Toelichting bij COM(2007)274 - Synthese van de beheersresultaten van de Commissie in 2006 - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2007)274 - Synthese van de beheersresultaten van de Commissie in 2006. |
|---|---|
| bron | COM(2007)274   |
| datum | 30-05-2007 |
|
52007DC0274
Mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement, de Raad en de Europese Rekenkamer - Synthese van de beheersresultaten van de Commissie in 2006 /* COM/2007/0274 def. */
[afbeelding - zie origineel document] COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN
COM(2007) 274 definitief
MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT, DE RAAD EN DE EUROPESE REKENKAMER
Synthese van de beheersresultaten van de Commissie in 2006
MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT, DE RAAD EN DE EUROPESE REKENKAMER
Synthese van de beheersresultaten van de Commissie in 2006
Inhoudsopgave
- Inleiding
- Brussel, 30.5.2007
- 2. DOOR MIDDEL VAN DE JAARLIJKSE ACTIVITEITENVERSLAGEN VERKREGEN ZEKERHEID
- 2.1. Direct gecentraliseerd beheer: een complex kader, een zware taak voor de Commissie
- 2.2. Gedeeld en indirect gecentraliseerd beheer: een grotere rol voor de lidstaten
- 2.3. Gezamenlijk beheer met internationale organisaties
- 2.4. Conclusie
- 3. HORIZONTALE VRAAGSTUKKEN
- 3.1. Goed bestuur
- Conclusie
- 3.2. Internecontrolesystemen en prestatiebeheer
- Conclusie
- 3.3. Financieel beheer
- Conclusie
- 3.4. Personeel
- Conclusie
- 3.5. IT
- 4. CONCLUSIES
- BIJLAGE 1
- STATE OF PLAY
- Internal control systems and performance management
- Governance
- Financial management
- DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. DG COMM by the end of -
- Human resources
- Continuity of operations
- BIJLAGE 2
- BIJLAGE 4
- 1. BASE LÉGALE
- 2. MÉTHODOLOGIE
- 3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL
- 4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES
- BIJLAGE 5
- AGRI 2.121.285,
- 23.038.784.
- AIDCO 6.549.996,
Elke directeur-generaal en elk diensthoofd brengt jaarlijks door middel van een activiteitenverslag verslag uit aan het College van commissarissen over de uitvoering van zijn of haar taken.
Met de goedkeuring van deze synthese neemt de Commissie de politieke verantwoordelijkheid op zich voor het management van haar directeuren-generaal en diensthoofden, op basis van de door hen in hun jaarlijkse activiteitenverslagen verstrekte zekerheid en gemaakte punten van voorbehoud, waarbij zij erkent dat meer inspanningen nodig zijn om een aantal tekortkomingen te verhelpen. Dit document vormt een aanvulling op het overzicht van de beleidsresultaten in 2006 dat de Commissie op 28 februari 2007 heeft goedgekeurd i.
In deze mededeling beschrijft de Commissie hoe zij haar managementtaken heeft vervuld, welke zekerheid de internecontrolesystemen bieden en wat de jaarlijkse activiteitenverslagen inhouden. Het verslag gaat in op de punten van voorbehoud van de directeuren-generaal en de diensthoofden en biedt een eerste analyse van de manier waarop de onderliggende tekortkomingen kunnen worden verholpen. Ten slotte worden standpunten behandeld die niet in de jaarlijkse activiteitenverslagen zijn verwoord en wordt ingegaan op een aantal belangrijke horizontale kwesties die aan de orde zijn gesteld door de directeur-generaal Begroting, de Intern Controleur, de Europese Rekenkamer, de Kwijtingsautoriteit of het Comité follow-up audit.
Na onderzoek van de jaarlijkse activiteitenverslagen, en met name de betrouwbaarheidsverklaringen die door iedere directeur-generaal en ieder diensthoofd zijn ondertekend, merkt de Commissie op dat alle gedelegeerde ordonnateurs vinden dat er redelijke zekerheid is over het correcte gebruik van de middelen (hoewel soms onder voorbehoud) en dat de toegepaste controleprocedures de nodige waarborgen bieden over de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Dit zijn twee belangrijke voorwaarden voor het afgeven van een betrouwbaarheidsverklaring.
Tegelijkertijd geven de gedelegeerde ordonnateurs aan dat er nog tekortkomingen zijn en maken zij op die punten een voorbehoud. In dit onderdeel wordt per begrotingsuitvoeringsmethode gekeken naar de belangrijkste punten op het gebied van de controle en naar de punten van voorbehoud.
In sommige gevallen lopen het oordeel van de Rekenkamer over de zekerheid die de controlesystemen bieden en dat van de verantwoordelijke directeuren-generaal uiteen. Dit komt deels voort uit een verschil van mening over soorten en gevolgen van fouten en over de beoordeling van tekortkomingen van het systeem, en deels uit de verschillende manier waarop wordt aangekeken tegen de werking van financiële correctiemechanismen, wat met name te maken heeft met het feit dat de Commissiediensten volgens een meerjarensysteem werken waarin fouten die in het ene jaar worden vastgesteld, in daarop volgende jaren kunnen worden gecorrigeerd, terwijl de Rekenkamer op grond van het Verdrag verplicht is jaarlijks een advies uit te brengen.
In alle gevallen waarin de Europese Rekenkamer en de directeur-generaal van mening verschillen, dient de directeur-generaal zijn mening in het volgende jaarlijkse activiteitenverslag toe te lichten.
De meeste interne beleidsmaatregelen worden direct door de Commissie beheerd overeenkomstig het desbetreffende basisbesluit of programma. Ondanks enige vorderingen met de wetgeving betreffende de programma's voor 2007-2013 gelden voor de uitvoering van de meeste programma's complexe regels, die inhouden dat de begunstigden de door hen gemaakte kosten declareren en terugbetaald krijgen; bovendien telt elk programma een groot aantal begunstigden. Dit stelt de Commissie voor een probleem, omdat zij de noodzaak van voldoende controle moet afwegen tegen de kosten van die controles.
In verschillende activiteitenverslagen wordt gewezen op fouten of inconsistenties van begunstigden van Gemeenschapssubsidies bij de berekening en opvoering van personeelskosten als directe kosten. Bovendien melden sommige directoraten-generaal dat sommige subsidieontvangers grote problemen hebben om deze personeelskosten te motiveren. Dit is een terugkerend probleem, dat de Commissie probeert te verhelpen door vaker met vaste bedragen en forfaitaire betalingen te werken, voor zover de nieuwe financiële voorschriften dat toelaten.
Voor 2006 hebben de directeuren-generaal voor Onderzoek, Informatiemaatschappij en Media, Ondernemingen en Energie en Vervoer een voorbehoud gemaakt ten aanzien van de nauwkeurigheid van de kostendeclaraties in het kader van het vijfde kaderprogramma voor onderzoek en technologische ontwikkeling . De Commissie merkt echter op dat de totale financiële gevolgen van de fouten volgens de materialiteitscriteria beperkt blijven en dat de betalingen met betrekking tot het vijfde kaderprogramma aflopen.
Voor het zesde kaderprogramma voor onderzoek en technologische ontwikkeling maakt zowel de directeur-generaal voor Onderzoek als die voor Informatiemaatschappij voor 2006 melding van onvoldoende bewijs uit controles achteraf. Dit is met name te wijten aan het feit dat er voor het eerste deel van de programmeringsperiode geen kaderovereenkomst was voor dergelijke controles. De Commissie heeft onmiddellijk krachtdadig op dit dubbele voorbehoud gereageerd met een actieplan voor:
- meer personeel voor controles achteraf en daarmee verband houdende functies. De jaarlijkse beleidsstrategie voor 2008 bepaalt niet alleen dat in 2007 38 onderzoeksposten worden herverdeeld om in de directoraten-generaal van de onderzoekfamilie de controle achteraf te verbeteren, maar ook dat er in 2008 mogelijk 12 nieuwe posten bijkomen;
- een gemeenschappelijke strategie en methode voor controles achteraf in alle onderzoeksafdelingen, met een nieuw geharmoniseerd steekproefsysteem waarmee, verspreid over meerder jaren, de populatie integraal wordt gecontroleerd aan de hand van een statisch betrouwbare selectiemethode. Deze strategie stelt de opsporing en correctie van systematische fouten bij belangrijke begunstigden voorop, terwijl tegelijkertijd een representatieve steekproef wordt gecontroleerd;
- meer coördinatie en integratie van controles achteraf in de familie 'onderzoek', onder meer door gemeenschappelijke audits;
- meer controles achteraf en een beter evenwicht tussen interne en uitbestede werkzaamheden. De Commissie zal in 2007 300 controles achteraf verrichten voor het zesde kaderprogramma, tegen 45 in 2006;
- systematischer toezicht op en follow-up van de controleresultaten door het management.
Het Comité follow-up audit heeft de 'onderzoeks'directoraten-generaal ook verzocht verdere vereenvoudigingen door te voeren en de mogelijkheden om gebruik te maken van vaste bedragen en forfaitaire betalingen in het zevende kaderprogramma voor onderzoek en technologische ontwikkeling ten volle te benutten.
De Commissie wijst erop dat fouten in kostendeclaraties voornamelijk het gevolg zijn van de complexe regelgeving, en met name van het feit dat begunstigden de werkelijke personeelskosten moeten declareren. Deze vereiste zal voor problemen blijven zorgen bij de betalingen in het kader van het zesde kaderprogramma, ook al leidt de verscherpte controle achteraf tot meer verbeteringen, met name in het geval van systematische fouten, als de controleresultaten worden toegepast op niet-gecontroleerde projecten en begunstigden die systematische fouten niet corrigeren, een schadevergoeding krijgen opgelegd.
De betalingen in het kader van het zevende kaderprogramma vallen onder de nieuwe procedures: voor begunstigden die aan meerdere projecten deelnemen wordt waar mogelijk voortaan gewerkt met een voorafgaande controle van de kostenberekeningsmethode en met gemiddelde personeelskosten, voor zover dat in overeenstemming is met de beginselen van gezond financieel beheer. Daarnaast zullen 'overeengekomen procedures' worden gevolgd door de controleurs van de begunstigden van subsidies uit het zevende kaderprogramma, zodat de controles vergelijkbaar zijn en de Commissie een basis heeft om te oordelen over de subsidiabiliteit van de uitgaven en de naleving van de regels. Certificeerders hoeven niet langer een oordeel te vellen over de subsidiabiliteit van de kosten maar alleen feitelijke informatie te verschaffen op basis waarvan de Commissie oordeelt over de subsidiabiliteit van de uitgaven.
Bij gedeeld beheer en indirect gecentraliseerd beheer spelen beheer en controle zich op verschillende niveaus af. De Commissie verkrijgt zekerheid uit verschillende bronnen, zoals de certificering door nationale instanties, jaarlijkse uitvoerings- en controleverslagen, controleresultaten van de lidstaten of van de Europese Rekenkamer en uiteraard de controles van de Commissie zelf.
De directeuren-generaal voor Regionaal Beleid, Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Gelijke Kansen en Landbouw en Plattelandsontwikkeling hebben een voorbehoud gemaakt vanwege het ontbreken van redelijke zekerheid als gevolg van de tekortkomingen in het beheers- en controlesysteem, vooral bij programma's of maatregelen in het Verenigd Koninkrijk, Spanje, Zweden, Slowakije, Slovenië, Letland, Italië en Griekenland en bij de programma's in het kader van het communautair initiatief Interreg. Voor alle drie de directoraten-generaal is met het voorbehoud een beperkt bedrag gemoeid: waar het om gaat is het gebrek aan zekerheid over de wettigheid en de regelmatigheid van bepaalde onderliggende transacties. De directeuren-generaal hebben besloten een voorbehoud te maken omdat een aantal belangrijke onderdelen van het beheers- en controlesysteem van de lidstaten systematische tekortkomingen vertonen. Zij merken op dat deze problemen al jaren bestaan en dat de verantwoordelijke autoriteiten niet de door de Commissie geëiste maatregelen hebben genomen, waardoor de reputatie van de Commissie gevaar loopt.
Om het financiële risico voor de EU-begroting af te schermen zijn gerichte actieplannen opgesteld om de problemen op te lossen, waarbij de verantwoordelijke nationale autoriteiten de nodige corrigerende maatregelen moeten nemen. Zo nodig zullen financiële correcties worden toegepast, met name wanneer de lidstaten niet zelf de gewenste corrigerende maatregelen nemen om het risico voor het Gemeenschapsgeld te ondervangen. Deze financiële correcties zullen in sommige gevallen worden berekend op basis van een extrapolatie van kwantificeerbare onregelmatigheden uit afzonderlijke dossiers die zich waarschijnlijk in vergelijkbare gevallen ook zullen voordoen, terwijl bij systematische tekortkomingen een forfaitaire correctie zal worden vastgesteld. In bepaalde gevallen is de opschorting van betalingen al overwogen, op gang gebracht of toegepast bij de uitvoering van de begroting 2006.
Het oplossen van de problemen met de gebrekkige toepassing van het geïntegreerd beheers- en controlesysteem (GBCS) in Griekenland, ten aanzien waarvan al sinds 2002 een voorbehoud wordt gemaakt, staat hoog op de prioriteitenlijst van de Commissie. In de periode 1999-2006 kreeg deze lidstaat in totaal voor 479 miljoen euro i aan financiële correcties opgelegd, een bedrag dat overeenkomt met het financiële risico dat voorvloeit uit de vastgestelde tekortkomingen. Dergelijke correcties zullen worden opgelegd zolang dat nodig is. De Commissie heeft in maart 2007 voorgesteld de verordening i over de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid te wijzigen om een doeltreffender manier in te voeren waarop de Commissie betalingen aan een lidstaat kan verminderen of opschorten bij ernstige en voortdurende tekortkomingen. De nationale instanties die bij dit geval betrokken zijn, hebben een actieplan opgesteld dat de Commissie van nabij zal volgen.
De Commissie heeft verder gewerkt aan de invoering van een single audit bij gedeeld beheer , zoals zij heeft aangegeven in haar voortgangsverslag over het actieplan van de Commissie voor een geïntegreerd internecontrolekader i en in de jaarlijkse activiteitenverslagen. De Commissie heeft bijvoorbeeld de controletaken duidelijker omschreven en het toezicht op de betaal- en certificeringsorganen verscherpt. Voor de Structuurfondsen heeft de Commissie maatregelen genomen om de coördinatie van controlenormen en de verspreiding van beproefde methoden te bevorderen. Naar het voorbeeld van de eerste nationale verklaring van Nedeland over de besteding van EU-geld zal de Commissie ook steun blijven geven aan de verschillende nationale initiatieven op het gebied van nationale verklaringen over het gebruik van de middelen van de Europese Unie. Het nieuwe Financieel Reglement bepaalt in dit verband dat de lidstaten op het daartoe geëigende niveau jaarlijks een overzicht moeten uitbrengen van de beschikbare controles en verklaringen. Voor landbouw geldt deze verplichting al voor de sectorspecifieke wetgeving sinds 2006 i.
Gezien het meerjarig karakter van de Structuurfondsen houdt de Commissie gedurende de hele programmeringsperiode toezicht, vanaf de planning tot de afsluiting van de programma's. De controles zijn dus ook vanuit een meerjarige invalshoek opgezet, waarbij gedurende de gehele programmeringsperiode tekortkomingen worden vastgesteld en verholpen en op basis daarvan al dan niet redelijke zekerheid wordt verkregen over de wettigheid en de regelmatigheid van de uitgaven. In het kader van het actieplan voor een geïntegreerd internecontrolekader zal in 2007 de doeltreffendheid van meerjarige correctiesystemen onder de loep worden genomen.
De directeur-generaal voor Justitie, Vrijheid en Veiligheid heeft tekortkomingen geconstateerd in sommige beheers- en controlesystemen in Italië en de directeur-generaal voor Onderwijs en Cultuur heeft gebreken vastgesteld bij enkele nationale instanties die betrokken zijn bij het indirect gecentraliseerd beheer. De Commissie verscherpt haar toezicht. In het eerst geval zijn alle betalingen in 2006 opgeschort. In het tweede geval heeft de Commissie op basis van de programma's Een leven lang leren en Jeugd in actie nieuwe regels i vastgesteld voor het aanwijzen van nationale organen en het ongedaan maken daarvan, de voorafgaande en jaarlijkse betrouwbaarheidsverklaring van de nationale instanties en de controles op basis van de 'single audit'. Tevens zullen de nationale organen betere instructies en specifieke opleidingen krijgen. Vereenvoudigingsmaatregelen zoals een ruimer gebruik van forfaitaire bedragen zullen het risico op fouten naar verwachting verder beperken.
De Commissie zal het toezicht op de nationale organen verscherpen door de nationale autoriteiten meer verantwoordelijkheid te geven voor het beheer van EU-geld in het kader van indirect gecentraliseerd beheer en de 'single audit'-aanpak voor controles en audits in te voeren en zo deze tekortkomingen te verhelpen.
Voor beheerstaken die zijn gedelegeerd aan internationale organisaties is er een degelijk referentiekader in de vorm van overeenkomsten met deze organisaties, met name de Financiële en Administratieve Kaderovereenkomst (FAFA) die de Commissie in april 2003 heeft gesloten met het secretariaat van de Verenigde Naties en waar verschillende gespecialiseerde organen zich later ook bij hebben aangesloten. Er wordt nog gewerkt aan de verdere verheldering van bepaalde clausules.
Omdat steeds meer EG-geld via dit kanaal wordt beheerd, is de Commissie bezig meer controles te verrichten op het beheer van het geld dat samen met de VN-organen wordt beheerd. Dit strookt met het standpunt van de intern controleur van de Commissie over de uitvoering van de overeenkomst.
De nieuwe financiële voorschriften bieden meer duidelijkheid en betere mogelijkheden voor toezicht en waarborgen betreffende de uitvoering van de taken die in het kader van het gezamenlijk beheer aan internationale organisaties zijn toevertrouwd.
Een eerder gemaakt voorbehoud ten aanzien van de EU-bijdrage aan UNMIK Pijler IV in Kosovo is weggenomen doordat in 2006 bedragen zijn teruggevorderd en een nieuwe overeenkomst met de VN is gesloten, waarin de taken duidelijker zijn verdeeld.
De FAFA biedt het referentiekader waaraan dringend behoefte was bij de samenwerking tussen diverse partners aan beide kanten van het EG-VN-partnerschap. Omdat het een betrekkelijk nieuw instrument is, hebben de partijen bij de overeenkomst gemeenschappelijke werkgroepen opgezet die zich met de toepassing bezighouden en praten de Commissie en de VN nog over opleidingsinitiatieven en gemeenschappelijke verslagleggings-, verificatie- en zichtbaarheidsrichtsnoeren.
De Commissie merkt op dat 15 directeuren-generaal in totaal 20 punten van voorbehoud hebben gemaakt in 2006 (tegen 31 in 2005). Zij gaat ervan uit dat dit betekent dat belangrijke tekortkomingen die in het verleden zijn vastgesteld, nu verholpen zijn en dat de Commissie in 2006 verdere vorderingen heeft geboekt bij het verbeteren van haar beheer.
Voor elk voorbehoud hebben de gedelegeerde ordonnateurs zich ertoe verbonden actieplannen uit te voeren om de onderliggende tekortkomingen te verhelpen. Het College zal toezicht houden op de uitvoering van de corrigerende maatregelen.
Het is van wezenlijk belang dat afdoende zekerheid wordt verkregen van intermediaire organen die namens of samen met de Commissie EU-geld beheren. Het is eveneens belangrijk om systematisch de regelgeving inzake corrigerende maatregelen toe te passen en over te gaan tot terugvordering, opschorting van betalingen en financiële correcties wanneer ernstige tekortkomingen worden geconstateerd ten aanzien van de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen.
- Bestuursverklaring
De intern controleur vindt dat de bestuursstructuur van de Commissie een degelijke basis heeft. Niettemin heeft hij voorgesteld voor meer transparantie te zorgen. De Commissie is het hiermee eens en zal, in de vorm van een korte, toegankelijk tekst die op de Europa website wordt geplaatst, een bestuursverklaring uitbrengen waarin zij voor burgers en belanghebbenden uiteenzet wie binnen de Commissie welke taken heeft en hoe daarover verantwoording wordt afgelegd.
- Uitbesteding en agentschappen
Uitvoerende agentschappen worden behandeld in bijlage 3 bij deze synthese.
Sinds de jaren zeventig van de vorige eeuw zijn er dertig regelgevende agentschappen opgericht. In februari 2005 i heeft de Commissie een ontwerp voor een Interinstitutioneel Akkoord ingediend om een kader te creëren voor de oprichting, de structuur, de werking, de evaluatie en de controle van Europese regelgevende agentschappen. Vervolgens zat er weinig schot in de onderhandelingen, maar de inhoudelijke discussie is eind 2006 weer begonnen in de Raad.
Vereenvoudiging
Naar aanleiding van het voortgangsverslag over de hervorming van december 2005 i heeft de Commissie een aantal punten aangewezen voor vereenvoudiging en stroomlijning, zoals de toewijzing van personeel, interne coördinatie, internecontrolenormen, financieel beheer en IT-instrumenten en -prioriteiten. In mei heeft de Commissie een mededeling over de vereenvoudiging van de procedures voor het personeel goedgekeurd en een taskforce opgericht die het personeel moet raadplegen en maatregelen moet voorstellen om de administratieve procedures te vereenvoudigen en de dienstverlening aan het personeel te verbeteren. Als modelproject zijn sommige centrale diensten begonnen met interne effectbeoordelingen. Dit zou kunnen worden uitgebreid tot alle nieuwe of herziene activiteiten, zodat die eenvoudig, efficiënt en effectief kunnen worden uitgevoerd en geen overbodige administratieve rompslomp veroorzaken.
Op het gebied van het financieel beheer hebben de nieuwe financiële voorschriften (herzien Financieel Reglement en uitvoeringsvoorschriften) voor de volgende vereenvoudiging gezorgd: voor kleine subsidies en contracten hoeven minder documenten te worden overgelegd, medefinanciering in natura wordt gemakkelijker (bijvoorbeeld onbezoldigde werkzaamheden door externe partners van de begunstigde), financiële garanties kunnen achterwege blijven na een risicobeoordeling per geval, het bedrag waarboven begunstigden een accountantsverklaring moeten overleggen is verhoogd, en er is meer transparantie door de publicatie van alle begunstigden van Gemeenschapsgeld, ongeacht de organisatie of instantie die de begroting uitvoert.
De vereenvoudiging van de wetgeving is echter minder ver doorgevoerd dan misschien was gehoopt. Hoewel de volgende programmeringsperiode niet direct voor de deur staat, moeten de diensten alvast beginnen met de voorbereidingen voor verdere vereenvoudiging in de toekomst.
- Transparantie-initiatief
In overeenstemming met het Europees Transparantie-initiatief zullen de gegevens over de begunstigden van geld dat onder gedeeld beheer valt, worden gepubliceerd. De Commissie is ervan overtuigd dat transparantie over financiële zaken een belangrijke rol speelt bij de controleerbaarheid van de besteding van EU-geld.
- Continuïteit van de werkzaamheden
In 2006 werd een werkdocument i opgesteld over het beheer van de continuïteit van de werkzaamheden binnen de Commissie, om ervoor te zorgen dat in geval van een ontregelende gebeurtenis de essentiële diensten niet stil komen te liggen.
- Ethiek
Als onderdeel van een breder pakket maatregelen om aandacht te vragen voor ethiek en integriteit heeft de Commissie een dag over ethiek georganiseerd voor het personeel.
- Interne controle
In maart 2006 heeft de intern controleur het eerste overzichtsrapport over de follow-up van de controleaanbevelingen uitgebracht, waarin wordt geconstateerd dat weliswaar enige vooruitgang is geboekt, maar de helft van de kritische en uiterst belangrijke aanbevelingen niet voor de streefdatum is opgevolgd. Het Comité follow-up audit, dat jaarlijks bij het College verslag moet uitbrengen over de follow-up die de diensten van de Commissie hebben gegeven aan de aanbevelingen van de intern controleur, heeft de kabinetten erop gewezen dat sommige afdelingen achterlopen en hun gevraagd deze follow-up van nabij te volgen. Het Comité follow-up audit zal in 2007 nog meer toezicht houden op deze follow-up.
De Commissie wijst erop dat de gecontroleerde diensten actieplannen hebben opgesteld om alle aanvaarde DIA-aanbevelingen op te volgen en dat deze plannen al voor een groot deel zijn uitgevoerd. Zij zal voortbouwen op de vorderingen die in 2006 zijn gemaakt om ervoor te zorgen dat alle aanbevelingen tijdig worden opgevolgd. Zij zal de contacten tussen controleurs en gecontroleerden bevorderen. Dat moet ervoor zorgen dat meer wederzijds begrip ontstaat, dat de controleur gerichte aanbevelingen formuleert en dat de diensten prioriteit geven aan de opvolging van de aanbevelingen binnen de gestelde termijn.
In zijn jaarverslag over 2006 heeft de intern controleur aangedrongen op een betere coördinatie van de controleplanning en zich positief uitgelaten over de inspanningen om de interne auditteams bij de diensten van de Commissie professioneler te maken. De internecontrolestructuur van de Commissie wordt steeds sterker en biedt de instelling steeds meer zekerheid.
De Commissie is van mening dat zij nu over een stabiele en volwassen bestuursstructuur beschikt, die zij zal toelichten in een bestuursverklaring. Tegelijkertijd blijft zij streven naar meer transparantie, doeltreffendheid en vereenvoudiging. De uitvoerende agentschappen, waarop de Commissie streng toezicht houdt, maken een integrerend deel uit van de bestuursstructuur. Niettemin acht de Commissie het van groot politiek belang dat er één enkel bestuurskader komt voor de regelgevende agentschappen. De Commissie steunt de intern controleur in zijn streven om aan het einde van de programmeringscyclus 2007-2009 een eerste algemeen advies uit te brengen over de internecontrolesystemen van de Commissie en stimuleert zoveel mogelijk de samenwerking tussen de interne-auditteams en de intern controleur.
- Het internecontrolekader van de Commissie
In 2006 heeft de Commissie haar internecontrolekader verder verbeterd. De lopende herziening van de internecontrolenormen moet meer duidelijkheid bieden, tot vereenvoudiging leiden en tot gevolg hebben dat controles gemakkelijker kunnen worden aangepast aan de omstandigheden bij de verschillende diensten en dus effectiever verlopen.
In het overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de interne controle bij de directoraten-generaal en de diensten van de Commissie wordt opgemerkt dat in 2006 grote vorderingen zijn geboekt met het opzetten van internecontrolestructuren en het verrichten van controles, maar ook dat er nog verder moet worden gewerkt aan de beheersinformatie, de vereenvoudiging van de wetgeving, controlestrategieën en de kwaliteit van de jaarlijkse activiteitenverslagen. De intern controleur heeft aanbevelingen gedaan voor verdere verbeteringen op het gebied van de controles achteraf, IT en de toepassing van nieuwe boekhoudregels en contractbeheer.
- Risicobeheer
De Commissie heeft in 2006 grote vooruitgang geboekt met de verdere integratie van risicobeheer in de strategische planning. In de jaarlijkse managementplannen worden de resultaten geschetst van de risicoanalyse en in de jaarlijkse activiteitenverslagen wordt aangegeven of deze risico's zich in de loop van het jaar hebben voorgedaan, hoe daarop is gereageerd en welke risico's er nog bestaan en waarom. De Commissie zal verder werken aan een coherente risicopresentatie en ervoor zorgen dat er onmiddellijk actieplannen op het gebied van risicobeheer worden opgesteld en uitgevoerd. Voortbouwend op de risicobeheersmethode uit de mededeling over een effectief en coherent risicobeheer in de diensten van de Commissie i en op een modelproject uit 2006 heeft de Commissie een systeem opgezet om horizontale risico's, die beter door een groep diensten dan door afzonderlijke diensten kunnen worden ondervangen, door middel van peer reviews op te sporen, te beoordelen en te beheren.
- Prestatiebeheer
De richtsnoeren die de diensten hebben gekregen voor het opstellen van het jaarlijks managementplan en het jaarlijks activiteitenverslag hebben ertoe geleid dat meer aandacht wordt besteed aan de resultaten voor de begunstigden en belanghebbenden en aan het effect van het optreden van de Commissie op de samenleving in de EU als geheel.
Voor de jaarlijkse activiteitenverslagen over 2006 is een beknopt model ontwikkeld dat tot een coherente presentatie van de controlestructuren en de zekerheidsgrondslagen moet leiden, maar het wordt nog niet door alle directoraten-generaal en diensten gebruikt. Naar verwachting zal het model echter in de loop van de tijd meer inzicht bieden in controlestructuren en zekerheidsgrondslagen, tekortkomingen helpen signaleren en verbeteringen helpen formuleren.
Hoewel meer diensten wettigheids, regelmatigheids- en prestatie-indicatoren hebben opgenomen in hun jaarlijks activiteitenverslag (2006), moeten dergelijke indicatoren verder worden ontwikkeld om tot een coherente werkwijze per dienstenfamilie te komen.
De kwaliteit van de jaarlijkse activiteitenverslagen moet verder worden verbeterd: controlestrategieën en -resultaten moeten helder en eenvoudig worden beschreven en actieplannen en het verwachte effect daarvan moeten uitvoerig worden belicht.
- Actieplan voor een geïntegreerd internecontrolekader
De resultaten van het actieplan zijn tot nu toe over het algemeen positief. Hoewel sommige maatregelen vertraging hebben opgelopen, is de Commissie van mening dat de doelstelling nog steeds kan worden gerealiseerd: eind 2007 de basis hebben gelegd om het foutenrisico goed te beheren en meer zekerheid te bieden, zoals in het actieplan wordt beoogd. De resultaten van de acties zullen geleidelijk aan zichtbaarder en aantoonbaarder worden, in eerste instantie in de vorm van een transparantere en duidelijkere controleaanpak. Betere correctie en preventie zou tot een lager foutenpercentage moeten leiden.
Op basis van de ervaringen zijn sommige acties bijgesteld zodat ze meer bijdragen tot grotere zekerheid, waarbij de klemtoon ligt op direct gecentraliseerd beheer en een uitvoerige kosten-baten-risicoanalyse is gemaakt van de controles. De fundamenten zullen eind 2007 zijn gelegd, dus vanaf dan kan het gewenste effect van het geïntegreerd internecontrolekader op de zekerheid zich beginnen af te tekenen. In het voortgangsverslag over het actieplan van de Commissie voor een geïntegreerd internecontrolekader wordt er echter op gewezen dat er nog een aantal belangrijke knelpunten zijn.
Er zijn maatregelen genomen om de controles achteraf op veel gebieden te verscherpen, er zijn actieplannen opgesteld met corrigerende maatregelen en de vorderingen op dit gebied worden nu nauwlettend gevolgd. Dat neemt niet weg dat de directeur-generaal voor Communicatie een voorbehoud heeft gemaakt vanwege het ontbreken van een gestructureerd controlesysteem voor controles achteraf; de Commissie zal in 2007 nagaan of dit systeem is opgezet.
Strengere controle moet gepaard gaan met een meer gecoördineerde aanpak in elk van de dienstenfamilies, zoals voor onderzoek en de Structuurfondsen al het geval is.
Op het gebied van de Structuurfondsen wordt geleidelijk meer coördinatie ingevoerd, waarbij ook de steekproefmethoden van de lidstaten voor de programmeringsperiode 2007-2013 worden geharmoniseerd.
Het netwerk van controles achteraf heeft in 2006 opnieuw zijn nut bewezen voor het uitwisselen van beproefde methoden tussen de controle-instanties. Belangrijkste punten die werden besproken waren het ontwikkelen van steekproefmethoden die redelijke zekerheid opleveren, de follow-up van controles en manieren om sancties toe te passen.
De Commissie is van mening dat per activiteit een totaalvisie moet worden ontwikkeld op internecontroleactiviteiten, waarvan alle controleaspecten en –niveaus deel uitmaken. Er moet een kosteneffectief evenwicht zijn tussen de verschillende controlemaatregelen en controleresultaten moeten goed worden opgevolgd, waarbij gezamenlijk actie wordt ondernomen om vastgestelde tekortkomingen te verhelpen.
De Commissie zal de toepassing van integrale controlestrategieën en –methoden nauwlettend volgen en toezien op een coherente aanpak van controles achteraf per dienstenfamilie, zodat: i de controlestrategieën worden geformaliseerd en precieze doelstellingen bevatten; i de resultaten van de controles op alle niveaus worden weergeven dankzij heldere monitoring en verslaglegging; i de taakverdeling tussen de betrokkenen en de samenwerking tussen de diensten duidelijk worden omschreven en toegepast.
De Commissie zal erop toezien dat alle gedelegeerde ordonnateurs altijd gebruikmaken van het model zodat in de jaarlijkse activiteitenverslagen 2007 het verband tussen controlesystemen en zekerheid duidelijker is, en dat zij zoals gepland indicatoren toepassen voor de wettigheid en de regelmatigheid van de transacties om meer zekerheid te bieden.
De Commissie zal toezicht blijven houden op het systeem voor gestructureerde controles achteraf dat door de directeur-generaal voor Communicatie is opgezet, evenals op het actieplan voor controles achteraf in de onderzoeksfamilie.
- Boekhouding
De Commissie stelt met genoegen vast dat de Rekenkamer onder voorbehoud een positieve betrouwbaarheidsverklaring voor de rekeningen van 2005 heeft afgegeven, de eerste die volgens het nieuwe boekhoudsysteem op transactiebasis zijn opgesteld.
Er wordt verder gewerkt aan de toepassing van de nieuwe boekhoudregels bij het opstellen van de jaarrekening 2006. Wat de kwaliteit van de boekhoudgegevens betreft zijn de controleomstandigheden verder verbeterd. Bij de validering van de lokale systemen in 2006 merkt de rekenplichtige op dat de diensten in het algemeen voldoende maatregelen hebben genomen om de problemen die in het vorige jaarverslag aan de orde waren gesteld, te verhelpen. Tevens wijst hij op de grote vooruitgang die is geboekt bij de twee directoraten-generaal waarvan de validering in 2005 was opgeschort.
Dankzij de invoering van de boekhouding op transactiebasis in de delegaties in januari 2007 en de verbeterde interne controle konden de punten van voorbehoud van de voorgaande jaren ten aanzien van de administratieve uitgaven in de EU-delegaties, worden opgeheven.
Voor de eerste keer zal de rekenplichtige de definitieve rekeningen voor 2006 aftekenen en verklaren dat hij redelijke zekerheid heeft dat de rekeningen een getrouw beeld geven van de financiële situatie van de instelling.
- Contractbeheer
Bij de controles die in 2006 werden verricht, heeft de intern controleur vastgesteld dat het contractbeheer op sommige punten voor verbetering vatbaar is. In december 2006 is een horizontale werkgroep opgezet, die een nieuwe methode heeft voorgesteld voor koopcontracten voor gebouwen. Met het nieuwe Financieel Reglement zijn voor contracten van geringe waarde ook de procedures en de vereisten betreffende de over te leggen documenten vereenvoudigd.
De Commissie merkt op dat de transparantie en de controleerbaarheid zijn toegenomen dankzij het boekhoudsysteem op transactiebasis. Zij zal een aantal concrete maatregelen treffen om de regels voor begunstigden van subsidies en contractanten te vereenvoudigen.
- Geïntegreerd personeelsbeleid
De intern controleur verklaart nadrukkelijk dat een langetermijnstrategie voor het personeelsbeheer van groot belang voor een doeltreffende toewijzing van personeel.
De Commissie zal zich meer proactief opstellen bij de toewijzing van personeel door de bestaande en de toekomstige kennis en kunde van het personeel en de personeelsbehoeften van de diensten bij te houden. De Commissie heeft een programma opgezet voor permanente bijscholing voor alle leden van het personeel van de Commissie, zodat deskundig personeel kan worden aangetrokken, verder opgeleid en behouden.
Een ander belangrijk aspect van strategisch personeelsbeheer is het verzamelen en beoordelen van personeelsgegevens die kunnen worden gebruikt in de systemen waarmee kan worden beantwoord aan externe verzoeken om gebruik te maken van personeel van de Commissie.
Op verzoek (2006) van het Europees Parlement heeft de Commissie een verslag opgesteld [SEC(2007) 530] met een analyse van de personeelsbehoeften tot 2013, waaruit blijkt dat in alle prioritaire behoeften die losstaan van de uitbreiding zal worden voorzien door middel van herverdelingen van personeel binnen en tussen de diensten.
- Indienstneming van nieuwe ambtenaren uit de EU-10 lidstaten
Voor administratief personeel zijn de ambitieuze doelstellingen voor de indienstneming (2004-2006) van ambtenaren uit de EU-10 lidstaten in 2006 gehaald, voor het middelmanagement grotendeels (77% van het streefgetal). De indienstneming van leidinggevenden verloopt naar tevredenheid. Sommige profielen of nationaliteiten blijven achter, voornamelijk omdat de vergelijkende onderzoeken te weinig kandidaten hebben opgeleverd. Het Europees Bureau voor personeelsselectie werkt momenteel aan een betere voorlichtings- en communicatiestrategie. De Commissie heeft een toezichtsmechanisme ingesteld om ervoor te zorgen dat de streefcijfers voor de indienstneming van ambtenaren uit de EU-12 lidstaten in 2007 worden gehaald.
De Commissie wil de streefcijfers voor de indienstneming van ambtenaren uit de EU-12 lidstaten halen. Zij heeft haar toekomstige personeelsbehoeften geïnventariseerd en blijft proberen vooruit te lopen op toekomstige knelpunten die een efficiënte en moderne dienstverlening kunnen belemmeren.
Voor de tweede keer werd een voorbehoud gemaakt in verband met het risico dat de ontoereikende infrastructuur van het gebouw van het rekencentrum oplevert, niet zozeer voor de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen, als wel voor de continuïteit van de activiteiten. Daarnaast heeft de intern controleur erop gewezen dat er verbeteringen nodig zijn op het gebied van de gebouwen, gegevensbeveiliging, noodherstelplannen en continuïteit van de dienstverlening. Een ander punt dat naar voren werd gebracht was de planning van IT-projecten, waarover werd besloten zo doelmatig mogelijk tewerk te gaan door prioriteiten te stellen voor organisatiebrede projecten.
De Commissie staat volledig achter de meerjarenstrategie om te zorgen voor een veilige behuizing van de reken- en communicatiecentra van de Commissie in Brussel en Luxemburg. Er zijn verbeteringsmaatregelen vastgesteld die in 2007 moeten worden uitgevoerd.
De Commissie is van oordeel dat de bestaande internecontrolesystemen, binnen de in de jaarlijkse activiteitenverslagen voor 2006 beschreven grenzen, redelijke zekerheid verschaffen over de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen, waarvoor de Commissie krachtens artikel 274 van het EG-Verdrag verantwoordelijk is. Zij erkent echter dat verdere inspanningen nodig zijn om een aantal tekortkomingen te verhelpen, met name die ten aanzien waarvan de gedelegeerde ordonnateurs een voorbehoud hebben gemaakt.
De Commissie zal ervoor zorgen dat haar gedelegeerde ordonnateurs zich ervoor blijven inzetten dat de redelijke zekerheid in de verklaringen bij de jaarlijkse verslagen wordt geschraagd door passende internecontrolesystemen.
2006 Synthesis’ multiannual objectives
This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.
New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .
Subject Objective Initiative(s) to meet the objective Responsible service(s) and timetable Progress made in
Internal control 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed.
Revision of internal control standards to enhance effectiveness DG BUDG by the end of Ongoing.
Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007.
Annual activity reports and Synthesis 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. All services in the 2007 annual reporting exercise. Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs.
With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework.
Risk manage-ment 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP.
The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks.
Objectives and indicators 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators.
Subject Objective Initiative(s) to meet the objective Responsible service(s) and timetable Progress made in
Internal audit recommen-dations 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. All services Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, 'Issue track' system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services.
Regula-tory agencies 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006.
Inter-service arrange-ments 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support.
Reservations 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. Concerned DGs. Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs.
Subject Objective Initiative(s) to meet the objective Responsible service(s) and timetable Progress made in
Integrated internal control frame-work 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. All services Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6.
Ex-ante and ex-post controls 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework.
Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future.
DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. DG COMM by the end of -
Accounts 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006.
The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality.
Financial simplifica-tion 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework.
To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted.
Subject Objective Initiative(s) to meet the objective Responsible service(s) and timetable Progress made in
Simplifica-tion 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled 'Human Resources Management: simplifying procedures for staff' and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007.
In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. DG ADMIN by the end of Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008.
Staff skills 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. DG ADMIN by the end of Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions.
The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme).
The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities.
The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors.
Subject Objective Initiative(s) to meet the objective Responsible service(s) and timetable Progress made in
Business continuity 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008.
The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service.
Reservations 2006, 2005, 2004, 2003
IEEA
PHEA
EACEA
Total
By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.
The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:
- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies i; it is further set out in the act of delegation itself.
- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.
- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.
- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.
- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.
- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.
The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.
Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006
L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.
L'article 54 ME ayant été amendé par la révision 'autonome' des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure 'normale') soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.
Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.
En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.
3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG 'action extérieures'
Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.
La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.
Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme 'notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution', quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.
Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.
Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.
3.2. Les 3 DG 'actions extérieures'
Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.
La proportion moyenne pour les 3 DG 'actions extérieures' du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.
Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat ' cadre ' un nombre élevé de contrats ' spécifiques ', réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.
Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.
En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.
Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une 'politique de gestion de produit' dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.
Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.
Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)
In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.
The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.
EC budget:
Directorate-General/Service Amount of waivers in € Number of waivers
AIDCO 6.800.808,
COMP 2.450.000,
EACEA 100.000,
ELARG 1.372.283,
EMPL 124.066,
ENV 127.146,
FISH 713.429,
INFSO 6.860.395,
RTD 851.067,
TREN 1.518.302,
European Development Fund:
Directorate-General/Service Amount of waivers in € Number of waivers
genoemd敢牤条瘠湡㐠ㄵ涠汩潪湥斠牵獩戠橩敧瑳汥湥漠癭瑡渠⁵潯敤洠敥瑳爠捥湥整挠牯敲瑣敩楤敤䌠浯業獳敩䜠楲步湥慬摮栠敥瑦漠杰汥来楢敂捳楨歫湩〲㜰㈯㌴䔯⁇慶㠱愠牰汩㈠㤹‷倨ꁂꁌ〱‶慶㐲㐮㈮〰ⰷ戠穬㔵⸩ȍ嘉牥牯敤楮杮渠ㄠ㤲⼰〲㔰瘠湡搠慒摡മं佃⡍〲㜰 㘸攠䕓⡃〲㜰 ㄳ⸱ȍ嘉牥牯敤楮杮渠ㄠ㤲⼰〲㔰瘠湡搠慒摡攠牡楴敫ⰷ氠摩㔠慶敖潲摲湥湩䔨⥇渠㠠㔸㈯e bedrag van 451 miljoen euro is bijgesteld en omvat nu ook de meest recente correcties die de Commissie Griekenland heeft opgelegd bij Beschikking 2007/243/EG van 18 april 2997 (PB L 106 van 24.4.2007, blz. 55).