bij het Publicatiebureau. Bij het Europees Bureau voor fraudebestrijding heeft de dienst Interne Audit ook een aantal tekortkomingen in de controle vastgesteld in verband met de contentmanagementtool van het Bureau, met name in de eerste fasen van het project om de tool te ontwikkelen. Hoewel er aan deze tekortkomingen gewerkt werd, was de dienst Interne Audit van mening dat ze dringend moesten worden verholpen. In het algemeen boden de toegepaste controles voor het IT-projectbeheer bij het Europees Bureau voor fraudebestrijding onvoldoende zekerheid om de risico’s te beperken en werden er vijf zeer belangrijke tekortkomingen vastgesteld.

28.

4.1.5.Betere regelgeving


In verschillende audits zijn meerdere aspecten van betere regelgeving aan bod gekomen. Daarbij ging het om: i) een audit over de toepassing van de beginselen van betere regelgeving bij de totstandkoming van de voorstellen voor het beleid voor de digitale eengemaakte markt van het directoraat-generaal Communicatienetwerken, Inhoud en Technologie; ii) een audit over effectbeoordeling bij het directoraat-generaal Justitie en Consumentenzaken; iii) een audit over evaluatie en studies bij de directoraten-generaal Klimaat en Milieu; en iv) een audit over de monitoring van de uitvoering van het EU-recht bij het directoraat-generaal Belastingen en Douane-unie. Er zijn op deze gebieden geen significante prestatieproblemen vastgesteld, behalve bij het directoraat-generaal Milieu, dat werd aanbevolen: i) de uitvoering van de werkzaamheden van externe contractanten intensiever te monitoren; ii) zijn documentbeheersysteem en de toegang tot aanbestedingsdossiers te stroomlijnen; en iii) het toezicht op en de kwaliteitsbeoordeling van aanbestedingsstukken te verbeteren.

29.

4.1.6.Controles van de uitvoering van het nieuwe internecontrolekader bij de Commissie


In 2019 heeft de dienst Interne Audit een reeks beperkte controles gehouden (bij zes directoraten-generaal ( 11 )) om de uitvoering van het nieuwe internecontrolekader bij de Commissie te beoordelen. Over het geheel genomen waren de resultaten bevredigend, want geen van de zes beperkte controles gaf aanleiding tot cruciale of zeer belangrijke aanbevelingen.

30.

4.1.7.Overige processen


Voor haar verslaglegging aan belanghebbenden en het monitoren van de verwezenlijking van haar belangrijkste beleidslijnen, doelstellingen en prioriteiten baseert de Commissie zich op Europese statistieken. Ook externe belanghebbenden maken voor hun studies en besluitvorming gebruik van Europese statistieken. Het is dan ook essentieel dat de Europese statistieken van hoge kwaliteit zijn. De dienst Interne Audit heeft vastgesteld dat, hoewel de primaire kwaliteitscontroles in de productieprocessen adequaat werden uitgevoerd, de kwaliteitscontrolefunctie van Eurostat niet doeltreffend was.

Het directoraat-generaal Gezondheid en Voedselveiligheid beheert de uitgaven voor acties en programma’s op het gebied van gezondheid en voedselveiligheid. Hieronder valt een breed scala aan activiteiten op het gebied van diergezondheid, plantgezondheid, dierenwelzijn, officiële controles en IT-activiteiten. De dienst Interne audit heeft een aantal tekortkomingen vastgesteld in het internecontrolesysteem dat ten grondslag ligt aan de processen voor de controle van de eenheidskostenmethodologie die de lidstaten gebruiken voor de financiering van veterinaire en fytosanitaire programma’s en noodmaatregelen. Deze betroffen lacunes in: de organisatie van het proces; de interne raadpleging; de voorafgaande analyse en beoordeling van de effecten van de voorgestelde wijzigingen; de timing van de interne en externe communicatie; en tekortkomingen met betrekking tot bedrijfscontinuïteitsregelingen.

Het directoraat-generaal Milieu is betrokken bij een aantal internationale activiteiten om: bedreigingen voor het milieu te beperken; milieuvriendelijke acties te bevorderen; de ecologische voetafdruk van de EU te verkleinen; binnen de EU een gelijk speelveld voor bedrijven te creëren; en kansen te creëren voor EU-bedrijven buiten de EU. Doeltreffende samenwerking en inzet is dan ook essentieel om deze wereldwijde uitdagingen aan te pakken. Hoewel het directoraat-generaal Milieu over het algemeen de nodige procedures heeft ingevoerd voor een doeltreffende planning en prioritering van zijn internationale activiteiten en een adequate monitoring en verslaglegging ervan, heeft de dienst Interne Audit vastgesteld dat het directoraat-generaal Milieu een aantal zaken niet formeel heeft geregeld: i) vrijwillige partnerschapsovereenkomsten en de daaruit voortvloeiende coördinatieafspraken met het directoraat-generaal Internationale Samenwerking en Ontwikkeling, en ii) de verantwoordelijkheden voor de verschillende stappen in een individueel proces voor een vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

Ten slotte heeft de dienst Interne Audit de tweede fase uitgevoerd van een audit over het beheer van invorderingsopdrachten voor mededingingsboeten en voor invorderingsopdrachten in het kader van het corrigerend vermogen van de Commissie. Deze audit werd in twee fasen uitgevoerd. De eerste fase behelsde een beoordeling van het beheer van de invorderingsopdrachten op operationeel niveau bij een aantal geselecteerde directoraten-generaal (focus van fase 1, audit afgerond in 2017) en de tweede fase betrof het centrale niveau (focus van fase 2, audit afgerond in 2019). In de tweede fase van de audit werden tekortkomingen vastgesteld op centraal niveau bij het beheer van insolventies en faillissementen en het verrekeningsproces waarmee de Commissie schulden kan invorderen door betalingen af te trekken van schulden van juridische entiteiten of specifieke organen. Hoewel deze tekortkomingen de doeltreffendheid van het invorderingsproces niet tenietdoen, moet het directoraat-generaal Begroting ze tijdig aanpakken om de efficiëntie van het invorderingsproces te maximaliseren en uiteindelijk ervoor te zorgen dat de EU-begroting goed beschermd blijft.

31.

4.2.Beperkte conclusies van de dienst Interne Audit


De dienst Interne Audit heeft in februari 2020 beperkte conclusies opgesteld over de stand van zaken van de interne controle in elk directoraat-generaal en elke dienst ( 12 ). Deze beperkte conclusies hebben bijgedragen aan de jaarlijkse activiteitenverslagen van 2019 van de betrokken directoraten-generaal en diensten. Zij zijn gebaseerd op de auditwerkzaamheden van de afgelopen drie jaar en hebben betrekking op alle onafgehandelde aanbevelingen van de dienst Interne Audit en van de inmiddels opgeheven interne-auditfuncties (voor zover deze aanbevelingen door de dienst Interne Audit zijn overgenomen). De conclusie van de dienst Interne Audit over de stand van zaken van de interne controle heeft enkel betrekking op de aan een audit onderworpen beheer- en controlesystemen. Zij geldt niet voor de systemen die tijdens de voorbije drie jaar niet door de dienst Interne Audit zijn doorgelicht.

32.

4.3.Algemeen oordeel over het financieel beheer van de Commissie


Overeenkomstig zijn taakomschrijving brengt de dienst Interne Audit jaarlijks een algemeen oordeel uit over het financieel beheer van de Commissie. Dit oordeel is gebaseerd op de auditwerkzaamheden die de dienst Interne Audit de voorbije drie jaar (2017-2019) met betrekking tot het financieel beheer in de Commissie heeft verricht. In het oordeel wordt ook rekening gehouden met informatie uit andere bronnen, met name de verslagen van de Europese Rekenkamer. Het algemeen oordeel wordt gelijktijdig met dit verslag verstrekt en heeft betrekking op hetzelfde jaar.

Net als de vorige jaren bevat het algemeen oordeel voor 2019 een restrictie met betrekking tot de voorbehouden die gedelegeerde ordonnateurs in hun betrouwbaarheidsverklaringen hebben gemaakt. Bij de totstandkoming van dit oordeel heeft de dienst Interne Audit gelet op het gecombineerde effect van: i) de geraamde risicobedragen, zoals vermeld in de jaarlijkse activiteitenverslagen; ii) het corrigerend vermogen, dat blijkt uit de financiële correcties en terugvorderingen uit het verleden; en iii) schattingen van toekomstige correcties en risicobedragen bij afsluiting. Gezien de omvang van de financiële correcties en terugvorderingen uit het verleden en ervan uitgaande dat correcties de komende jaren op een vergelijkbaar niveau zullen worden verricht, wordt de EU-begroting als geheel (maar niet noodzakelijkerwijze de afzonderlijke beleidsgebieden) en in de loop van de tijd (soms wel verscheidene jaren later) afdoende beschermd.

Zonder andere punten van voorbehoud bij het algemene oordeel te maken, werd door de dienst Interne Audit het volgende benadrukt:

i) De uitvoering van de EU-begroting in de context van de huidige crisis in verband met de COVID-19-pandemie: noodzaak van een gedetailleerde beoordeling van nieuwe risico’s en het vaststellen en treffen van passende risicobeperkende maatregelen

De gevolgen van de COVID-19-pandemie op sociaal, economisch, financieel en gezondheidsgebied brengen potentieel grote, horizontale risico’s mee voor de Commissie met betrekking tot de uitvoering van de EU-begroting en de verwezenlijking van haar beleidsprioriteiten.

De Commissie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de EU-begroting. Het gaat daarbij zowel om acties die vóór de crisis zijn uitgevoerd (als onderdeel van het meerjarig financieel kader 2014-2020), waarvoor nog adequate controles moeten worden uitgevoerd (met name de controles achteraf), als om acties tijdens de crisis, wat betreft betrouwbaarheid, naleving en prestaties.

Naarmate de crisis voortduurt, levert deze context uitdagingen op, met name op het gebied van:

-de uitvoering van de begroting in overeenstemming met het toepasselijke rechtskader, als gevolg van veranderende regels en veranderende voorschriften, urgente procedures, het gebruik van uitzonderlijke maatregelen, moeilijke omstandigheden en/of beperkte beschikbaarheid van financiële en personele middelen;

-de mate waarin op het niveau van de Commissie, de lidstaten, derde landen, uitvoerende partners en/of begunstigden de nodige controles en verificaties kunnen worden uitgevoerd als gevolg van logistieke beperkingen, zoals volledige en tijdige toegang tot informatie en documentatie, problemen bij de uitvoering van missies/controles ter plaatse en de mogelijkheden voor uitvoerende partners en begunstigden om hun normale activiteiten voort te zetten;

-de potentiële impact op het huidige en toekomstige corrigerend vermogen van de Commissie, vanwege de zeer uitdagende economische situatie die op EU- en nationaal niveau het hoofd moet worden geboden, met inbegrip van mogelijke faillissementen van eindbegunstigden, waardoor het moeilijk zou kunnen worden onverschuldigde bedragen terug te vorderen.

De garanties voor het financieel beheer van de EU-begroting zijn van meerjarige aard en hangen af van de robuustheid van de betreffende controlestrategieën op verschillende niveaus. Deze zijn gebaseerd op risicobeoordelingen van de specifieke programma’s en de daarmee samenhangende begrotingsverrichtingen, controles vooraf en achteraf op de uitgaven, toezichtsstrategieën ten aanzien van derden die beleidsmaatregelen en programma’s uitvoeren, samen met de toepassing van het corrigerend vermogen om de EU-begroting te beschermen.

Om zeker te stellen dat de begroting in het licht van deze ongekende uitdagingen goed wordt beschermd, moeten de directoraten-generaal en diensten van de Commissie i) de risico’s als gevolg van de COVID-19-pandemie op het vlak van het financieel beheer in termen van zekerheid, naleving van het rechtskader en het corrigerend vermogen van de meerjarige systemen, alsmede de prestaties naar behoren beoordelen; en ii) passende risicobeperkende maatregelen vaststellen en uitvoeren, zoals aanpassing of herdefiniëring van hun controlestrategieën.

ii) Strategieën voor het toezicht op derden die beleid en programma’s uitvoeren

Hoewel de Commissie volledig verantwoordelijk blijft voor het verzekeren van de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven en een goed financieel beheer (alsook voor het verwezenlijken van de beleidsdoelstellingen), heeft zij steeds meer beroep gedaan op derde partijen voor de uitvoering van haar programma’s. Dit gebeurt meestal door de uitvoering van de operationele begroting van de EU te delegeren of door bepaalde taken aan landen buiten de EU, internationale organisaties of internationale financiële instellingen, nationale autoriteiten en nationale agentschappen in de lidstaten, gemeenschappelijke ondernemingen, niet-EU-organen en gedecentraliseerde EU-agentschappen te delegeren. Bovendien worden op bepaalde beleidsterreinen alternatieve financieringsmechanismen, zoals financiële instrumenten, in toenemende mate gebruikt (of is men voornemens dit te doen) en brengen deze specifieke uitdagingen en risico’s voor de Commissie mee, zoals ook door de Europese Rekenkamer is benadrukt.

Om aan hun algemene verantwoordelijkheden te voldoen, moeten de directoraten-generaal toezicht houden op de uitvoering van het beleid en de programma’s en waar nodig steun en begeleiding bieden. Daarom moeten deze afdelingen passende, doeltreffende en doelmatige toezichts-, controle- en/of rapportageactiviteiten vastleggen en uitvoeren, zodat kan worden verzekerd dat de gedelegeerde entiteiten en andere partners de programma’s daadwerkelijk uitvoeren, de financiële belangen van de EU gepast beschermen, indien van toepassing de delegatieovereenkomsten naleven, en dat alle gesignaleerde potentiële problemen zo snel mogelijk worden aangepakt.

De dienst Interne Audit herhaalde in het kader van een aantal audits in 2019 de aanbeveling dat de controlestrategieën en toezichtsregelingen van de betreffende directoraten-generaal duidelijker moeten zijn waar het gaat om het aangeven van de prioriteiten en de noodzaak om zekerheid te verkrijgen over goed financieel beheer in die EU- en niet-EU-organen. Hoewel de afgelopen jaren zowel op het niveau van de centrale diensten als dat van de betreffende directoraten-generaal maatregelen zijn getroffen om de bij de auditwerkzaamheden gesignaleerde risico’s te verminderen, is er op sommige terreinen nog verdere verbetering nodig.

In dit verband verdient het aanbeveling dat de directoraten-generaal van de Commissie onverminderd verdergaan met het in kaart brengen en beoordelen van de risico’s die verbonden zijn aan het delegeren van taken aan derden, en een vervolg geven aan hun doeltreffende en doelmatige toezichtsactiviteiten door de betreffende controlestrategieën verder uit te werken. Dit is niet alleen relevant voor de activiteiten die zijn gedelegeerd in het kader van het huidige meerjarig financieel kader 2014-2020, maar des te meer in het licht van de verwachte toename van het gebruik van eigenvermogens-, garantie- en risicodelingsinstrumenten in het komende meerjarig financieel kader 2021-2027.


De COVID-19-crisis en de afhankelijkheid van derden voor de uitvoering van de programma’s, hebben gevolgen voor het huidige en het nieuwe (herziene) meerjarig financieel kader, de geactualiseerde politieke prioriteiten en het financieel beheer van de Commissie. De dienst Interne Audit zal deze ontwikkelingen nauwlettend volgen. Dit zal gebeuren wanneer de dienst Interne Audit zijn periodieke (strategische) risicobeoordelingen en de daaruit voortvloeiende auditplannen bijwerkt.

33.

5.Overleg met de instantie voor financiële onregelmatigheden van de Commissie


Er zijn in 2019 geen systeemproblemen vastgesteld door de overeenkomstig artikel 143 van het Financieel Reglement opgerichte instantie ( 13 ), die hierop wijst wanneer zij het in artikel 93 van het Financieel Reglement bedoelde advies verstrekt.

6.Risicobeperkende maatregelen voor potentiële belangenconflicten (internationale interneauditnormen) — Onderzoek van de Europese Ombudsman

De huidige directeur-generaal van de dienst Interne Audit en interne controleur van de Commissie, de heer Manfred Kraff, trad aan op 1 maart 2017. De heer Kraff was daarvoor adjunct-directeur-generaal en rekenplichtige van de Commissie bij het directoraat-generaal Begroting van de Commissie.

Na zijn benoeming tot directeur-generaal en interne controleur vaardigde de heer Kraff op 7 maart 2017 overeenkomstig de internationale auditnormen ( 14 ) instructies uit aangaande de te treffen regelingen ter verkleining en/of vermijding van eventuele of vermeende belangenconflicten tussen de auditwerkzaamheden van de dienst Interne Audit en zijn vorige verantwoordelijkheden. Deze regelingen werden verlengd in 2018 (tot 1 maart 2019), in 2019 (tot 1 maart 2020) en in 2020 (tot 1 maart 2021), via instructieberichten die de heer Kraff op 1 maart 2018, 1 maart 2019 en 2 maart 2020 heeft doen uitgaan naar alle medewerkers van de dienst Interne Audit. Volgens deze regelingen zou de heer Kraff niet betrokken zijn bij het toezicht op auditwerkzaamheden die te maken hebben met verrichtingen waarvoor hij verantwoordelijk was voordat hij toetrad tot de dienst Interne Audit. In die gevallen viel/valt het toezicht op de auditwerkzaamheden uiteindelijk onder verantwoordelijkheid van de heer Jeff Mason, oud-waarnemend directeur-generaal van de dienst Interne Audit (van september 2016 tot februari 2017) en huidige directeur binnen de dienst Interne Audit (IAS.B, Audit van de Commissie en uitvoerende agentschappen I). De regelingen voorzagen er tevens in dat het Comité follow-up audit van deze instructies en de uitvoering daarvan op de hoogte gesteld zou worden en dat de heer Mason eventuele situaties die konden worden uitgelegd als aantasting van de onafhankelijkheid of objectiviteit van de heer Kraff ter beoordeling zou doorverwijzen naar het Comité follow-up audit. In die gevallen zou de heer Kraff zich onthouden van ieder toezicht op de betreffende auditwerkzaamheden.

De bestaande regelingen werden besproken met het Comité follow-up audit tijdens diens vergadering in maart 2018. Het comité oordeelde dat het de door de dienst Interne Audit vastgestelde maatregelen op passende wijze vond tegemoetkomen aan het risico van belangenconflicten, conform de internationale normen en beste praktijken. Ook constateerde het met tevredenheid dat de regelingen ter waarborging van organisatorische onafhankelijkheid in de betrokken audits in de praktijk zijn gebracht. Het Comité follow-up audit heeft in zijn vergaderingen van januari 2019 (voorbereidende groep), maart 2019 (voorbereidende groep) en maart 2020 de balans opgemaakt van de uitvoering van deze regelingen in 2018. Het Comité follow-up audit constateerde met tevredenheid dat deze regelingen in een aantal audits in de praktijk waren gebracht en oordeelde dat dit overeenstemde met de gangbare praktijk binnen de beroepsgroep voor interne audits.

In de periode 2018-2020 heeft de heer Kraff tijdens de hoorzittingen in het kader van de kwijting voor het verslagjaar de bestaande regelingen uiteengezet aan de Commissie begrotingscontrole (CONT) van het Europees Parlement. Deze regelingen zijn ook bekendgemaakt in de jaarlijkse activiteitenverslagen van de dienst Interne Audit voor 2017, 2018 en 2019 en in de jaarverslagen van de Commissie over interne audits van september 2018, juni 2019 en juni 2020.

De Europese Ombudsman heeft de Europese Commissie op 4 december 2017 een brief gestuurd waarin haar werd meegedeeld dat er, naar aanleiding van een klacht van een persoon van het publiek, een onderzoek zal worden ingesteld om de geschiktheid te beoordelen van de maatregelen die de Commissie heeft genomen ter voorkoming van belangenconflicten (of de schijn daarvan) ten aanzien van de benoeming van de nieuwe directeur-generaal van de dienst Interne Audit. De dienst Interne Audit en de centrale diensten van de Commissie hebben de vragen van de Ombudsman beantwoord en alle relevante ondersteunende documenten en informatie waar om was verzocht, verstrekt.

De Ombudsman heeft het onderzoek op 23 juli 2019 afgesloten. De Ombudsman heeft deze zaak gesloten ( 15 ) en geconcludeerd: i) dat de Commissie passende maatregelen heeft genomen om potentiële belangenconflicten te vermijden en de objectiviteit van de functie van de intern controleur te waarborgen; en ii) dat er geen sprake was van wanbeheer door de Commissie in haar benoeming van de directeur-generaal van haar dienst Interne Audit.

(1) () Het verslag heeft geen betrekking op controles uitgevoerd binnen gedecentraliseerde Europese agentschappen, de Europese Dienst voor extern optreden of andere door de dienst Interne Audit gecontroleerde organen, waarvoor afzonderlijke jaarverslagen worden opgesteld.
(2) () Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (PB L 193 van 30.7.2018).
(3) () In dit verslag zijn de auditverslagen meegenomen die in de periode van 1 februari 2019 tot en met 31 januari 2020 zijn voltooid.
(4) () Communication to the Commission, Mission Charter of the Internal Audit Service of the European Commission (Mededeling aan de Commissie — taakomschrijving van de dienst Interne Audit van de Europese Commissie), C(2020) 1760 final van 25 maart 2020.
(5) () De bijlage bij dit verslag bevat een overzicht van alle voltooide audit- en follow-upauditopdrachten.
(6) () Behalve de 155 auditopdrachten en auditverslagen was er in het auditplan 2019 één “andere” opdracht opgenomen. Deze opdracht betrof de werkzaamheden van een interne werkgroep inzake innovatie en digitale auditing, die hebben geresulteerd in een intern verslag aan de intern controleur.
(7) () In het verslag voor het Comité follow-up audit van 27.3.2020 (Ares(2020)1799817) staat een uitgebreid overzicht van de aanbevelingen van de dienst Interne Audit.
(8) () Van de 1 950 aanbevelingen die in 2015-2019 werden gedaan, werden er 1 949 (99,9 %) (gedeeltelijk) door de gecontroleerden aanvaard (1 947 volledig aanvaard en 2 gedeeltelijk aanvaard) en werd er één (0,1 %) verworpen.
(9) () De grafiek laat de belangrijkheidsgraad van de aanbevelingen zien op de afsluitingsdatum. Deze kan verschillen van de classificatie in het oorspronkelijke verslag indien de later door de gecontroleerde genomen maatregelen door de dienst Interne Audit toereikend worden geacht om de gesignaleerde risico’s voor een deel weg te nemen en dus leiden tot een neerwaartse bijstelling van de prioriteit van de aanbeveling.
(10) () In totaal heeft de dienst Interne Audit 31 uitgebreide en doelmatigheidsaudits uitgevoerd. Zie de bijlage voor meer informatie.
(11) () Bij het directoraat-generaal Communicatie, het directoraat-generaal Tolken, het directoraat-generaal Vertaling, het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Brussel, het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Luxemburg en het Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen.
(12) () Met uitzondering van het directoraat-generaal Defensie, Industrie en Ruimtevaart, IDEA – Inspiratie, Debat, Engagement en Activering en de taskforce voor de betrekkingen met het Verenigd Koninkrijk.
(13) () Opgemerkt moet worden dat de functies van de instanties voor financiële onregelmatigheden van alle instellingen sinds het van toepassing worden van het nieuwe Financieel Reglement zijn overgegaan naar de in artikel 143 van het Financieel Reglement bedoelde instantie voor het systeem van vroegtijdige opsporing en uitsluiting.
(14) () In de internationale auditnormen, waarnaar artikel 98 (“Aanwijzing van een intern controleur”) van het Financieel Reglement uitdrukkelijk verwijst, staat: “In geval van een feitelijke of ogenschijnlijke aantasting van de onafhankelijkheid of objectiviteit, moeten de details daarvan medegedeeld worden aan de relevante betrokkenen. De aard van de mededeling is afhankelijk van de mate van aantasting.” (IIA-IPPF-norm 1130). In de normen wordt verder gesteld dat: “[i]nternal auditors moeten afzien van de beoordeling van specifieke operationele activiteiten waarvoor zij in het verleden zelf verantwoordelijk waren. De objectiviteit wordt verondersteld te zijn aangetast wanneer een internal auditor audits uitvoert op een activiteit waarvoor de auditor in het voorafgaande jaar verantwoordelijk was” (IIA-IPPF-norm 1130.A1).
(15) () Besluit van 23 juli 2019 en wijzigingsbesluit van 30 oktober 2019, in Zaak 1324/2017/LM over de benoeming door de Europese Commissie van de directeur-generaal van haar dienst Interne Audit.