Toelichting bij COM(2012)456 - Wijziging van Verordening 354/83 wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2012)456 - Wijziging van Verordening 354/83 wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het ... |
|---|---|
| bron | COM(2012)456   |
| datum | 16-08-2012 |
1.1. Algemene context
Een in februari 1983 goedgekeurde verordening van de Raad[1] stelt in artikel 1 dat de instellingen historische archieven moeten samenstellen en deze na 30 jaar voor het publiek toegankelijk moeten maken. Krachtens deze verordening mag iedere instelling zijn historische archieven opslaan op de plaats die zij het meest geschikt acht.
In 1984 zijn het Europees Parlement, de Raad en de Commissie overeengekomen hun historische archieven bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence te bewaren, waar zij voor het publiek toegankelijk worden gemaakt. Sindsdien hebben de Europese Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en de Europese Investeringsbank ook besloten hun archieven bij het EUI onder te brengen. De voorwaarden van de archiveringsovereenkomst tussen de communautaire instellingen, vertegenwoordigd door de Commissie, en het EUI, zijn op 17 december 1984 ondertekend.
De Italiaanse regering stelt het EUI op permanente basis gratis passende panden ter beschikking om de archieven te huisvesten. Hierdoor wordt gewaarborgd dat de ondergebrachte archieven overeenkomstig internationaal erkende standaards worden bewaard en beschermd.
De historische archieven worden in het EUI bewaard om de toegang tot de archieven op een enkele plaats te waarborgen, hun raadpleging te bevorderen en onderzoek naar de geschiedenis van de Europese integratie en de Europese instellingen te stimuleren.
1.2 Doel van het voorstel
Met het voorstel wordt beoogd de rol van het EUI bij het beheer van de historische archieven van de instellingen te consolideren. Het schept een degelijke juridische en financiële basis voor het partnerschap tussen de EU en het EUI.
1.3 Belangrijkste elementen van het voorstel
Het voorstel voorziet in de onderbrenging van de historische archieven van de instellingen bij het EUI. Alle instellingen met uitzondering van het Europees Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank zullen in de toekomst hun historische archieven bij het EUI onderbrengen zodra deze archieven uit hoofde van de bestaande verordening voor het publiek toegankelijk zijn gemaakt.
Het voorstel heeft geen gevolgen voor het eigendomsrecht van de historische archieven, dat bij de bewaargevende instellingen blijft, en ook niet voor de bestaande regels volgens welke de instellingen beslissen welke documenten zij na 30 jaar voor het publiek toegankelijk maken.
De operationele en personeelskosten van het EUI voor het beheer van de historische archieven worden gefinancierd uit de algemene begroting van de EU, met uitzondering van de kosten die verband houden met de terbeschikkingstelling en uitrusting van het gebouw (de gebouwen) en de ruimtes om de archieven en het personeel te huisvesten. Het EUI verschaft het publiek toegang tot de historische archieven van de EU. Dit sluit evenwel niet uit dat de instellingen hun eigen historische archieven ook zelf voor het publiek toegankelijk kunnen maken.
Het voorstel maakt onderscheid tussen de bewaring van papieren archieven en digitale archieven. De papieren archieven worden ook in de toekomst fysiek ondergebracht bij en bewaard door het EUI. Het EUI hoeft echter geen digitale archieven te bewaren met het doel toegang tot deze archieven te verlenen. De bewaring op lange termijn van digitale archieven blijft de verantwoordelijkheid van de instellingen van herkomst.
Het voorstel schept duidelijkheid over de verantwoordelijkheden van het EUI voor de bescherming van persoonsgegevens die zijn opgenomen in de historische archieven van de instellingen. Verder wordt vastgesteld dat elke instelling uitvoeringsvoorschriften aanneemt voor de toepassing van Verordening nr. 354/83, met regels voor het bewaren, het voor het publiek toegankelijk maken en beschermen van persoonsgegevens in de historische archieven.
Inhoudsopgave
Voor dit voorstel is geen effectbeoordeling vereist.
De belanghebbende partijen zijn geraadpleegd. Zowel het EUI als Italië, de gastinstelling en het gastland, steunen het voorstel. De administratieve diensten van de EU-instellingen en de EU-agentschappen ondersteunen het doel van het voorstel ook.
Het Europees Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank hebben gevraagd of zij kunnen worden vrijgesteld van de verplichting hun historische archieven bij het EUI onder te brengen. Zij sluiten echter niet uit dat zij dit in de toekomst op vrijwillige basis toch willen doen. Deze houding vloeit voort uit de specifieke aard van hun activiteiten en de bestaande praktijken in vele lidstaten met betrekking tot de historische archieven van vergelijkbare instellingen.
3.1 Belangrijkste bepaling van het voorstel
Het voorstel voorziet in de onderbrenging door de instellingen van hun historische archieven bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence, Italië, waar zij voor het publieke toegankelijk worden gemaakt.
Rechtsgrondslag
De rechtsgrondslag van dit voorstel is artikel 352 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.
Verordening nr. 354/83 van de Raad en haar wijzigingsverordening uit 2003 zijn goedgekeurd uit hoofde van artikel 308 VEG, de voorloper van artikel 352 VWEU. Het huidige voorstel heeft geen gevolgen voor het doel van Verordening nr. 354/83, namelijk de openstelling van de archieven van de instellingen na 30 jaar. Het bepaalt alleen dat zij bij het EUI worden ondergebracht zodat de betrokken instellingen ze overeenkomstig de bestaande verordening voor het publiek toegankelijk hebben gemaakt. Hiermee wordt de bestaande situatie formeel bevestigd, aangezien de meeste instellingen die hun archieven hebben opengesteld deze reeds bij het EUI bewaren.
Artikel 3, lid 3, VEU stelt onder meer dat de Unie haar rijke verscheidenheid van cultuur eerbiedigt en toeziet op de instandhouding en de ontwikkeling van het Europees cultureel erfgoed. De historische archieven van de instellingen zijn deel van het Europees cultureel erfgoed en hun openstelling voor het publiek dient hoofdzakelijk academische, opvoedkundige en culturele doelen. De Unie is bevoegd om maatregelen aan te nemen om de acties van de lidstaten op deze gebieden te steunen, te coördineren of aan te vullen, maar de verdragen verlenen niet de benodigde bevoegdheden ten aanzien van de historische archieven van de instellingen.
Het gebruik van een andere rechtsgrondslag zou leiden tot een voorstel voor een nieuwe verordening met als gevolg dat alle bepalingen van Verordening nr. 354/83 van de Raad, inclusief haar grondbeginselen, ter discussie zouden worden gesteld. Dit zou het bovenbeschreven doel van het voorstel ver voorbijschieten.
De mogelijkheid om het voorstel op artikel 15, lid 3, VWEU te baseren is onderzocht, maar om de volgende redenen afgewezen:
Het primaire doel van de samenstelling van historische archieven is documenten te selecteren op basis van hun blijvende administratieve of historische waarde of hun bewijskracht om het historisch erfgoed van de instellingen te bewaren en te delen. De instellingen maken hun historische archieven na 30 jaar proactief toegankelijk voor het publiek en verschaffen aanvullende informatie om deze archieven in hun organisatorische en functionele context te kunnen plaatsen. Dit gaat veel verder dan het recht van het publiek op toegang tot documenten uit hoofde van artikel 15, lid 3 VWEU dat primair tot doel heeft goed bestuur te bevorderen en de participatie van burgers aan het besluitvormingsproces van de instellingen te waarborgen.
Het gebruik van artikel 15, lid 3, VWEU zou de werkingssfeer van de voorschriften voor de openstelling van de historische archieven beperken, daar de Europese Centrale Bank, de Europese Investeringsbank en het Europees Hof van Justitie, waarvoor nu Verordening nr. 354/83 geldt, voor de uitoefening van hun administratieve taken alleen onder een op die grond vastgestelde verordening zouden vallen.
Evenredigheidsbeginsel
Het voorstel is beperkt tot de bewaargeving door de instellingen van de historische archieven bij het EUI en de voorwaarden voor deze bewaargeving.
Keuze van instrumenten
Een verordening is het enige passende instrument om een degelijke juridische en financiële basis te scheppen voor het partnerschap tussen de EU en het EUI. Het voorstel betreft een beperkte wijziging van een bestaande verordening.
Het voorstel om de bewaargeving van de historische archieven bij het EUI verplicht te stellen, heeft geen nieuwe gevolgen voor de begroting op korte en middellange termijn. De gevolgen voor de begroting op lange termijn zijn naar verwachting niet groot.
De drie grootste instellingen, het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, evenals het Europees Economisch en Sociaal Comité, de Europese Rekenkamer en de Europese Investeringsbank bewaren hun historische archieven al bij het EUI. Het beheer van deze archieven in Florence wordt al sinds de eerste bewaargeving van archieven bij het EUI meer dan 25 jaar geleden uit de EU-begroting gefinancierd. Het financieel memorandum voorziet in de voortzetting van deze financiering. De kosten worden over de bewaargevende instellingen verdeeld naar rato van de door het EUI voor hun respectievelijke archieven uitgevoerde werkzaamheden.
De huisvesting voor de archieven en de kantoren van het personeel dat de archieven van het EUI beheert, worden door de Italiaanse regering ter beschikking gesteld.
Als gevolg van deze wijziging neemt het aantal bewaargevende instellingen toe. Aangezien de termijn voor de openstelling van de historische archieven 30 jaar is, zal er nog geruime tijd verstrijken voordat andere instellingen dan de instellingen die nu reeds hun archieven door het EUI laten bewaren, gevolgen van dit voorstel zullen ondervinden. Bovendien zal de toenemende digitalisering van het archiefmateriaal mogelijkheden tot schaalvoordelen scheppen bij de verwerking en verspreiding door het EUI.