Toelichting bij COM(2002)279 - Wijziging van Richtlijn 68/151/EEG met betrekking tot de openbaarmakingsvereisten voor bepaalde soorten ondernemingen - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2002)279 - Wijziging van Richtlijn 68/151/EEG met betrekking tot de openbaarmakingsvereisten voor bepaalde soorten ondernemingen. |
|---|---|
| bron | COM(2002)279   |
| datum | 03-06-2002 |
De Eerste richtlijn vennootschapsrecht i werd in 1968 aangenomen om, ten einde de belangen te beschermen zowel van de deelnemers als in deze vennootschappen van derden, de nationale bepalingen die van toepassing zijn op naamloze vennootschappen op drie gebieden te coördineren: verplichte openbaarmaking van akten en gegevens door de vennootschappen, de rechtsgeldigheid van de door vennootschappen aangegane verbintenissen en de nietigheid van vennootschappen.
Wat de openbaarmaking van akten en gegevens door vennootschappen betreft luiden de voornaamste vereisten van de eerste richtlijn als volgt : - verplichte openbaarmaking door de vennootschappen van tenminste de in artikel 2 bedoelde akten en gegevens; - deze akten en gegevens moeten in het dossier opgenomen worden of ingeschreven in het register, en vervolgens in het nationale publicatieblad worden bekendgemaakt; een afschrift van deze akten en gegevens moet bij het register verkrijgbaar zijn; - op brieven en orders die door de vennootschappen worden gebruikt moeten de in artikel 4 genoemde gegevens worden vermeld; - de lidstaten moeten bepalen wie de openbaarmakingsformaliteiten moeten vervullen en moeten passende sancties vaststellen voor welbepaalde gevallen.
In december 1997 heeft de Europese Commissie een conferentie georganiseerd over Vennootschapsrecht en de interne markt. Deze conferentie i was gewijd aan drie belangrijke onderwerpen, waaronder de gevolgen van het gebruik van moderne communicatiemiddelen voor het vennootschapsrecht. Een van de conclusies van de conferentie was, dat het systeem van verplichte openbaarmaking dat door de Eerste richtlijn werd ingesteld sterk gebaat zou kunnen zijn met de invoering van moderne technologieën, die de belangrijke doelstelling om bedrijfsinformatie gemakkelijker en sneller toegankelijk te maken, dichterbij zou kunnen brengen
[niet in NL].
In het kader van de vierde fase van het initiatief ter vereenvoudiging van de regelgeving voor de interne markt (SLIM) dat in oktober 1998 door de Commissie werd gelanceerd, bracht een SLIM-team vennootschapsrecht in september 1999 een verslag uit over de vereenvoudiging van de eerste en tweede richtlijn vennootschapsrecht i. Dit verslag bevatte uitvoerige aanbevelingen betreffende de gebieden waar vereenvoudiging mogelijk was. De voornaamste aanbevelingen met betrekking tot de Eerste richtlijn betroffen enerzijds de noodzaak om de indiening het dossier en openbaarmaking van akten en gegevens te bespoedigen door het gebruik van moderne technologieën, en anderzijds de noodzaak om de grensoverschrijdende toegang tot bedrijfsinformatie te verbeteren door een vrijwillige registratie van akten en gegevens in andere talen toe te staan.
In haar verslag aan het Europees Parlement en de Raad i gaf de Commissie aan dat zij het in grote lijnen eens was met de voornaamste aanbevelingen inzake de Eerste richtlijn en dat zij verder zou onderzoeken hoe deze richtlijn het best zou kunnen worden gewijzigd. De aanbevelingen van het SLIM-team en de praktische implicaties daarvan zijn vervolgens in drie bijeenkomsten met de nationale deskundigen op het gebied van vennootschapsrecht besproken (juni 2000, maart 2001 en juni 2001).
Uit deze besprekingen bleek dat er ruime steun was voor de voornaamste aanbevelingen inzake de eerste richtlijn. Men was van mening dat de modernisering van de Eerste richtlijn overeenkomstig de aanbevelingen niet alleen de belangrijke doelstelling inzake een gemakkelijkere en snellere toegang tot bedrijfsinformatie door belanghebbenden dichterbij zou brengen, maar tevens de openbaarmakingsformaliteiten voor ondernemingen aanzienlijk zou vereenvoudigen. Verder werd besloten deze gelegenheid aan te grijpen om de Eerste richtlijn waar nodig te actualiseren, met name wat betreft de soorten ondernemingen die onder de richtlijn vallen en de verwijzingen naar de jaarrekeningenrichtlijnen.
Inhoudsopgave
- 2. Tijdschema en datum van toepassing
- 3. Inhoud van dit voorstel
- 3.1. Artikel 1
- 3.1.1. Lid 1
- 3.1.2. Lid 2
- 3.1.3. Lid 3
- Artikel 3 - lid 1
- Artikel 3 - lid 2
- Artikel 3 - lid 3
- Artikel 3 - lid 4
- Artikel 3 - leden 5 en 6
- Artikel 3 - lid 7
- Artikel 3 - lid 8
- 3.1.4. Lid 4
- 3.1.5. Lid 5
- 3.1.6. Lid 6
- 3.2. Artikelen 2 tot en met 4 - Slotbepalingen
Het voorstel hanteert 1 januari 2005 als vervaldatum voor de tenuitvoerlegging door de lidstaten, van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen om aan deze richtlijn te voldoen. Deze datum is redelijk gezien het feit dat de meeste lidstaten, in sommige gevallen reeds vele jaren, hervormingen ten uitvoer leggen met het oog op de introductie van moderne technologieën in de systemen voor de indiening en openbaarmaking van bedrijfsinformatie.
Ter verwezenlijking van de bovenbeschreven doelstellingen brengt artikel 1 de noodzakelijke wijzigingen aan in de Eerste richtlijn van de Raad van 9 maart 1968.
In dit lid worden de soorten vennootschappen geactualiseerd waarop de Eerste richtlijn van toepassing is, door bepaalde soorten ondernemingen toe te voegen die op nationaal niveau zijn ontstaan na de goedkeuring van de Eerste richtlijn (de 'société par actions simplifiée' in Frankrijk en de 'besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid' in Nederland) of na de toetreding van de lidstaat (de 'anpartsselskab' in Denemarken).
Dit lid actualiseert artikel 2 van de Eerste richtlijn waarin de akten en gegevens worden opgesomd die openbaar moeten worden gemaakt; hierbij is rekening gehouden met de reeks richtlijnen die na de Eerste richtlijn zijn aangenomen met betrekking tot de boekhoudbescheiden die door ondernemingen moeten worden opgesteld ("de jaarrekeningenrichtlijnen").
Artikel 2 van de Eerste richtlijn wordt derhalve als volgt gewijzigd : - de verwijzing naar 'de balans en de winst- en verliesrekening' wordt vervangen door een verwijzing naar 'de boekhoudbescheiden' (dat wil zeggen jaarrekening - jaarverslag - accountantsverklaring/geconsolideerde jaarrekening - geconsolideerd jaarverslag - accountantsverklaring) die overeenkomstig de na 1968 aangenomen jaarrekeningenrichtlijnen moeten worden bekendgemaakt; - de overgangsbepaling waarbij de toepassing van artikel 2, lid 1, onder f) wordt uitgesteld tot de datum van tenuitvoerlegging van een richtlijn op het gebied van jaarrekeningen wordt geschrapt; - de bepaling van artikel 2, lid 2, die rechtstreeks verband houdt met de overgangsbepaling van artikel 2, lid 1, onder f), wordt geschrapt.
In de besprekingen die naar aanleiding van het verslag van het SLIM-team plaatsvonden, werd gesuggereerd om een aantal elementen (zoals het adres van de website, het e-mailadres, enz.) toe te voegen aan de akten en gegevens die in artikel 2 van de eerste richtlijn worden genoemd. Het voorstel neemt deze suggestie echter niet over omdat zij niet in overeenstemming is met de beoogde vereenvoudiging. Opgemerkt zij echter dat de Eerste richtlijn de lidstaten niet belet om openbaarmaking van andere akten en gegevens te verlangen dan van die welke in artikel 2 worden opgesomd.
Dit lid wijzigt artikel 3 van de Eerste richtlijn, dat de basisregels bevat die van toepassing zijn op de inschrijving in het register en de openbaarmaking van vennootschapsakten en -gegevens, teneinde het gebruik van moderne technologieën bij de tenuitvoerlegging van de bepalingen ervan, mogelijk te maken.
Lid 1 van artikel 3 blijft ongewijzigd. Er zij op gewezen dat de richtlijn de beslissing of het registratiesysteem op gecentraliseerde dan wel gedecentraliseerde basis wordt ingericht, aan de lidstaten overlaat. Op dat punt behoeft de richtlijn met het oog op de invoering van moderne technologieën niet te worden gewijzigd.
Lid 2 van artikel 3 wordt gewijzigd door de toevoeging van een tweede alinea, waarin wordt bepaald dat de lidstaten ervoor moeten zorgen dat vennootschapsakten en -gegevens vanaf 1 januari 2005 in elektronische vorm kunnen worden ingediend. Vanaf die datum moeten vennootschappen in beginsel in staat worden gesteld om te kiezen tussen indiening in schriftelijke vorm en indiening langs elektronische weg. De lidstaten kunnen alle - of bepaalde categorieën - vennootschappen ertoe verplichten alle - of bepaalde categorieën - akten en gegevens langs elektronische weg in te dienen. Vanzelfsprekend dienen de lidstaten een dergelijke verplichting slechts op te leggen in situaties waar dit voor de ondernemingen geen onredelijke belasting met zich brengt.
De lidstaten zullen ervoor moeten zorgen dat akten en gegevens die na 1 januari 2005 schriftelijk worden ingediend om in het dossier te worden opgenomen of in het register te worden ingeschreven, door het register stelselmatig in elektronische vorm worden omgezet, zoals bepaald in de nieuwe, derde alinea.
De nieuwe, vierde alinea van lid 2 bevat bepalingen betreffende akten en gegevens die tot en met 31 december 2004 schriftelijk worden ingediend. De lidstaten dienen ervoor te zorgen dat de registers deze akten en gegevens in elektronische vorm omzetten wanneer de belanghebbenden hierom verzoeken (hetgeen de lidstaten de keuze laat of zij de documenten geheel of gedeeltelijk in elektronische vorm omzetten). Dit belet de lidstaten niet om, indien zij dit wensen, voor te schrijven dat alle - of bepaalde categorieën - vennootschappen al deze documenten en gegevens - of bepaalde categorieën daarvan - in elektronische vorm omzetten.
Opgemerkt zij dat de verplichting die de lidstaten wordt opgelegd om ervoor te zorgen dat vanaf 1 januari 2005 vennootschapsdocumenten langs elektronische weg kunnen worden ingediend, de lidstaten geenszins beperkt in hun vrijheid om te beslissen 1) door wie de openbaarmakingsformaliteiten moeten worden vervuld, welke controles (op de vorm en/of inhoud van de openbaargemaakte documenten) moeten worden verricht, 3) welke technische normen moeten worden aangehouden (bijvoorbeeld het gebruik van specifieke software) en 4) welke kosten in rekening moeten worden gebracht voor de indiening van documenten in schriftelijke en/of elektronische vorm.
Lid 3, waarin de afgifte van afschriften van akten en gegevens wordt geregeld, wordt in die zin gewijzigd dat aanvragers zowel wat de ingediende aanvraag als het ontvangen afschrift betreft, de keuze hebben tussen een schriftelijke en een elektronische vorm.
De eerste alinea van lid 3 wordt in die zin gewijzigd dat aanvragen zowel op papier als langs elektronische weg kunnen worden ingediend.
De nieuwe, tweede alinea van lid 3 wordt in die zin gewijzigd dat afschriften zowel op papier als in elektronische vorm kunnen worden verkregen. De lidstaten kunnen evenwel om praktische redenen bepalen dat tot en met 31 december 2004 ingediende akten en gegevens niet langs elektronische weg verkrijgbaar zijn indien zij meer dan 10 jaar voor de datum van de aanvraag schriftelijk zijn ingediend.
De nieuwe, derde alinea van lid 3 bevat de bepaling die thans in artikel 3 is opgenomen (de kosten voor afschriften mogen de administratiekosten niet overschrijden), en breidt deze bepaling uit tot elektronische kopieën.
De nieuwe vierde alinea van lid 3 bevat de bepaling die thans in artikel 3 is opgenomen (in schriftelijke vorm verstrekte afschriften worden gewoonlijk voor eensluidend afschrift gewaarmerkt). Een stelselmatige waarmerking van elektronische kopieën wordt niet voorgeschreven omdat een dergelijke bepaling hoge kosten met zich zou kunnen brengen terwijl elektronische afschriften meestal slechts ter informatie worden aangevraagd.
De nieuwe, vijfde alinea van lid 3 schrijft voor dat voor de waarmerking van elektronische kopieën gebruik moet worden gemaakt van een geavanceerde elektronische handtekening zoals gedefinieerd in artikel 2, lid 2 van Richtlijn 1999/93/EG i. Een geavanceerde elektronische handtekening is immers noodzakelijk om de doelstellingen te verwezenlijken die met de waarmerking van elektronische kopieën worden beoogd (het garanderen van de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ervan). Dit belet de lidstaten niet om te bepalen dat geavanceerde elektronische handtekeningen aanvullende kenmerken moeten bezitten (b.v. dat zij gebaseerd moeten zijn op een gekwalificeerd certificaat en aangemaakt moeten worden door een veilig middel voor het aanmaken van handtekeningen in de zin van artikel 2 van Richtlijn 1999/93/EG) indien zij ervoor willen zorgen dat dergelijke handtekeningen de in artikel 5 van Richtlijn 1999/93/EG beoogde rechtsgevolgen hebben.
De eerste alinea van lid 4 wordt gewijzigd door de toevoeging van een zin waarin expliciet wordt bepaald dat het nationale publicatieblad in elektronische vorm kan worden bewaard. De verwijzing naar de bekendmaking in het nationale publicatieblad is niet uit de richtlijn geschrapt, omdat een aantal lidstaten hebben aangegeven dat volgens hun nationale bepalingen de rechtsgeldigheid van de door de vennootschap verstrekte informatie afhankelijk is van deze bekendmaking.
Aangezien dit probleem zich evenwel niet in alle lidstaten voordoet is aan lid 4 een tweede alinea toegevoegd waarin wordt bepaald dat de lidstaten de bekendmaking in het nationale publicatieblad kunnen vervangen door een ander, even doeltreffend instrument. Hiervoor is het gebruik van een systeem vereist dat via een centraal elektronisch platform toegang tot de bekendgemaakte informatie biedt, hetgeen immers de voornaamste functie van een nationaal publicatieblad is.
Door de wijzigingen in lid 4 moeten bepaalde termen die in de leden 5 en 6 zijn gebruikt, dienovereenkomstig worden gewijzigd. In lid 5 moet het woord 'bekendmaking', dat tweemaal wordt gebruikt, in beide gevallen worden vervangen door het woord 'openbaarmaking'. In lid 6 wordt het zinsdeel 'in de pers gepubliceerde tekst', dat tweemaal voorkomt, in beide gevallen vervangen door 'de overeenkomstig lid 4 openbaargemaakte tekst'.
Lid 7 van artikel 3 blijft ongewijzigd.
In artikel 3 wordt een nieuw lid 8 toegevoegd, teneinde de term 'langs elektronische weg' van de richtlijn nauwkeurig te definiëren. Deze definitie is vergelijkbaar met de definities in andere richtlijnen op het gebied van de informatiemaatschappij (zie artikel 1, lid 2 van Richtlijn 98/34/EG i of artikel 2 van Richtlijn 2001/115/EG i).
Deze definitie impliceert dat aan beide zijden van het communicatiekanaal gebruik wordt gemaakt van een computer; zij omvat derhalve geen middelen als spraaktelefonie en gewone fax- en telexapparaten. Opgemerkt zij evenwel dat dit de lidstaten niet belet om het gebruik van dergelijke systemen naast elektronische hulpmiddelen toe te staan aan ondernemingen bij het indienen van hun akten en gegevens en/of aan belanghebbenden wanneer zij een afschrift wensen te ontvangen.
Met dit lid wordt een nieuw artikel 3bis aan de Eerste richtlijn toegevoegd, met het doel de grensoverschrijdende toegang tot bedrijfsinformatie te verbeteren en ervoor te zorgen dat de verstrekte vertalingen aan derden kunnen worden tegengeworpen.
Lid 2 van het nieuwe artikel 3bis staat vennootschappen toe om hun akten en gegevens, afgezien van de verplichte openbaarmaking van akten en gegevens in een van de talen die in hun lidstaat zijn toegestaan, in enige andere officiële taal/talen van de Gemeenschap openbaar te maken. De lidstaten dienen ervoor te zorgen dat, indien vennootschappen hiervoor kiezen, elektronische toegang in die taal/talen wordt verstrekt.
Lid 3 van het nieuwe artikel 3bis biedt de lidstaten uitdrukkelijk de mogelijkheid om toe te staan dat de akten en gegevens in enige andere taal dan de talen van de Gemeenschap vrijwillig openbaar worden gemaakt.
Lid 4 van het nieuwe artikel 3bis zorgt ervoor dat de verstrekte vertalingen aan derden kunnen worden tegengeworpen. Hiertoe treffen lidstaten de nodige maatregelen om elke tegenstrijdigheid te vermijden tussen de verschillende taalversies van de openbaargemaakte akten en gegevens (bijvoorbeeld door een constante beschikbaarheid van deze taalversies). Bij verschillen zijn derden die te goeder trouw handelen naar behoren beschermd.
Dit lid wijzigt artikel 4 van de Eerste richtlijn, waarin de gegevens worden opgesomd die op de door de vennootschappen gebruikte brieven en orders moeten worden vermeld, om te verduidelijken dat deze bepaling van toepassing is op alle brieven en orders, hetzij op papier, hetzij op een andere drager (bijvoorbeeld fax, e-mail, internet enz.).
Een van de gegevens die in artikel 4 worden genoemd is de naam van het register waar het dossier van de vennootschap wordt bewaard. De woorden 'een register waarbij het in artikel 3 vermelde dossier wordt aangelegd' worden vervangen door 'de noodzakelijke informatie om vast te stellen in welk register het in artikel 3 vermelde dossier wordt bewaard'. Deze wijziging wordt wenselijk geacht met het oog op de besprekingen die thans door registers in Europa worden gevoerd om tot een gemeenschappelijk systeem van nummeridentificatie voor vennootschappen en registers te komen.
Tenslotte is aan artikel 4 een nieuwe alinea toegevoegd om de verplichting inzake de vermelding van de opgesomde gegevens uit te breiden tot alle websites van vennootschappen. Het lijkt niet wenselijk om alle vennootschappen te verplichten om over een website te beschikken, maar bestaande websites dienen dezelfde minimale informatie te bevatten als de door de vennootschap gebruikte brieven en orders. Dit vereiste blijkt noodzakelijk, ondanks de richtlijn inzake elektronische handel van 8 juni 2000 i, die enkele bepalingen bevat betreffende de bedrijfsinformatie die op websites beschikbaar moet zijn, en wel om twee redenen. Enerzijds bevatten de in artikel 5 van de richtlijn inzake elektronische handel genoemde gegevens niet alle gegevens die in artikel 4 van de Eerste richtlijn worden vermeld. Anderzijds beperkt het toepassingsgebied van de richtlijn inzake elektronische handel zich tot natuurlijke en rechtspersonen die diensten van de informatiemaatschappij verrichten; dit begrip, dat in artikel 1, lid 2 van Richtlijn 98/34/EG wordt gedefinieerd, gaat uit van de aanwezigheid van een economische activiteit (al dan niet tegen vergoeding), zodat niet alle websites van vennootschappen hier noodzakelijkerwijs onder vallen.
Dit lid brengt een aantal wijzigingen in artikel 6 van de Eerste richtlijn die een gevolg zijn van hierboven besproken wijzigingen: - de verwijzing naar 'de balans en de winst- en verliesrekening' wordt vervangen door een verwijzing naar 'de boekhoudbescheiden'; - de bepaling die van toepassing is op zakelijke geschriften wordt uitgebreid tot alle websites van vennootschappen.
De bepalingen van deze artikelen hebben betrekking op de goedkeuring en het beheer van de voorgestelde richtlijn.