Artikelen bij COM(2001)354 - Nieuw kader voor praktische samenwerking in verband met het voorlichtings- en communicatiebeleid van de EU - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2001)354 - Nieuw kader voor praktische samenwerking in verband met het voorlichtings- en communicatiebeleid van de EU. |
|---|---|
| document | COM(2001)354   |
| datum | 28 juni 2001 |
|
52001DC0354
Mededeling van de Commissie aan de Raad, het Europees Parlement, het Economisch en Sociaal Comite en het Comite van de Regio's betreffende een nieuw kader voor praktische samenwerking in verband met het voorlichtings- en communicatiebeleid van de Europese Unie /* COM/2001/0354 def. */
Mededeling van de Commissie aan de Raad, het Europees Parlement, het Economisch en Sociaal Comite en het Comite van de Regio's betreffende een nieuw kader voor praktische samenwerking in verband met het voorlichtings- en communicatiebeleid van de Europese Unie
INHOUD
Inleiding
I. Samenwerking tussen de instellingen en met de lidstaten
I.1. Een open kader voor samenwerking tussen de Europese Commissie en het Europees Parlement
I.1.1 De Interinstitutionele Groep voor Voorlichting (IGV)
I.1.2 De operationele diensten van de Europese Commissie en het Europees Parlement
I.1.3 Samenwerking in de praktijk - Vertegenwoordigingen en Externe bureaus
I.2 Een nieuw kader voor samenwerking met de Raad, de andere instellingen, de lidstaten en de nationale Parlementen
II. Voorlichtings- en communicatiediensten van de Commissie
II.1 Algemene voorlichtingsdiensten
II.2 Aanpak betreffende sectorale voorlichting
II.3 Methoden, middelen en evaluatie
III. Follow-up
Bijlage: Gebruikte methoden en middelen en evaluatie van de
voorlichtings- en communicatieactiviteiten
InLEIDING
Het hoofddoel van deze mededeling is een nieuwe relatie tussen de instellingen tot stand te brengen die gebaseerd is op een nieuw type van samenwerking wat betreft gemeenschappelijke onderwerpen en belangen. Dit zal de gezamenlijke uitvoering impliceren van beleidsmaatregelen op het gebied van voorlichting, evenals gebruiksvriendelijke en gedecentraliseerde regelingen op het gebied van management die zo weinig mogelijk bureaucratie met zich meebrengen. Het spreekt vanzelf dat alle betrokken partijen verantwoordelijk zullen blijven voor de specifieke richting die zij aan hun communicatie- en voorlichtingsbeleid geven. Evenzo zullen alle betrokken partijen hun zelfstandigheid bewaren ten aanzien van de politieke voorlichting betreffende hun eigen instellingen en bekendmaking van hun eigen prioriteiten.
De bedoeling van deze mededeling van de Commissie is een nieuw kader tot stand te brengen voor samenwerking op het gebied van voorlichting en communicatie. Hiermee wordt een eerste antwoord gegeven op verzoeken van het Europees Parlement en de Europese Raad. Het Europees Parlement heeft de Commissie bij verschillende gelegenheden verzocht een gezamenlijke strategie op het gebied van voorlichting en communicatie uit te stippelen . Evenzo heeft de Europese Raad van Helsinki van december 1999 het Europees Parlement, de Raad en de Commissie verzocht hun inspanningen om gecoördineerde algemene informatie over de Unie te verstrekken zoveel mogelijk te bundelen en optimaal gebruik te maken van de bestaande middelen. De Commissie werd verzocht 'het algemene vraagstuk van het voorlichtingsbeleid van de Unie te bestuderen, inclusief de verbetering van de coördinatie met haar informatiebureaus in de lidstaten en de verbindingen met de nationale informatiebureaus'.
Resolutie van 14.5.1998 over het voorlichtings- en communicatiebeleid in de Europese Unie.
Dit is een omvangrijke opdracht, die een belangrijke input van alle instellingen en de lidstaten vereist teneinde maatregelen ten uitvoer te kunnen leggen die, voor zover mogelijk, snelle en overtuigende resultaten opleveren, welke regelmatig zullen moeten worden geëvalueerd. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen zullen bijkomende personele en financiële middelen moeten worden toegewezen.
Met het oog op een daadwerkelijke reorganisatie van het voorlichtingsbeleid wordt in deze mededeling voorgesteld:
* een instrumentaal kader vast te stellen (waarbinnen de diverse hulpmiddelen kunnen worden geïdentificeerd, gedeeld en gebundeld);
* steun te winnen voor doelstellingen zoals de ontwikkeling van een werkelijke dialoog met het publiek; het overbruggen van de kloof tussen de Unie en het publiek; het bieden van de juiste informatie aan het publiek; zorgen voor een gerichte berichtgeving; het aannemen van een actieve en vooruitziende houding in plaats van passief te reageren; een Europa tot stand te brengen dat dicht bij de burgers staat, een Europa waarmee zij vertrouwd zijn en dat voor hen betekenis heeft;
* regelingen te treffen met het oog op partnerschap tussen de instellingen, de lidstaten op nationaal, regionaal en plaatselijk niveau en de burgerlijke samenleving; partnerschapsregelingen die ertoe bijdragen dat er gedecentraliseerde voorlichting wordt verstrekt op basisniveau.
Dit komt overeen met een nieuwe situatie in een Unie die ingrijpende veranderingen heeft gekend. De verwachtingen en verlangens van het publiek, de noodzaak om voorlichting te verstrekken op basisniveau en het debat over de Europese governance maken dat alle betrokken partijen, zowel de Instellingen van de Gemeenschap als de lidstaten, meer aandacht zullen moeten besteden aan onderlinge samenwerking en dat zij nieuwe methoden moeten ontwikkelen om gezamenlijk aan een zelfde taak te werken. Ook is er behoefte aan een interinstitutionele aanpak om ervoor te zorgen dat het publiek een beeld wordt geboden van de instellingen en van hun activiteiten dat samenhang vertoont en niet verward en versnipperd is.
Gezien hetgeen er op het spel staat wordt in de mededeling uiteraard opgeroepen tot een debat; een open debat, maar wel een gestructureerd debat, met een duidelijk tijdschema en met concrete oogmerken. Deze mededeling is in feite zodanig opgezet dat tot een dergelijk debat wordt uitgenodigd, aangezien zij uitsluitend beoogt een kader tot stand te brengen waarop kan worden voortgebouwd. Dit kader zegt nog niets over de inhoud, terwijl het de bedoeling van een debat zou zijn voornamelijk aandacht te besteden aan de inhoud, zodat het kader zou worden ingevuld en bijgewerkt.
I. Samenwerking tussen de instellingen en met de lidstaten
De groeiende en legitieme verwachtingen van de burgers om volledige en onbelemmerde toegang te verkrijgen tot informatie betreffende Europese aangelegenheden, Europese governance en de ontwikkeling van de Unie vereist een modern, doeltreffend en betrouwbaar voorlichtingsbeleid. Voor de instellingen, met name de Commissie, het Parlement en de Raad, die zich verbonden hebben tot een beleid van openheid, doorzichtigheid (toegang tot documenten) en controleerbaarheid, vormt deze nieuwe uitdaging een welkome gelegenheid om de samenwerking onderling en met de lidstaten te versterken en zich er opnieuw over te bezinnen.
Het doel van deze mededeling is een nieuw kader voor te stellen voor de voorlichting- en communicatieactiviteiten van de Europese Unie. Daarmee worden impliciet de verantwoordelijkheden van de instellingen en de lidstaten erkend. Dit kader is niet exclusief; alle instellingen worden immers, tezamen met de lidstaten en de nationale parlementen, uitgenodigd bij te dragen aan de gemeenschappelijke inspanning inzake voorlichting en communicatie.
De gekozen methodiek is eenvoudig, niet-bureaucratisch en gedecentraliseerd en beoogt de basis te leggen voor wederzijds vertrouwen tussen de instellingen.
Een Europa dat dicht bij de burger staat
Tot het wezen van het voorlichting- en communicatiebeleid behoort de verplichting Europa dichter bij zijn burgers te brengen. De structuren en instellingen zelf moeten zich naar dit vereiste schikken zodat Europa 'bij de hand' is met informatie die duidelijk en toepasselijk is en betrekking heeft op reële problemen. Dit vraagstuk houdt nauw verband met de lopende discussies betreffende governance van de EU, en met name met de vraag hoe de instellingen beter kunnen worden toegerust om hun verplichtingen op het gebied van voorlichting en communicatie na te komen. Het is tevens van essentieel belang dat de burgers worden voorgelicht betreffende het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie om ten volle gebruik te kunnen maken van de daarin vervatte rechten. Aldus zullen voorlichting en communicatie voor de Europese Gemeenschap tot een strategisch instrument worden van governance en beantwoorden aan de door het Europees Parlement ten aanzien van de participatie van het publiek geuite zorgen en wensen.
De instellingen worden geconfronteerd met vele moeilijkheden wanneer zij in contact willen treden met de burger, en men kan redelijkerwijs niet verwachten dat zij op eigen gelegenheid een debat zullen kunnen opzetten en voeren. Er moeten manieren worden gevonden om factoren die de communicatie belemmeren, zij het van linguïstische, culturele, politieke of institutionele aard, te overwinnen en ten volle rekening te houden met de verschillen tussen de lidstaten: in de meeste opzichten is er op het ogenblik nog geen sprake van een Europees publiek.
Wij moeten onze boodschap dus aanpassen naargelang van de specifieke eigenschappen van het publiek waartoe wij ons richten.
Hiervoor is nodig dat ten volle gebruik wordt gemaakt van partnerschap op alle niveaus, dat nieuwe technieken en technologieën op het gebied van communicatie optimaal worden toegepast en dat er organisatorische voorzieningen worden getroffen met het oog op feedback van de burger.
Verantwoordingsplicht
Hoewel er een aanzienlijke mate van decentralisatie moet worden betracht bij de informatieverstrekking is het evenzeer noodzakelijk te zorgen voor een consequente en betrouwbare informatiestroom. De instellingen zijn en blijven aansprakelijk voor hun handelingen. Binnen de mate van het redelijke dient een zo groot mogelijke synergie tot stand te worden gebracht tussen de activiteiten en de middelen van elke instelling.
Evenzo blijven de instellingen - en hun leden - volledig verantwoordelijk voor hun respectieve contacten met de pers en de media. De contacten met de pers hebben in de moderne wereld een hoge prioriteit en zijn de sleutel voor de directe presentatie van nieuwe informatie, beleidsmaatregelen en meningen. Het voorlichtings- en communicatiebeleid dient deze contacten met de media waar mogelijk te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat feitelijke en bijgewerkte informatie betreffende de actualiteit voorhanden is. De activiteiten in verband met de pers vallen echter niet rechtstreeks onder dit voorlichtings- en communicatiebeleid. Iedere instelling blijft verantwoordelijk voor haar persactiviteiten en voor de bekendmaking, behartiging en verdediging van haar eigen beleidsaangelegenheden en -maatregelen.
De integriteit van de instellingen
De zelfstandigheid en integriteit van alle instellingen worden in het nieuwe kader volledig geëerbiedigd. Met name is de Europese Commissie uitsluitend verantwoordelijk voor de communicatie- en voorlichtingsactiviteiten op de gebieden waarop zij exclusief bevoegd is, zoals het initiatiefrecht, het toezicht op de uitvoering van het Verdrag of de uitvoering van de begroting onder controle van de begrotingsautoriteit. Het Europees Parlement moet, wanneer het optreedt als wetgever, begrotingsautoriteit of als democratische controle-instantie, volledig onafhankelijk zijn om uitdrukking te geven aan zijn mening, en de parlementsleden moeten zich vrijelijk kunnen uitspreken over ieder gewenst onderwerp.
De gedragslijn van de instellingen ten aanzien van de voorlichting
Aangezien de gemiddelde burger er waarschijnlijk geen begrip voor zal hebben indien er al te veel onderscheidingen worden gemaakt tussen de Europese instellingen, en nog minder tussen de verschillende diensten van de Commissie, zijn er niet alleen verbeterde organisatorische voorzieningen inzake interinstitutionele samenwerking, met name tussen Commissie en Parlement vereist, maar eveneens voortdurende verbeteringen binnen de Commissie zelf.
Voorlichting kan worden ingedeeld in drie categorieën. Algemene voorlichting is gericht op het publiek als zodanig, hoewel hieronder eveneens voorlichting valt die bij voorrang gericht is op een deelpubliek zoals vrouwen en jongeren. De Commissie moet niet alleen haar eigen rol, beleidsmaatregelen en activiteiten uiteenzetten, maar ook een beeld geven van de rechten en mogelijkheden waarover leden van het publiek als burgers van de Unie beschikken en op de gevolgen die maatregelen op EU-niveau voor hen hebben. Hieronder vallen uiteraard het besluitvormingsproces van de EU zelf, de verantwoordingsplicht van de instellingen ten opzichte van het grote publiek en onderwerpen van algemeen belang zoals de uitgaven van de EU.
Gespecialiseerde voorlichting is vereist voor specifieke groepen die behoefte hebben aan gedetailleerde informatie betreffende een aantal zeer bijzondere aspecten van het EU-beleid. Zo omvatten de DG's van de Commissie bijvoorbeeld eenheden die ten dienste staan van personen die dit soort informatie nodig hebben.
Persvoorlichting, waarvan een groot deel 'heet van de naald' is, maar waartoe eveneens gespecialiseerde achtergrondinformatie behoort, staat los van de beide eerstgenoemde groepen en vormt, gezien het publiek waarop deze voorlichting in eerste instantie is gericht, een categorie op zich, hetgeen overigens het zeer grote belang ervan voor het publiek als geheel niet wegneemt.
Voorlichting dient te worden gezien in het kader van een algemeen communicatiebeleid dat erop gericht is een met kennis van zaken gevoerd debat over Europese aangelegenheden op gang te brengen. Dit betekent niet dat de voorlichtingsdiensten de rol dienen over te nemen van de politici, wier taak het is uitdrukking te geven aan een bepaalde houding ten opzichte van de Europese Unie. Het feit echter dat de Commissie ervoor verantwoordelijk is de maatregelen voor te stellen die nodig zijn om de verdragsbepalingen te verwezenlijken houdt de verplichting in de burgers van de EU in hun geheel in kennis te stellen van de hoofdzaken van wat zij tracht te verwezenlijken. Deze taak dient te worden verricht in partnerschap met de andere Europese en nationale en regionale instellingen.
I.1. Een open kader voor samenwerking tussen de Europese Commissie en het Europees Parlement
De hoge politieke prioriteit die door beide instellingen aan voorlichtings- en communicatieactiviteiten en -strategieën wordt toegekend, welke prioriteit mede tot uitdrukking komt in de toewijzing van begrotingsmiddelen op de betrokken begrotingsposten, is duidelijk en onbestreden. Het kader voor samenwerking tussen de Commissie en het Parlement dient dit hoge niveau van politiek engagement te weerspiegelen en de basis te leggen voor operationele besluiten op het hoogste niveau van elke instelling en voor samenwerking in de dagelijkse praktijk.
Het is nuttig om de drie categorieën personen aan te geven die op enigerlei wijze bij het kader betrokken zullen zijn en om een exact regeling voor de samenwerking vast te stellen:
* Het politieke niveau in de vorm van de Interinstitutionele Groep voor Voorlichting (IGV), die de algemene richtsnoeren en prioriteiten zal uitstippelen voor het algehele beleid inzake voorlichting en communicatie met volledige inachtneming van de sectorale bevoegdheid van de commissies van het Parlement;
* het operationele niveau, waarop de bevoegde diensten (DG Pers en communicatie voor de Commissie en DG Voorlichting en public relations - DG 3 - voor het Parlement) besluiten zullen nemen inzake activiteiten en toezicht zullen uitoefenen;
* het gedecentraliseerde niveau, waarop de uitvoering plaatsvindt in de lidstaten (Vertegenwoordigingen en Externe bureaus).
I.1.1 De Interinstitutionele Groep voor Voorlichting (IGV)
De IGV is een gezamenlijke werkgroep waarvan de leden afkomstig zijn van de Commissie en het Europees Parlement en die gezamenlijk wordt voorgezeten door de beide instellingen. De oorspronkelijke taakomschrijving van de IGV betrof enkel prioritaire voorlichtingsmaatregelen (PRINCE-campagnes), maar is vervolgens uitgebreid tot alle voorlichtings- en communicatieactiviteiten.
De IGV zal als het centrale orgaan fungeren voor samenwerking op politiek niveau tussen de instellingen. Deze groep zal twee belangrijke functies bekleden: toezien op de juiste gang van zaken bij de samenwerking tussen de instellingen enerzijds en jaarlijks verslag uitbrengen over de vorderingen inzake en de grote lijnen uitstippelen voor de algemene en specifieke voorlichtingsactiviteiten waarbij het Europees Parlement en de Commissie samenwerken.
Tijdens de jaarvergadering, die zal worden gehouden na de eerste lezing door het Europees Parlement van het voorontwerp van begroting voor het daaropvolgende begrotingsjaar, dient de IGV de prioriteiten vast te leggen voor de toekomstige activiteiten en de gemaakte vorderingen onder de loep te nemen op basis van een door de Commissie opgesteld verslag en van eventueel daarvoor in aanmerking komende bijdragen van andere instellingen. De IGV zou daarbij beschikken over een ontwerpwerkprogramma inzake voorlichtingsactiviteiten van de diensten van de Commissie en het Parlement, dat onder andere de in elke lidstaat geplande activiteiten omvat. Tevens zal de IGV meerjarige richtsnoeren opstellen betreffende voorlichtings- en communicatieactiviteiten.
In het kader van haar taken op het gebied van de algemene programmering van gemeenschappelijke activiteiten zal de IGV de nodige aanbevelingen aannemen en voorstellen doen inzake de uitvoering en financiering van de belangrijkste voorlichtingscampagnes. Er zullen regelmatig verslagen worden uitgebracht aan de IGV betreffende de uitvoering van de door de instellingen opgezette voorlichtingsactiviteiten, ten einde een politieke discussie met volledig kennis van zaken over de geboekte resultaten en toekomstige doelstellingen mogelijk te maken.
De beleidsbeslissing van de IGV, die gebaseerd is op het overzicht van de lopende activiteiten, omvat:
* het selecteren van prioritaire gebieden voor voorlichtingsactiviteiten voor het komende jaar of de komende jaren;
* het voor elk van de geselecteerde prioriteiten aanduiden van de algemene doelstellingen die moeten worden bereikt en het beleid dat moet worden gevolgd;
* het bepalen van de instrumenten die moeten worden gebruikt (PRINCE, andere belangrijke campagnes, enz.);
* het aanbevelen van regelingen inzake het controleren van de gang van zaken en de effectmeting.
De IGV kan ook bij andere gelegenheden tijdens het jaar bijeenkomen wanneer zulks nodig wordt geacht om de stand van de belangrijkste activiteiten te onderzoeken en de nodige voorstellen te doen inzake wijziging en koersverlegging van lopende campagnes.
De evaluatie van de samenwerking tussen de instellingen door de IGV dient een permanent karakter te dragen en een vast punt op de agenda van de jaarlijkse vergadering te vormen. In dit verband zal worden nagegaan of het nodig is de gedragscode op het gebied van voorlichting en communicatie te herzien.
Elke instelling neemt nota van de besluiten van de IGV en van de gedane aanbevelingen maar behoudt haar eigen zelfstandigheid en integriteit volledig. Met name dient elke instelling uitdrukkelijk te verklaren hoe haar leden zullen medewerken aan voorlichtingscampagnes en -activiteiten.
I.1.2 De operationele diensten van de Europese Commissie en het Europees Parlement
De diensten van de beide instellingen (DG Pers en communicatie - DG PRESS - voor de Commissie en DG Voorlichting en public relations - DG 3 - voor het Europees Parlement) worden belast met de voorbereiding, tenuitvoerlegging, controle en evaluatie van de voorlichtingsactiviteiten overeenkomstig de vastgestelde richtsnoeren en de binnen het overeengekomen kader ontvangen aanwijzingen. De samenwerking, uitwisseling van informatie en wederzijdse bijstand tussen de diensten omvatten al deze fasen.
De voor voorlichting en communicatie verantwoordelijke directeuren-generaal van de Commissie en het Parlement staan de IGV bij in haar werkzaamheden. Deze directeuren-generaal of hun vertegenwoordigers komen ten minste tweemaal per jaar bijeen om de verslagen betreffende de uitvoering van voorlichtingsactiviteiten te behandelen, informatie betreffende de lopende planning van activiteiten uit te wisselen en de besprekingen van de IGV voor te bereiden.
Elk van de directeuren-generaal nodigt ambtshalve een vertegenwoordiger van de andere instelling uit om als waarnemer deel te nemen aan de vergaderingen van de redactiecomités of van andere soortgelijke met algemene voorlichtingsactiviteiten belaste diensten van zijn instelling. Deze directeuren-generaal streven er tevens naar de andere instellingen en, in voorkomend geval, andere organen, met inbegrip van vertegenwoordigers van de lidstaten die betrokken zijn bij voorlichtingsactiviteiten, bij hun werk te betrekken.
Wanneer de operationele diensten (DG PRESS en DG 3) een met redactionele of andere verantwoordelijkheden op het gebied van voorlichting te belasten groep of comité oprichten, nodigen zij de andere instelling uit een waarnemer aan te wijzen.
De directoraten-generaal van beide instellingen dienen nader te overwegen welke regelingen er kunnen worden getroffen voor het gezamenlijk gebruik van communicatiemiddelen, zoals bijvoorbeeld reeds het geval is ten aanzien van de website EUROPA, de uitzendingen van Europe by Satellite (EbS) en de bibliotheken van de instellingen.
De directeuren-generaal van PRESS en DG 3 dienen eveneens bijeen te komen met hun tegenhangers van de andere instellingen om de door de bestaande coördinatiecomités (bijvoorbeeld inzake Europa of Europe by Satellite) verrichtte werkzaamheden onder de loep te nemen. Zij dienen ervoor te zorgen dat de instellingen consequent gebruik maken van de mogelijkheden die de moderne technologieën bieden en het publiek onbelemmerd toegang te bieden tot actuele informatie.
De mogelijkheid om een adviesorgaan inzake voorlichting en communicatie op te richten dat vertegenwoordigers van de instellingen en de lidstaten omvat en waarin voor specifieke doeleinden externe adviseurs en specialisten kunnen worden gecoöpteerd zal worden onderzocht (dit zou zich bijvoorbeeld kunnen bezighouden met de beste praktijken bij het gebruik van communicatiemiddelen, de meest doeltreffende manier om deze gezamenlijk te gebruiken, evaluatiecriteria en effectbeoordeling).
I.1.3 Samenwerking in de praktijk - Vertegenwoordigingen en Externe bureaus
De vertegenwoordigingen van de Commissie en de externe bureaus van het Europees Parlement in de lidstaten werken op het ogenblik plaatselijk op ad hoc-basis samen. Beide instellingen besteden aanzienlijke middelen aan hun activiteiten op dit gebied en verwachten een overeenkomstige feedback ten aanzien van de voor de plaatselijke eenheden vastgestelde specifieke taken. Het nieuwe kader voor samenwerking vereist een grote mate van plaatselijke coördinatie, uitwisseling van informatie en samenwerking, aangezien dit de doelmatigheid van de acties verhoogt.
Werkingssfeer en methodiek van de samenwerking
De vertegenwoordigingen en bureaus dienen te worden beschouwd als de centra voor alle vormen van gedecentraliseerde samenwerking in de lidstaten binnen het nieuwe kader. Hieronder vallen alle gebieden die betrokken zijn bij de door de IGV vastgestelde besluiten en richtsnoeren. Activiteiten en acties die verband houden met gebieden welke tot de uitsluitende verantwoordelijkheid van één van beide instellingen behoren en zullen blijven behoren vallen niet binnen het kader van de plaatselijke samenwerking in de lidstaten.
De hoofden van de vertegenwoordigingen en externe bureaus zullen verantwoordelijk zijn voor de tenuitvoerlegging in de praktijk van de activiteiten die door de IGV zijn vastgesteld en waarvoor DG PRESS resp. DG 3 opdracht hebben gegeven. In het algemeen zal de samenwerking gebaseerd moeten zijn op stelselmatige plaatselijke contacten en op de regelmatige uitwisseling van plannen en initiatieven voor de toekomst. Waar mogelijk dienen de bureaus en vertegenwoordigingen naar gemeenschappelijke oplossingen voor gemeenschappelijke problemen te streven.
De hoofden van de vertegenwoordigingen en externe bureaus in de individuele lidstaten zijn verantwoordelijk voor de samenwerking in het veld tussen hun beide instellingen. Zij nodigen elkaar systematisch uit deel te nemen aan vergaderingen van stuurgroepen, redactiecomités enz. op plaatselijk niveau wanneer het thema van gemeenschappelijk belang is. Ter vergemakkelijking van de regelmatige samenwerking gelden de volgende bepalingen:
* er wordt maandelijks een vergadering belegd tussen de hoofden van de vertegenwoordiging en het voorlichtingsbureau, afwisselend ten kantore van een van hen;
* een afschrift van de agenda en de beknopte notulen van elke vergadering worden door elk van de hoofden aan zijn instelling toegezonden;
* de hoofden van alle vertegenwoordigingen en externe bureaus komen tweemaal per jaar bijeen; tijdens een van deze vergaderingen zal voorrang worden gegeven aan de voorbereiding van de jaarvergadering van de IGV.
In het kader van de samenwerking worden alle plaatselijke omstandigheden en de specificiteiten van het gastland geëerbiedigd. De instellingen blijven ernaar streven een maximale synergie tot stand te brengen bij hun maatregelen (gezamenlijke kantoren, voorlichtingscentra, elektronische koppeling van internetsites, enz.) en zij trachten in het algemeen op alle manieren praktisch samen te werken.
Ten slotte verbinden de hoofden van de vertegenwoordigingen en externe bureaus zich ertoe bij alle voorlichtings- en communicatieacties in voorkomend geval aandacht te schenken aan de vraag hoe leden van de beide instellingen kunnen worden uitgenodigd tot deelneming. In ieder geval moeten er passende maatregelen worden genomen om pluralisme en een open debat te bevorderen.
Gezamenlijke acties - mission statements en gedragscode
Basisvoorlichting over de EU en haar beleid dient een gezamenlijke verantwoordelijkheid uit te maken van de Commissie, het Europees Parlement, de Raad, de andere instellingen en de lidstaten. Op de omstandigheden in individuele lidstaten afgestemde informatiecentra en netwerken zijn hiervoor de meest geschikte instrumenten.
Deze voorlichtingsverstrekkers dienen zo dicht mogelijk bij de burger te staan - de EU is naast de deur, niet een aspect van het buitenlands beleid. Het is in bepaalde lidstaten van bijzonder belang om de boodschap die de instellingen wensen uit te dragen via vertrouwde en geloofwaardige tussenpersonen ter plaatse over te brengen. Tevens dient te worden bedacht dat, zelfs wanneer zij samenwerken, de instellingen zelf niet alle burgers kunnen bereiken. Daarom zijn partnerschappen met de lidstaten, de burgerlijke samenleving en NGO's van kritieke betekenis. De voorlichting moet modern en gebruiksvriendelijk zijn, en betrekking hebben op hetgeen de mensen werkelijk bezighoudt. De vertegenwoordigingen zijn verantwoordelijk voor coördinatie en opleiding en moeten de informatiecentra en netwerken de nodige steun doen toekomen van de betrokken centrale eenheden.
Tegen deze achtergrond is er alle reden om de mission statements van de vertegenwoordigingen en bureaus te herzien en zo nodig te wijzigen. De Commissie stelt voor de daarin vervatte bepalingen opnieuw te onderzoeken teneinde rekening te houden met het nieuwe kader voor samenwerking; dit betekent dat er bepalingen moeten worden toegevoegd betreffende voorlichting aan het 'grote publiek', die een prioriteit moet vormen welke bij de twee bestaande prioriteiten - 'media' en 'politieke contacten' - dient te komen. Verdere wijzigingen zouden betrekking hebben op de door de IGV opgezette campagnes en andere acties om ervoor te zorgen dat daaraan in de praktijk de nodige voorrang wordt gegeven.
Er is een voorstel aan het Parlement gedaan om de mission statements van de bureaus op soortgelijke wijze aan te passen, met name wat betreft de op de pers en media in de regio's gerichte activiteiten. Overwogen zou kunnen worden om 'werkzaamheden via de informatiecentra en netwerken' onder de prioriteiten op te nemen.
Ten slotte zou kunnen worden overwogen de gedragscode tussen de vertegenwoordigingen van de Europese Commissie en de bureaus van het Europees Parlement in de lidstaten (15 januari 1998) te herzien in het licht van de in deze mededeling vervatte beginselen, de formele aspecten van de voorgestelde regelmatige vergaderingen vast te leggen en de gebieden van samenwerking aan te geven.
I.2 Een nieuw kader voor samenwerking met de Raad, de andere instellingen, de lidstaten en de nationale Parlementen
De verantwoordelijkheid voor voorlichting en communicatie rust op alle instellingen en op de lidstaten. Het onderhavige kader voor samenwerking dient een open karakter te hebben en alle instellingen en lidstaten dienen wanneer zulks passend en uitvoerbaar is, te worden uitgenodigd om deel te nemen.
De Raad
Aangezien de Raad voor dit doel over beperkte begrotingsmiddelen beschikt, voert hij een ander voorlichtings- en communicatiebeleid dan het Europees Parlement en de Europese Commissie. De Raad onderhoudt zijn eigen betrekkingen met de pers en media en gebruikt bepaalde communicatiemiddelen tezamen met de andere instellingen. De Europese Raad van Helsinki heeft echter de wens uitgesproken dat de Raad wordt betrokken bij de inspanningen om samenhangende algemene informatie betreffende de Europese Unie te verstrekken. De Europese Raad riep voorts de Commissie op de coördinatie tussen de vertegenwoordigingen in de lidstaten en de nationale informatiebureaus te verbeteren.
Op het ogenblik neemt de Raad, tezamen met de andere instellingen, deel aan de website Europa en aan Europe by Satellite. De Raad is vertegenwoordigd in het redactie- en het bestuurscomité, maar neemt verder niet deel aan de uitstippeling van het voorlichtings- en communicatiebeleid. De Raad is op het ogenblik geen lid van de IGV.
Tot de toekomstige ontwikkelingen zouden voorlichting en communicatie van de zijde van de Raad betreffende aangelegenheden in verband met de tweede en derde pijler kunnen behoren. Dit zou een interinstitutionele coördinatie impliceren tussen de Commissie, het Parlement en de Raad die verdergaat dan het loutere delen van communicatiemiddelen. Tot zover heeft de Raad geen alomvattende strategie naar voren gebracht, maar de oprichting van een snelle interventiemacht en uitgebreidere deelneming van de Unie aan internationale vredesoperaties zouden de mogelijkheid kunnen bieden om daarin verandering te brengen. De Commissie zal de Raad verzoeken zich te buigen over de vraag hoe de instellingen met deze problematiek dienen om te gaan en hoe de Raad voornemens is deel te nemen aan de IGV.
Het is waarschijnlijk dat individuele regeringen van oordeel zijn dat zij over ruimschoots voldoende voorlichting- en communicatiemiddelen beschikken. De mogelijkheid van gezamenlijke acties op het niveau van de Unie welke zowel de Raad als de lidstaten omvatten, is waarschijnlijk beperkt tot het gezamenlijk gebruik van communicatiemiddelen. Afgezien van de elektronische media Europa en EbS, worden de oprichting van een gezamenlijk bezoekers- of voorlichtingscentrum in Brussel en nauwere samenwerking inzake bibliotheken actief overwogen, hoewel er op het ogenblik nog geen concrete conclusies zijn getrokken. Samenwerking tussen de instellingen op het gebied van de gezamenlijke productie van krantenknipsels en persoverzichten zou een betere dienstverlening en schaalvoordelen kunnen opleveren op een gebied dat van gemeenschappelijk belang is.
Andere instellingen en organen
Alle instellingen dienen te worden verzocht binnen het kader van hun specifieke werkterreinen bij te dragen aan de voorlichtingsactiviteiten van de Unie. De Commissie stelt voor om voorlichtingsactiviteiten te integreren in alle normale contacten tussen de instellingen. Er dient blijk te worden gegeven van wederzijds begrip en er dient voldoende informatie van de instellingen te worden verwerkt in het voor het publiek bestemde voorlichtingsmateriaal. Dit is bijvoorbeeld reeds het geval wat betreft de betrekkingen tussen de Commissie en het Comité van de Regio's en het Economisch en Sociaal Comité.
In de gezamenlijke verklaringen van de Commissie en de beide comités, die op het ogenblik worden voltooid, zullen deze aspecten en de rol die zij ten aanzien van de burgerlijke samenleving en de regio's kunnen spelen, worden behandeld. De Commissie staat steeds open voor eventuele voorstellen terzake van de andere instellingen.
Lidstaten en nationale parlementen
Aangezien het voorlichtingsbeleid een brede scala van middelen en technieken moet omvatten om de informatie onder de aandacht van het publiek te brengen, dienen de instellingen ook de instanties van de lidstaten op nationaal, regionaal en plaatselijk niveau tot volledige medewerking te brengen. Het is duidelijk dat een doeltreffend voorlichtings- en communicatiebeleid moet verzekeren dat de burgers berichten op het meest plaatselijke niveau ontvangen. De Commissie dient de samenwerking met nationale, regionale en plaatselijke bestuurslichamen op te voeren, en daarbij uiteraard het constitutionele evenwicht van elke lidstaat te eerbiedigen.
Wanneer er beleidsmaatregelen worden overeengekomen en vastgesteld, nemen de lidstaten daaraan, tezamen met de regionale en plaatselijke instanties, rechtstreeks deel, en zij bevinden zich vaak in de beste positie om een kader voor de verspreiding van informatie, met name op plaatselijk niveau, tot stand te brengen.
De inspanningen om de voorlichting aan het publiek in het kader van een partnerschapsregeling met de lidstaten te decentraliseren, zullen worden voortgezet. Dergelijke regelingen bestaan reeds in Parijs en Lissabon, en zullen binnenkort tot stand komen in Rome. In andere lidstaten zouden verschillende vormen van partnerschap, waarbij nationale, regionale en plaatselijke organen en organen van de burgerlijke samenleving betrokken zijn, de passende oplossing kunnen zijn. In alle gevallen is de kern van het beleid dat er voorlichting wordt verstrekt aan het publiek via een partnerschap tussen de instellingen van de EU en de diensten van de lidstaten, en niet alleen via de vertegenwoordigingen of de externe bureaus.
Tot de mogelijkheden op het gebied van gezamenlijke acties met regeringsinstanties in de lidstaten behoren gezamenlijke voorlichtingsactiviteiten die gezamenlijk worden gefinancierd en beheerd op grond van een formeel akkoord (overeenkomst). De activiteiten kunnen betrekking hebben op permanente voorlichtingscentra zoals Sources d'Europe in Parijs, het Jacques Delors Centre in Lissabon en de CIDE in Rome; ook kunnen zij verband houden met specifieke beleidsprioriteiten zoals voorlichtingsactiviteiten betreffende de euro of de uitbreiding. Afgezien van het zeer positieve signaal van samenwerking zijn er vele andere voordelen verbonden aan een dergelijke bundeling van krachten, niet in de laatste plaats de betrokkenheid van de media, de inschakeling van gespecialiseerd personeel en de mogelijkheid bevolkingscategorieën aan te spreken die geen enkele Europese instelling op zichzelf kan bereiken.
De lidstaten hebben op verschillende wijzen gereageerd op de initiatieven van de Commissie wat betreft overeenkomsten. Bepaalde lidstaten hebben de voorstellen enthousiast ontvangen en zullen dit idee waarschijnlijk verder willen uitwerken en benutten. Andere hebben toegezegd om binnen het kader van nauw omschreven doelstellingen (bijvoorbeeld de informatiecampagne betreffende de euro) en tijdelijk deel te nemen; eventueel zullen zij bereid zijn om andere aspecten zoals de uitbreiding te overwegen. Slechts twee lidstaten hebben nog niet toegestemd in eventuele overeenkomsten.
Voorlichtingsorganen van de overheid - voor zover deze bestaan - zijn nog niet stelselmatig door de Commissie benaderd. De directeuren-generaal van Voorlichting - of het equivalent daarvan - zijn in 1999 uitgenodigd voor een vergadering in Brussel om de mogelijkheden van gemeenschappelijke acties te bespreken, met name in verband met de euro. Een aantal vertegenwoordigingen onderhoudt bilaterale contacten met nationale instanties, maar er bestaat nog geen algemeen beeld. De reden hiervan is ongetwijfeld dat er aanzienlijke verschillen tussen de lidstaten bestaan; sommige beschikken over centrale diensten die belast zijn met de voorlichting van het publiek op grote schaal, terwijl andere een sterk gedecentraliseerd stelsel van voorlichting van het publiek kennen met weinig of geen centrale coördinatie.
Voorbeelden van samenwerking bestaan er op het gebied van wederzijdse verwijzingen naar en verbindingen met internetsites en soortgelijke vormen van kruisverwijzing. Er komen geen gevallen voor van wederzijds lidmaatschap van redacties of van gezamenlijke publicaties. Het zou echter mogelijk moeten zijn om de nationale instanties op dit gebied - voor zover zij bestaan - te betrekken bij algemene Europese campagnes, hetgeen overigens de regel zou moeten zijn wanneer er een overeenkomst bestaat.
Wat betreft de nationale parlementen wordt de samenwerking met de vertegenwoordigingen beschouwd als een louter plaatselijke aangelegenheid. Het Europees Parlement heeft soortgelijke ervaringen opgedaan. Een aantal lidstaten heeft voorlichtingsbureaus bij hun parlementen geopend, en de vertegenwoordiging onderhoudt daarmee doorgaans contacten; in andere gevallen is er geen officieel contact met het Parlement, maar enkel met individuele parlementsleden en met politieke partijen. De Commissie heeft geen algemeen initiatief genomen om de nationale parlementen te benaderen. Dergelijke initiatieven zullen alle in nauwe samenwerking met het Europees Parlement worden genomen.
II. Voorlichtings- en communicatiediensten van de Commissie
II.1 Algemene voorlichtingsdiensten
DG Pers en communicatie
Het directoraat-generaal Pers en communicatie is verantwoordelijk voor de betrekkingen van de Commissie met de media. De woordvoerders van de Commissie zijn elk gespecialiseerd in een bepaalde sector van het beleid van de Commissie om ervoor te zorgen dat er degelijke voorlichting wordt verstrekt binnen een algemeen kader dat ook de andere directoraten-generaal omvat.
Binnen DG PRESS wordt de verantwoordelijkheid voor persaangelegenheden gedeeld met de in de lidstaten gevestigde vertegenwoordigingen van de Commissie. In tegenstelling tot hun collega's in Brussel zullen de personeelsleden van de vertegenwoordigingen die contacten onderhouden met de pers niet altijd journalisten te woord staan die gespecialiseerd zijn in Europese aangelegenheden, maar bijvoorbeeld politieke, economische of industriële correspondenten van nationale persorganen die toenemende aandacht besteden aan Europese aspecten in hun verslaggeving betreffende nationale actualiteiten. Daarenboven spelen de vertegenwoordigingen een essentiële rol bij de informatieverstrekking aan regionale en plaatselijke persorganen die geen in Europese zaken gespecialiseerde journalisten in dienst hebben.
Een groot aantal gespecialiseerde dagbladen en tijdschriften verzoekt de vertegenwoordigingen regelmatig om bijstand. Behalve met journalisten onderhouden de vertegenwoordigingen voorts eveneens contacten met redacties en individuele redacteurs.
Rol en prioriteiten van de vertegenwoordigingen in het nieuwe kader
De vertegenwoordigingen van de Europese Commissie vertegenwoordigen de instelling als geheel en staan te haren dienste. Zij zijn belast met:
* een rechtstreekse functie ten aanzien van de media ten behoeve van de Commissie, waarbij zij binnen het kader van de door DG PRESS vastgestelde prioriteiten handelen, en vroegtijdige waarschuwingen verstrekken betreffende belangrijke aangelegenheden;
* het vormen van politieke netwerken en het verstrekken van inlichtingen aan de centrale diensten in Brussel;
* het verlenen van bijstand bij de voorlichting van het grote publiek ten aanzien van prioritaire thema's, zo nodig in partnerschap met de instanties van de lidstaten en het Europees Parlement. Deze functie wordt, onder toezicht van de vertegenwoordigingen, voornamelijk uitgevoerd via in samenwerking met de lidstaten en andere regionale of plaatselijke instanties opgerichte netwerken van intermediairs.
Het uiteenzetten van het beleid van de Commissie is een belangrijk aspect van de eerste twee van deze drie prioriteiten, die de kernactiviteiten van de vertegenwoordigingen blijven uitmaken voor zover zij optreden als vertegenwoordigers van de instelling. Het nieuwe kader zou er, gezien de nieuwe samenwerking met het Parlement, toe moeten leiden dat ook aan de derde prioriteit voortaan een gelijk gewicht wordt toegekend. De vertegenwoordigingen zullen een essentiële rol blijven spelen door bijstand te verlenen bij de tenuitvoerlegging van belangrijke voorlichtingsactiviteiten waartoe de Commissie in het kader van PRINCE besluit.
Het PRINCE-programma, dat in 1995, hoofdzakelijk op aandringen van het Europees Parlement, werd opgezet, behelst prioritaire campagnes in partnerschap met de instellingen en de lidstaten. Het omvat thans de uitbreiding, de euro, het debat betreffende de toekomst van de Europese Unie en de nieuwe campagne inzake de totstandbrenging van een ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid.
De externe bureaus van het Parlement onderhouden op het ogenblik slechts marginaal contact met de netwerken. Er zijn vele mogelijkheden om het EP hierbij nauwer te betrekken, en wel op twee manieren: de externe bureaus zouden kunnen worden uitgenodigd om gebruik te maken van de netwerken voor institutionele informatie van het EP, en zij dienen mettertijd te worden uitgenodigd zich te bezinnen op de plaatsing, de omvang en de structuur van de netwerken. Ten tweede dienen de Europese parlementsleden te worden uitgenodigd deel te nemen aan plaatselijke evenementen die door of via de netwerken worden georganiseerd.
Naast de kernactiviteiten houden de vertegenwoordigingen zich tevens bezig met andere taken; zo treden zij bijvoorbeeld op als complement van de diensten in Brussel en verlenen zij bijstand bij het beheer van programma's van het DG en behandelen zij verzoeken om inlichtingen betreffende aanwerving, aanbestedingen en klachten van burgers. De vertegenwoordigingen verlenen tevens bijstand bij bezoeken op hoog niveau van de Commissie in Brussel en bieden zij een helpende hand wanneer het gastland het voorzitterschap bekleedt.
De vertegenwoordigingen dienen de netwerken verder te ontwikkelen, ook op regionaal en plaatselijk niveau, en deze actief te betrekken bij de algemene voorlichtingsactiviteiten, bij het organiseren van evenementen en het verstrekken van opleiding aan personeel van de netwerken.
De vertegenwoordigingen en bureaus zullen een sleutelrol te vervullen hebben in het kader van de interinstitutionele samenwerking op gedecentraliseerde basis. Nauwe praktische betrekkingen tussen de vertegenwoordigingen en de externe bureaus van het EP zullen van toenemend belang zijn bij de planning en uitvoering van hun respectieve activiteiten. Vele activiteiten die thans worden uitgevoerd door de vertegenwoordigingen zullen daarom binnen de sfeer van de interinstitutionele samenwerking komen te liggen. In de bijlage bij deze mededeling wordt een overzicht gegeven van de mogelijke evolutie van deze activiteiten in de nieuwe context van nauwe samenwerking.
Voorgesteld wordt dat jaarlijks in september de voorlichtings- en communicatieprioriteiten voor het daaropvolgende begrotingsjaar in overleg met de vertegenwoordigingen worden vastgelegd. De vertegenwoordigingen zullen op basis van deze prioriteiten voorstellen voor actie opstellen, en de externe bureaus zullen daarvan ter informatie een afschrift ontvangen. De definitieve goedkeuring zou worden gegeven in het licht van de conclusies van de IGV en de interne begrotingsdebatten en -besluiten van de Commissie. De bureaus van het Parlement dienen te worden verzocht een soortgelijke procedure te volgen. Jaarlijks dienen de vertegenwoordigingen en bureaus in het kader van de periodieke evaluatie verslagen over de activiteiten in te dienen bij welke gelegenheid tevens prioriteiten inzake voorlichting zullen worden uitgewisseld.
II.2 Aanpak betreffende sectorale voorlichting
De directoraten-generaal en diensten van de Commissie beschikken over voorlichtingsdiensten die verantwoordelijk zijn voor sectorale voorlichting; bijvoorbeeld inzake milieu, mededinging, handel, sociaal beleid, landbouw, enz. Deze diensten beschikken daartoe over specifieke begrotingslijnen; deze vallen buiten het bestek van de onderhavige mededeling. Voorts spelen de voor buitenlandse betrekkingen verantwoordelijke DG's een bijzondere rol door voorlichting te verstrekken aan burgers van derde landen, inclusief voorlichting voor het grote publiek in de kandidaat-lidstaten. De behoeften van andere derde landen zullen vaak van meer specifieke aard zijn. Er bevinden zich uiteraard vele journalisten uit derde landen onder de Brusselse geaccrediteerde pers en deze ontvangen dezelfde informatie als hun collega's uit de EU. Ook deze aspecten worden niet behandeld in deze mededeling.
De voorlichtingsdiensten vervullen een zeer belangrijke functie in verband met de bekendmaking van het beleid, de besluiten en de activiteiten van de Commissie aan het grote publiek of aan bepaalde categorieën van de bevolking. Deze diensten maken daartoe gebruik van gedrukte, elektronische en andere media en organiseren voorts bijeenkomsten, conferenties, bezoeken en redevoeringen. Deze activiteiten zijn onontbeerlijk voor het goede functioneren van beleidsmaatregelen; zij vormen tevens voor de Commissie als instelling een doeltreffende en nuttige methode om een breder publiek te bereiken dan mogelijk is via de algemene activiteiten en campagnes.
Terwijl de werkzaamheden van DG PRESS en de vertegenwoordigingen binnen dit directoraat-generaal worden gecoördineerd, kennen andere directoraten-generaal geen soortgelijke rechtstreekse organisatorische voorzieningen op het gebied van voorlichting. Men komt steeds meer tot het inzicht dat voorlichting een essentieel element van de beleidsvorming is en dat voorlichting op dit gebied van vitale betekenis is om verlies van invloed of misverstanden te vermijden. De woordvoerders die verantwoordelijk zijn voor een specifiek werkgebied kunnen er op niet-bureaucratische wijze toe bijdragen dat de boodschap een samenhangend karakter draagt . Tevens dient te worden opgemerkt dat, terwijl de vertegenwoordigingen zelf nauw contact onderhouden met de belangrijkste doelgroepen zoals het bedrijfsleven, de vakbonden en niet-gouvernementele organisaties, organisaties met een zeer specifieke belangstelling uiteraard contact zullen onderhouden met de eenheid die verantwoordelijk is voor de informatie op het betrokken werkgebied.
Verklaring van de voorzitters met een protocol betreffende samenwerking in bijlage.
Aangezien voorlichting en communicatie een essentiële rol spelen bij het uitstippelen van het beleid, kan het best worden begonnen door de belangrijkste beleidsevenementen aan te geven die sterk in de belangstelling staan en vier of vijf essentiële beleidsprioriteiten tot het voornaamste uitgangspunt voor de voorlichtings- en communicatieactiviteiten te maken, zodat er een stevige basis wordt gelegd voor coördinatie tussen beleid en voorlichting als geheel. De Commissie maakt haar belangrijkste beleidsprioriteiten en financiële richtsnoeren thans bekend in het kader van de jaarlijkse beleidsstrategie in het voorjaar. Het jaarlijkse werkprogramma van de Commissie blijft een belangrijke gebeurtenis, aangezien dit verbonden is met het debat betreffende de 'staat van de Unie' aan het einde van het jaar. Het zal echter een veel politieker karakter krijgen en meer op prioriteiten worden gericht dan in het verleden, zodat het waarschijnlijk gemakkelijker gebruikt zal kunnen worden voor voorlichtings- en communicatiedoeleinden. Een verder nieuw aspect is de indiening door de Commissie van een jaarlijks verslag betreffende haar activiteiten, hetgeen eveneens tot een belangrijk voorlichtings- en communicatie-evenement zal worden. De directeur-generaal van DG PRESS dient bijeen te komen met andere directeuren-generaal om de implicaties van deze evenementen voor het voorlichtingsbeleid te bespreken en organisatorische voorzieningen te treffen voor de tenuitvoerlegging van passende voorlichtingsactiviteiten. Het is duidelijk dat deze coördinatie een positieve invloed zal uitoefenen op de reeds voortreffelijke voorlichting die door de diverse diensten wordt verstrekt.
Er zullen gedurende het betrokken jaar ook andere aangelegenheden ter sprake komen, maar wanneer vier of vijf kernprioriteiten voor het beleid tot de voornaamste basis worden gemaakt voor de voorlichtings- en communicatieactiviteiten zal er een stevige grondslag worden gelegd voor coördinatie tussen beleid en voorlichting als geheel. Bij de uitvoering van deze prioriteiten zullen de gespecialiseerde DG's zelf worden betrokken, evenals de vertegenwoordigingen en, wat betreft de algemene coördinatie en presentatie, de diensten van DG PRESS in Brussel. Wanneer er een stevige grondslag voor de coördinatie gelegd is, zal de Commissie beter in staat zijn eventuele onvoorziene vraagstukken op te vangen.
Tevens dient te worden gewezen op mechanismen zoals het prioritair publicatieprogramma. Dit wordt vastgesteld in het kader van het jaarlijkse werkprogramma van de Commissie, en de betrokken publicaties zijn gericht op het grote publiek. De bedoeling hiervan is een gestructureerde en samenhangende boodschap uit te dragen en een overzicht te geven van de gehele scala van het voorlichtingsmateriaal van de Commissie.
Andere organisatorische voorzieningen inzake samenwerking zijn reeds van kracht, zoals het gezamenlijk beheer van de website Europa en Europe by Satellite. Voorts bestaan er in het kader van voorlichtingscampagnes uit hoofde van het PRINCE-programma betreffende specifieke onderwerpen - zoals de uitbreiding - volwaardige coördinatiemechanismen, niet alleen binnen de Commissie, inclusief de vertegenwoordigingen, maar tevens met het Europees Parlement en vaak met de lidstaten.
II.3 Methoden, middelen en evaluatie
Een voorlichtings- of communicatiebeleid kan niet naar behoren worden ontwikkeld zonder dat de vereiste middelen ter beschikking worden gesteld. In de afgelopen jaren heeft de Commissie een systeem tot stand gebracht, waarvan de samenhang en zichtbaarheid moeten worden gehandhaafd. Behalve van de prioritaire voorlichtingsactiviteiten (PRINCE) dient melding te worden gemaakt van netwerken en informatiecentra en van de diensten die een toegevoegde waarde opleveren: Europa Direct, Eurojus en de Wegwijsdienst. Deze maken gebruik van de diverse media waarover zij beschikken, zoals Europe by Satellite (EbS), de bibliotheek, documentatiecentra, publicaties en audiovisuele coproducties, enz.
Deze instrumenten en de middelen ter evaluatie ervan worden behandeld in de bijlage bij deze mededeling, evenals de wijze waarop zij kunnen worden gebruikt binnen het kader van samenwerking met de andere instellingen en de lidstaten. Deze specifieke categorie is tezamen met het Europees Parlement geïdentificeerd. Rond al deze instrumenten dient de samenwerking met de andere instellingen, de lidstaten en de burgerlijke samenleving concreet vorm te worden gegeven. De Commissie stelt voor elk van deze instrumenten onder de loep te nemen teneinde het passende niveau van samenwerking vast te stellen. Met het oog daarop doet de Commissie een aantal suggesties.
Mogelijkheden van uitbesteding
Op het ogenblik wordt een aantal lopende voorlichtingsactiviteiten van de Commissie uitgevoerd door diensten buiten de instelling. Aldus kan de van de Commissie uitgaande voorlichting de burger gemakkelijker bereiken, die daardoor beter wordt gediend. Door gebruik te maken van externe dienstverlening kunnen wij de toegankelijkheid van de voorlichting aanzienlijk vergroten, terwijl de Commissie de volledige zeggenschap blijft behouden over de in elektronische en gedrukte vorm verstrekte voorlichting.
De oprichting van een interinstitutioneel voorlichtingsagentschap dient in deze context te worden overwogen. De Europese Raad van Helsinki had de Raad, het Europees Parlement en de Commissie verzocht de oprichting te overwegen van een dergelijk orgaan. Terwijl elk van de instellingen verantwoordelijk zou blijven voor de voorlichting die zij verstrekt, zou het agentschap worden belast met een aantal specifieke activiteiten, zoals het beheer van de centrale bibliotheek, bezoeken aan de instellingen (zetel); krantenknipsels en verspreiding, opslag van het volledige voorlichtingsmateriaal en de regelmatige bevoorrading daarmee van alle voorlichtingscentra in de lidstaten. De vraag of het agentschap tevens teksten of publicaties van algemene aard zou moeten kunnen produceren, zou kunnen worden overwogen.
De instellingen zullen, aan de hand van een studiedocument van de Commissie, worden verzocht na te gaan in hoeverre voorlichtingsactiviteiten verder zouden kunnen worden 'geëxternaliseerd' door een beroep te doen op dienstverlenende bedrijven op centraal en plaatselijk niveau die niet tot de instellingen behoren. Met het oog hierop zou een verdergaand initiatief moeten worden genomen, waarbij zou worden nagegaan of er een interinstitutioneel voorlichtingsagentschap dient te worden opgericht. Volgens de Commissie kan alleen de ervaring leren of er werkelijk behoefte bestaat aan de oprichting van een dergelijk agentschap.
III. Follow-up
De Commissie is voornemens op actieve en constructieve wijze gebruik te maken van dit nieuwe kader voor voorlichting en communicatie. Om samen te vatten: het kader biedt een organisatorische basis voor samenwerking, een instrumentarium voor voorlichtings- en communicatieactiviteiten en een aantal methoden voor de evaluatie van de voorlichting die door de instellingen wordt verstrekt.
De Commissie zal er bijgevolg naar streven een voorlichtings- en communicatiebeleid tot stand te brengen dat:
* consequent en permanent is. Het publiek dient te weten dat er op elk gewenst moment feitelijke informatie beschikbaar is; dat voorlichting betreffende Europese aangelegenheden niet het uitsluitende voorrecht van de Commissie is maar een gedeelde verantwoordelijkheid vormt van alle instellingen en de lidstaten. De bedoeling van het communicatiebeleid is informatie op hoog niveau te produceren en over te brengen, die is toegesneden op haar publiek en die van blijvende waarde is.
* gedecentraliseerd is en gebaseerd op uitstralingseffecten. Gezien de onmogelijkheid om rechtstreeks met het grote publiek te communiceren, moet de voorlichting in de praktijk plaatsvinden via een groot aantal kanalen en tussenpersonen; de Commissie zal haar acties blijven ontwikkelen en uitbreiden via journalisten en de media, de netwerken, overheids- en semi-overheidsinstanties, de particuliere sector, de NGO's en de burgerlijke samenleving.
* Aanspreekt en passend is. Bij de grote hoeveelheid informatie die thans wordt aangeboden dient ervoor te worden gezorgd dat de boodschap en de wijze waarop deze wordt gebracht toegesneden zijn op het publiek waarvoor zij is bestemd en dat zij wordt ontvangen en begrepen; daarom worden de acties voortdurend nauwgezet onderzocht en aangepast.
De Commissie verzoekt de andere instellingen en de lidstaten haar in dit streven te steunen.
***
Recente gebeurtenissen, zoals de geringe opkomst bij de Europese verkiezingen en de uitslag van diverse referenda, zijn een duidelijk bewijs voor het onbehagen bij het publiek, waarvoor een oplossing moet worden gevonden.
Sedert de goedkeuring van het Verdrag van Maastricht heeft dit onbehagen zich gemanifesteerd als een wanverhouding tussen de in het algemeen gunstige ingesteldheid van het publiek ten opzichte van de grote Europese idealen die de Unie belichaamt enerzijds en een aanhoudend wantrouwen ten opzichte van de instellingen en waar zij voor staan, ondanks de duidelijke positieve en concrete resultaten, zoals economisch herstel, de invoering van de euro, de oprichting van een ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid en een krachtiger stem voor de Unie op het wereldtoneel. De diepste oorzaak van deze ontevredenheid is dat niet duidelijk wordt gemaakt waarom deze beleidsmaatregelen worden genomen en de wijdverbreide indruk dat er onvoldoende voorlichting wordt verstrekt. Ook heeft men er moeite mee zich er een voorstelling van te maken wie wat doet in de Unie en heeft men de sterke indruk dat er niet voldoende rekening wordt gehouden met de dagelijkse realiteit. Deze vicieuze cirkel van ontgoocheling, de wanverhouding tussen verwachtingen en onmiddellijke waarneming, moet worden doorbroken, en wel door alle betrokken partijen zo spoedig mogelijk te mobiliseren; dit zijn de instellingen, de lidstaten en de burgerlijke samenleving, elk binnen het kader van de eigen verantwoordelijkheden. Daarom beoogt deze mededeling een kader op te zetten voor betere voorlichting en een beter debat. Daarbij moet de informatie- en communicatiestrategie uiteraard worden beschouwd binnen het bredere kader van de discussie betreffende governance en de noodzaak om een debat met kennis van zaken op te zetten en een grotere betrokkenheid van het publiek te bevorderen.
De uitkomst van het recente Ierse referendum betreffende het Verdrag van Nice maakt het noodzakelijker dan ooit alle deelnemers bijeen te brengen in het streven voorlichting te verstrekken over de Europese Unie. 'Brussel' alleen kan het beleid, de activiteiten en de toekomst van de Unie niet uiteenzetten. De informatie moet afkomstig zijn van degenen die het nauwst en het meest rechtstreeks verbonden zijn met de burger: de gekozen vertegenwoordigers en de overheid op alle niveaus.
De Europese instellingen moeten op centraal niveau en ter plaatse in de lidstaten hun rol spelen door gezamenlijk uiteen te zetten wat zij doen en welke de redenen daarvan zijn. Zij moeten tevens bijdragen tot de coördinatie van de inspanningen om voorlichting te verstrekken over de EU in het algemeen. Dit document is bedoeld een kader tot stand te brengen voor een nieuwe gecoördineerde strategie. Over de inhoud van die strategie dient in de komende maanden dringend een debat tussen de Europese instellingen en die van de lidstaten te worden gehouden.
Dit debat zal plaatsvinden op basis van een aanpak in gezamenlijk overleg, waarbij in het bijzonder de volgende aspecten moeten worden behandeld:
- zorgen voor wederzijds respect voor de specifieke bevoegdheden van elke instelling;
- zo nodig verduidelijking van de rol van elk van de instellingen, met name ten aanzien van de Raad, de lidstaten en de nationale parlementen;
- een duidelijk onderscheid tussen voorlichting en communicatie, twee afzonderlijke begrippen;
- het zoeken van het juiste evenwicht tussen de vereiste algemene samenhang van de voorlichting en de nodige diversificatie ervan die rekening houdt met nationale verschillen;
- het gebruik van externe knowhow wanneer zulks wenselijk en mogelijk is; de evaluatie dient echter in samenwerking met de IVG tot de bevoegdheid van de Commissie te blijven behoren;
- het elimineren van alle vormen van tegenstrijdigheid of dubbel werk in verband met reeds lopende campagnes (euro, uitbreiding, de toekomst van de Unie).
De onderhavige mededeling stelt de Commissie in staat over te gaan tot de volgende fase in het proces, die zal bestaan uit een analyse van de reacties van alle instellingen en van de bestuursorganen en parlementen van de lidstaten. Tevens zal het resultaat van het bredere debat dat in het najaar zal worden georganiseerd moeten worden onderzocht. Aan het einde van het jaar zal de Commissie haar conclusies bekendmaken op basis van de discussies en de gedane voorstellen met het oog op het opstellen van een inhoudelijke mededeling.
BIJLAGE
GEBRUIKTE METHODEN EN MIDDELEN EN EVALUATIE VAN DE
VOORLICHTINGS- EN COMMUNICATIEACTIVITEITEN
INHOUD
1. Prioritaire voorlichtingsactiviteiten (PRINCE)
2. Netwerken en informatiecentra
3. EUROPA en publicaties
4. Europa Direct, Eurojus, Wegwijsdienst
5. Televisie en radio-uitzendingen en opleidingen voor journalisten
6. Centrale Bibliotheek en netwerk van documentatiecentra
7. Bezoeken
8 Evaluatie
1 Prioritaire Voorlichtingsactiviteiten (PRINCE)
PRINCE is synoniem met solide interinstitutionele samenwerking. De programma's omvatten een globale aanpak met duidelijke en precieze doelstellingen en boodschappen die gericht zijn op een specifiek publiek.
PRINCE werkt volgens de volgende principes:
* het bereiken van de gewone mensen en decentralisatie;
* partnerschap;
* flexibiliteit en transparantie.
De gewone mensen bereiken en decentralisatie: met die begrippen voor ogen zijn diverse door PRINCE gefinancierde grote projecten bedacht, ontworpen, uitgevoerd en ter plaatse gecontroleerd door de vertegenwoordigingen van de Commissie in de lidstaten met medewerking van de externe bureaus van het Europees Parlement.
Partnerschap: dat betekent betrokkenheid van de lidstaten (op basis van overeenkomsten) en de burgerlijke samenleving (via oproepen tot het indienen van voorstellen).
Flexibiliteit en transparantie: dit principe geeft aanleiding tot duidelijke goed zichtbare prioriteiten en stelt Commissie en Parlement in staat op termijn te plannen binnen een solide budgettair kader. Dat de IGV is verbonden met het PRINCE-programma is een essentieel element in de ontwikkeling van de voorlichtings- en communicatieprioriteiten van beide instellingen.
Door degelijke samenwerking en overeenstemming over politieke prioriteiten moet worden verzekerd dat de budgettaire middelen voor de acties beschikbaar zijn.
Sommige campagnes zijn uitsluitend bedoeld om informatie te verschaffen zoals de campagne over de euro. Andere, zoals de campagne over de toekomst van de Europese Unie, moeten een discussie op gang brengen terwijl weer andere, zoals de nieuwe campagne over de uitbreiding, voor beide doeleinden moeten dienen.
Het doel van al deze campagnes is informatie over te brengen en de discussie te stimuleren buiten de beperkte kring van specialisten.
Het PRINCE-programma dat in 1995, grotendeels op instigatie van het Europees Parlement, is ingevoerd, omvatte oorspronkelijk drie prioritaire campagnes: 'Citizens First' (Burgers van Europa), 'Samen bouwen aan Europa' en 'de euro'. Nu wordt het gebruikt voor de uitbreiding, de euro, het debat over de toekomst van de Europese Unie en de nieuwe campagne over het scheppen van een ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid. Het informatieprogramma over de euro zal in 2002 en mogelijk nog daarna worden voortgezet naar gelang van de behoefte van de pre-ins en/of de kandidaatlanden.
De door de Commissie op 10 mei 2000 goedgekeurde communicatiestrategie met betrekking tot de uitbreiding omvatte een meerjarenactieprogramma en bepaalde de budgettaire middelen voor een gedecentraliseerde benadering, inclusief het gebruik van partnerschappen met name met de burgerlijke samenleving.
Het debat over de toekomst van de Unie omvat twee afzonderlijke, maar interactieve dimensies die gedefinieerd werden in de mededeling van de Commissie (COM/2001/178 def.):
- elke lidstaat moet debatten organiseren en op gang brengen rekening houdend met de nationale omstandigheden;
- naarmate het debat over Europa zich ontwikkelt, dient rekening te worden gehouden met de nationale discussies en de discussies tussen de lidstaten.
De mededeling bepaalt de praktische middelen (types van acties en middelen) en de bijdrage van de Commissie. De onderhavige mededeling brengt daarin geen enkele verandering.
De ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid is duidelijk door het Verdrag van Amsterdam aangeduid als de volgende politieke grens van de Unie. Het betekent vrij verkeer voor personen die wettelijk op het grondgebied van de Unie verblijven . Deze ruimte van vrijheid kan niet volledig benut worden tenzij de veiligheid en rechtvaardigheid voor iedereen in die ruimte zijn verzekerd.
Het Handvest van de Grondrechten van de Europese Unie wordt in een duidelijke, gemakkelijk begrijpelijke tekst rechtstreeks gericht tot de burger. Naarmate het debat over de toekomst van de Unie en de voorbereidingen voor de IGC 2004 vorderen, zou het logisch zijn dat de dynamiek en de methode van het Handvest het voorwerp worden van een algemene campagne.
Ten slotte de rol van de Europese Unie in de wereld. Zowel in haar politieke en economische rol als op het gebied van ontwikkeling, humanitaire hulp en voorkoming van conflicten neemt de Europese Unie een belangrijke plaats in op internationaal vlak. Zo vervult de Unie ook haar rol in het handhaven van de vrede via het gemeenschappelijk veiligheidsbeleid. Deze externe actie van de Europese Unie die steeds duidelijker wordt in de ogen van onze partners, wordt nog niet erkend door onze eigen burgers. Een voorstel voor een campagne op dit gebied zou stroken met de algemene oriëntaties in het kader van het PRINCE-programma
2. Netwerken en steunpunten
De gespecialiseerde informatiecentra en netwerken die zijn opgericht ter ondersteuning van de ontwikkeling van kleine en middelgrote ondernemingen, vernieuwing en onderzoek enz. vallen buiten deze mededeling.
De voorlichtingscentra vormen een gedecentraliseerde structuur met plaatselijke kantoren die openstaan voor het publiek, opgezet zijn door een bepaalde instantie en daardoor worden gerund. Zij zijn een machtig instrument voor het decentraliseren van de informatie en zorgen ervoor dat de voorlichtingsactiviteiten een menselijk karakter hebben en worden aangepast aan zeer uiteenlopende specifieke behoeften.
Ontwikkeling van het systeem van informatiecentra:
* het systeem is gebaseerd op het beginsel van de subsidiariteit en de verbintenis actieve partnerschappen aan te gaan met instanties die volledig ingeburgerd zijn in sociaal-economische kringen in hun regio en als zodanig rechtstreeks in contact staan met het publiek.
* het systeem maakt deel uit van een kader dat in nauwe samenwerking met de vertegenwoordigingen is totstandgekomen.
* het systeem is gericht op een evenwichtige geografische spreiding van de centra over de hele Unie.
Er zijn centra op drie niveaus: nationaal, interregionaal en plaatselijk/regionaal.
Centra op nationaal niveau:
Momenteel zijn er twee nationale centra in werking, één in Parijs (Sources d'Europe) en één in Lissabon (Jacques Delors-informatiecentrum); een derde centrum is kort geleden opgezet in Rome (Informatie en documentatiecentrum - CIDE). De Commissie en de lidstaten hebben een partnerschapsovereenkomst gesloten in het kader waarvan zij de financiële kosten gelijkelijk onderling verdelen. De vertegenwoordigingen controleren de activiteiten van de centra en zowel vertegenwoordigers van de Commissie als van de betrokken lidstaat zetelen in de bestuursorganen.
Doel van de centra is een geïntegreerd informatiesysteem voor de Unie te ontwikkelen daarbij gebruik makend van plaatselijke steunpunten. Hun voornaamste functies zijn op te treden als:
* hoofd van het nationale netwerk voor alle andere informatiecentra: info-points en op plaatselijk niveau de zogenaamde 'gidsen' (voorlichtingskiosken); voorlichtingscentra;
* een documentatiecentrum dat ook diverse materialen produceert (circulaires, brochures, e.d.) voor het netwerk.
Op specifieke voorwaarden staan de beheersinstanties van de centra toe dat organisaties of instellingen, zowel openbare als particuliere, en nationale of regionale autoriteiten deelnemen aan de activiteiten van de centra en samenwerken met de oprichtende leden. In dit verband zal het Europees Parlement zijn intenties met betrekking tot zijn betrokkenheid bij de nationale centra moeten verduidelijken.
Centra op interregionaal niveau
'Jean-Monnet-Huis' in Berlijn, het 'Thessaloniki-Centrum' en het 'Napels-Centrum'.
Dit type centrum is opgezet met het oog op regio's die vanuit sociaal-economisch oogpunt (regio's met een ontwikkelingsachterstand) en in verband met hun geografische of geopolitieke ligging als prioriteit worden beschouwd: bijvoorbeeld het zuiden van Italië, de noordelijke dimensie, de nabijheid van kwetsbare gebieden zoals de Balkan of de zuidkust van het Middellandse-Zeebekken of de nabijheid van grenzen met landen die kandidaat zijn voor toetreding.
De Commissie heeft geen beheersverantwoordelijkheden in deze centra maar ziet er via regelmatig contact met vertegenwoordigers van de centra en het centraal beheer in Brussel op toe dat de doelstellingen naar behoren worden nageleefd.
Plaatselijk/regionaal niveau
Plaatselijke centra vormen de hoeksteen van een gedecentraliseerd informatiebeleid. Zij hebben tot taak de informatie aan te passen aan de dagelijkse realiteit en de plaatselijke economische omstandigheden. Deze steunpunten zijn bij uitstek de voorlichtingscentra van de gewone mensen.
Ze worden rechtstreeks beheerd door de betrokken instanties (regionale of plaatselijke overheden, overheids- of semi-overheidsinstanties, enz.). De Commissie heeft geen enkele verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer maar verleent een subsidie en geeft op basis van een overeenkomst met de betrokken instantie technische en documentaire bijstand. De Commissie respecteert de autonomie, de initiatieven en de diversiteit van het steunpunt maar ziet er niettemin op toe dat een zekere uniformiteit blijft gehandhaafd en dat hun gedeelde identiteit blijft bestaan (gezamenlijk logo). Er is een helpdesk ingesteld waarin de steun-, bijstands-, coördinatie- en beheersfuncties zijn verenigd. De Commissie heeft ook zojuist een permanent controlesysteem opgezet dat gebruik maakt van moderne technologie om te kunnen controleren en beter vertrouwd te raken met hetgeen de diverse instanties doen.
Er zijn twee types steunpunten : info-points Europe (IPE) en de 'carrefours ruraux' (centra voor plattelandsvoorlichting)
* De Info-Points Europe bevinden zich gewoonlijk in de hoofdstad van de provincie of regio en geven informatie aan mensen die in de steden wonen. Er zijn 139 van die infopunten en de overgrote meerderheid daarvan (80%) is ondergebracht bij regionale of plaatselijke overheden en soms bij gespecialiseerde verenigingen.
* De CARREFOURS RURAUX (Centra voor plattelandsvoorlichting) zijn meer gericht op de plattelandsbevolking; er bestaat een netwerk van 130 carrefours.
De Info-points Europe en de Carrefours beslaan nu een groot gebied van Europa maar zijn nog altijd onvoldoende. Daarom stelt de Commissie een vijfjarenplan voor om een betere spreiding over de EU-regio's te bereiken. Uiteindelijk moet elke regio ten minste één centraal punt voor informatie hebben. Dit zal vanzelfsprekend extra middelen vereisen maar daarbij moet wel worden bedacht dat de door de Commissie verstrekte middelen hoofdzakelijk bedoeld zijn als hefboom om investeringen van veel grotere sommen aan te trekken. Uitbreiding van de netwerken moet een gezamenlijk streven zijn van de instellingen en met name van het Europees Parlement. Zo kan het bijvoorbeeld de gewoonte worden de Parlementsleden uit de regio waar het info-point zich bevindt uit te nodigen om deel te nemen aan de diverse evenementen. De externe bureaus van het Europees Parlement kunnen gebruik maken van het netwerk en hun suggesties inzake plaats, omvang en structuur van de info-points zullen welkom zijn. Deze mogelijkheden bestaan ook voor andere instellingen en organen van belang met inbegrip van het Comité van de Regio's.
Het spreekt vanzelf dat bij deze uitbreiding nu ook rekening moet worden gehouden met de landen die kandidaat zijn voor toetreding.
Een laatste element van de steunpunten die algemene informatie geven aan het publiek is het experimentele netwerk van 19 centra dat bekend staat als Urban Forums (stadsfora) en dat tot taak heeft informatie te verstrekken over duurzame stadsontwikkeling.
In sommige lidstaten hebben de vertegenwoordigingen netwerken georganiseerd die niet gefinancierd zijn door de Commissie (openbare bibliotheken, plaatselijke overheden, kamers van koophandel, enz.). De vertegenwoordigingen geven hen zoveel mogelijk steun opdat zij betrouwbare informatie over Europa kunnen verstrekken.
De Commissie geeft ook financiële, documentaire en organisatorische steun voor informatieactiviteiten door grote zelfstandige netwerken zoals FIME (Fédération internationale des Maisons de l'Europe - Internationale vereniging van Europahuizen) en de Europese Beweging.
Tenslotte dient vermeld te worden dat het netwerk van Europese Documentatiecentra (EDC) aanzienlijke logistieke steun verleent.
Team Europe en Groupeuro (netwerk van sprekers)
Parallel met de maatregelen tot instelling van informatienetwerken op permanente basis heeft de Commissie ook netwerken opgezet van sprekers die actief deelnemen aan het debat over de Gemeenschap (in 2000 waren er 10.000 bijdragen aan het debat en meer dan 700 optredens in radio- en televisieprogramma's). Deze sprekers werken op plaatselijk niveau en vervullen een multiplicatorfunctie op het gebied van informatie.
De sprekersgroep Groupeuro is opgericht in reactie op talrijke verzoeken om bijdragen over de EMU en de invoering van de euro.
In sommige lidstaten is er ook een Europe Junior-team dat informatie verstrekt aan jongeren.
3. EUROPA en publicaties
EUROPA is oorspronkelijk gelanceerd op initiatief van de Commissie en dateert van 1995. Op suggestie van het Europees Parlement hebben de secretarissen-generaal van alle instellingen in 1997 een task force opgericht die zich vervolgens heeft ontwikkeld tot het Interinstitutional Internet Editorial Committee (Interinstitutioneel Internet Redactiecomité) waarvan de Commissie het voorzitterschap bekleedt.
Eén van de resultaten van deze samenwerking is een gezamenlijke visie van de inhoud en de presentatie van de titels op de algemene homepage en de onderliggende bladzijden. Er is een gemeenschappelijke grafische kaart opgesteld met algemene presentaties en om een algemeen uniform karakter te verkrijgen worden gemeenschappelijke of onderling verbonden navigatoren aanbevolen. In de toekomst zal deze samenwerking zich geleidelijk meer concentreren op de inhoud van de diverse sites.
Momenteel is EUROPA ongetwijfeld de belangrijkste en meest bezochte website in Europa die beschikbaar is voor het publiek. De website is vergelijkbaar met sommige sites in de VS zoals die van het congres en het voorzitterschap. Dagelijks zijn er 1,5 miljoen bezoeken aan de betrokken documenten. Het aantal raadplegingen wordt jaarlijks verdubbeld; er zij op gewezen dat de site bestaat uit 1,5 miljoen documenten en 60 databases die elk enkele honderdduizenden documenten kan bevatten.
Dit betekent dat EUROPA nu zeer sterk groeit en informatie hanteert die omvangrijk, ingewikkeld, gevarieerd en veranderlijk is en in vele talen bestaat. De website moet voldoen aan de steeds grotere vraag naar veeltaligheid, steeds vaker en regelmatig worden aangepast aan de grotere aantallen zeer uiteenlopende gebruikers, waarbij het aantal niet-professionelen aanzienlijk toeneemt zodat uiteindelijk hun gedrag de referentienorm wordt.
Dat is de reden waarom de Commissie momenteel nieuwe veranderingen voorbereidt die een aanzienlijke kwaliteitsverbetering zullen behelzen. Zij zullen een tweede generatie EUROPA, EUROPA II, tot stand brengen die spoedig aan de volledige Commissie zal worden voorgelegd. De conclusies garanderen een discussie op interinstitutioneel niveau op nog vast te stellen voorwaarden.
De doelstelling van de Commissie is dat EUROPA de meest actuele praktijken van de nieuwe governance in Europa vertegenwoordigt die gesymboliseerd worden door de termen 'e-Commissie', 'e-Europa' en 'e-governance'. De voornaamste kenmerken zijn interactiviteit, snelle en authentieke raadplegingen, onderzoek naar steun van de publieke opinie en vereenvoudigde administratieve praktijken voor iedereen.
In dit verband is de inwerkingtreding van de verordening over toegang tot documenten die strekt tot tenuitvoerlegging van artikel 255 van het Verdrag van Amsterdam een belangrijke uitdaging voor de Commissie die een snelle en doeltreffende reactie vereist om de burgers bewust te maken van hun rechten.
De interinstitutionele coördinatie zal worden versterkt door de betrokkenheid van de directeuren-generaal van de desbetreffende diensten (DG PRESS voor de Commissie en DG 3 voor het Europees Parlement, de desbetreffende diensten van de Raad en de andere instellingen).
Publicaties
Publicaties met basisinformatie over de Unie vormen een belangrijke activiteit. In de toekomst moet getracht worden alle publicaties op gecoördineerde wijze tot stand te brengen en op die manier een gemeenschappelijke interinstitutionele presentatie te ontwikkelen. Dit zou het begin kunnen zijn van pragmatische samenwerking tussen de instellingen.
De huidige vooruitgang heeft het onderscheid doen verdwijnen tussen traditionele en elektronische publicaties; het productieproces is nu voor beide hetzelfde. Het Publicatiebureau zal regelingen invoeren voor 'afdrukken op verzoek' via een portal die gewijd is aan de publicaties van alle instellingen, organen en agentschappen. Dit betekent dat NGO's, nationale overheden, info-points, informatiecentra, vertegenwoordigingen en het grote publiek de publicaties die zij wensen kunnen downloaden en printen of om het even welke hoeveelheid kunnen bestellen en laten leveren aan het adres van hun keuze.
In de toekomst kan de samenwerking tussen de lidstaten een nieuwe dimensie krijgen doordat diensten aan de burgers ontwikkeld worden (e-Europa, het IDA-programma, enz.).
4 Europa Direct, Eurojus, Signpost Service (Wegwijsdienst)
Er zijn nu drie diensten die antwoord geven op vragen die gesteld worden door burgers.
Europa Direct
Europa Direct helpt burgers te weten te komen wat hun rechten zijn en deze rechten uit te oefenen en alle mogelijkheden die de Europese Unie biedt te ontdekken. Bijvoorbeeld gemeenschapsprogramma's die kunnen helpen projecten uit te voeren. Het programma is gelanceerd als reactie op de wens van de nationale autoriteiten dat de Europese Commissie dichter bij de burgers en de zakenwereld zou staan en voor hen ook meer toegankelijk zou zijn, een wens die door de Europese Raad van Cardiff in 1998 nog werd bevestigd.
Europa Direct ging van start als een eenvoudige e-mail-dienst en moest voldoen aan nieuwe eisen naarmate zijn vermogen toenam. Dit leidde tot het opzetten van een 'Europa Direct call centre' dat sedert april 2000 in werking is. Het call centre kan via de telefoon antwoorden verstrekken in 11 talen en is bereikbaar via een gratis nummer, e-mail, brief of fax. Het werkt via een dienstencontract en heeft in het eerste jaar van werking 100.000 vragen beantwoord.
Eurojus
Eurojus is een aanvulling op Europa Direct en geeft gratis advies en bijstand over juridische problemen die voortvloeien uit de interpretatie of de toepassing van het Gemeenschapsrecht. Juridische adviseurs kunnen via de vertegenwoordigingen worden bereikt.
Eurojus biedt een aantal voordelen: het verschaft snelle antwoorden op specifieke juridische vraagstukken en is gedecentraliseerd zodat het dichter bij de burgers staat en Europa zichtbaar maakt. Het is betrekkelijk goedkoop, gemakkelijk te besturen en strookt met de praktijken van de meeste lidstaten gratis juridische bijstand te verlenen over vraagstukken op het gebied van het nationale recht. Eurojus verleent gratis bijstand over Gemeenschapsrecht en voldoet daarmee aan een behoefte.
De Wegwijsdienst
De Wegwijsdienst is in 1996 gelanceerd en omvat een soortgelijke dienst als Eurojus verleent, die echter uitsluitend gericht is op de rechten van burgers of ondernemingen die verband houden met de interne markt. De werking van de dienst die gerund werd door een extern agentschap is juist stopgezet. Intussen valt Europa Direct in.
Het is van belang dat alle in dit hoofdstuk beschreven werktuigen zo zijn ontworpen en opgezet dat zij zichtbaar en met elkaar verenigbaar zijn zodat het grote publiek waarop zij gericht zijn er gemakkelijk en doeltreffend gebruik van kan maken.
1. Met betrekking tot Europa Direct zal de Commissie beoordelen hoe deze nieuwe dienst in de beginperiode heeft gewerkt en de noodzakelijke wijzigingen aanbrengen. De Commissie behoudt zich haar algemene beoordeling van Europa Direct voor totdat er een diepgaande analyse is gemaakt van alle beschikbare informatie en de toegevoegde waarde van de dienst is bevestigd.
2. Wat Eurojus betreft, heroverweegt de Commissie momenteel het systeem. Er moet worden overwogen of dit type juridisch advies uiteindelijk de taak van de instellingen is of misschien beter door nationale eenheden binnen de lidstaten kan worden verstrekt.
3. Met betrekking tot de Wegwijsdienst wordt een nieuwe aanbesteding voorbereid.
5. Televisie- en radio-uitzendingen en opleidingen voor journalisten
Een van de prioriteiten van de Europese instellingen is om evidente redenen de ontwikkeling van de voorlichting van de burgers via de audiovisuele media.
Hiertoe worden aanzienlijke budgettaire middelen ter beschikking gesteld. Het uitstippelen van een nieuw beleid is een belangrijke prioriteit, maar gezien het complexe karakter ervan, de talrijke instrumenten die hiervoor kunnen worden gebruikt en de verschillende implicaties en neveneffecten, is de planning en implementatie van een dergelijk beleid een project op lange termijn dat pas na lange tijd vruchten afwerpt. Deze verschillende factoren hebben dan ook een voorlopig karakter.
Zij hebben zowel op centrale als op decentrale niveaus betrekking.
Decentrale acties
In 2001 moeten proefprojecten in gedecentraliseerde coproductie voor televisie en radio (samenwerking van de externe bureaus en vertegenwoordigingen) ten uitvoer worden gelegd. Het toekomstige kader zal op grond van een evaluatie van deze proefprojecten worden bijgeschaafd. Er worden extra middelen uitgetrokken om deze actie op een efficiëntere manier in samenwerkingsprojecten met nationale en regionale media te kunnen opnemen.
Centrale acties
* Naast de decentrale acties worden ook centrale acties uitgevoerd in het kader van prioritaire voorlichtingsacties (PRINCE), waaruit blijkt dat de Commissie en het Europees Parlement bereid zijn om op dit gebied samen te werken. De acties zullen samen met multinationale audiovisuele media (radio en televisie) worden uitgevoerd.
* EuroNews
De samenwerking met EuroNews om verschillende voorlichtingsprogramma's te produceren, bevindt zich thans in een beslissende fase aangezien het productiecontract reeds drie jaar loopt. Na een evaluatie van de inhoud en de impact van de door het Parlement en de Commissie gecoproduceerde programma's wordt voorgesteld om voor een nieuwe periode van drie jaar een aantal gebieden voor toekomstige samenwerking aan te passen en te specificeren.
De samenwerking zal niet langer gebaseerd zijn op een subsidie, maar op een coproductiecontract. De voor de omroepactiviteiten toegekende middelen zullen geleidelijk worden verlaagd terwijl die voor de productieactiviteiten zullen worden verhoogd (uitbreiding van de omroepverplichting, meer nieuws en minder rubrieken), en de kwaliteit van alle programma's zal worden verbeterd (betere beeldkwaliteit, meer gevarieerde redactionele inhoud). De totale financiële bijdrage van de Commissie zal steeds meer afnemen. De thema's zullen op een driepartijenbasis (Europees Parlement Commissie, EuroNews) worden vastgesteld en de redactionele vrijheid van het kanaal blijft behouden.
Europe by Satellite (EbS)
EbS is het televisienieuwsinstrument van de instellingen van de EU.
EbS is een bijzonder belangrijke dienst met in de eerste plaats de rechtstreekse uitzending van de werkzaamheden van de instellingen (40% van alle uitzendingen). Vier maal per dag worden op vaste tijdstippen ook samenvattingen van het nieuws uitgezonden (20% van de uitzendingen). Voor het overige worden thematische beeldarchieven over actuele onderwerpen (15% van de uitzendingen) en door partnerkanalen geproduceerde programma's uitgezonden.
De Commissie is voornemens de thans reeds bestaande interinstitutionele nauwe samenwerking op redactioneel gebied te handhaven. Dit is uiterst belangrijk omdat het beleid dat erin bestaat de redactionele vorm zoveel mogelijk aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen tot veel uitzendingen leidt hetgeen het snelle tempo van de gebeurtenissen weerspiegelt. De interinstitutionele samenwerking zal worden versterkt door de oprichting van een hoger coördinatieorgaan op het niveau van de directeuren-generaal van de betreffende diensten in alle instellingen, zoals dit het geval is bij EUROPA.
In de toekomst zullen de nodige inspanningen worden geleverd op het gebied van follow-up van dossiers die betrekking hebben op actuele vraagstukken of op de opeenvolgende voorzitterschappen. Specifieke technische steun is in de eerste plaats bestemd voor journalisten uit de kandidaat-landen. Er zullen interactieve persconferenties worden georganiseerd, waarbij met name de Commissieleden zullen worden betrokken en waaraan journalisten met standplaats buiten de zetel van de instellingen zullen deelnemen. Sedert juni 1999 verschaft EUROPA een link naar EUROPARL en er werden reeds EbS website-pagina's ontwikkeld. De aanwezigheid van EbS op EUROPA moet worden versterkt en er zijn plannen om de bijdrage van EbS aan het Virtuele persbureau, een voor journalisten bestemde site van de Commissie, verder uit te breiden.
Opleidingssteun voor journalisten
De Commissie draagt in het kader van haar beleid reeds vele jaren bij tot de opleiding van journalisten. Het gaat hierbij niet om hun algemene opleiding, maar op een specialisatie waaraan niet altijd de nodige aandacht wordt besteed in cursussen voor journalisten. In het kader van een hele reeks projecten werden aan onder andere de European Journalism Centre (Maastricht), de Association pour la formation au journalisme européen (Bordeaux), de Fondation journalisme en Europe (Parijs) en de Europese Vereniging van Journalisten uiteenlopende bedragen toegekend.
Wat de toekomst betreft, staat de Commissie open voor alle suggesties en zij is tevens bereid eventuele wijzigingen in de huidige regelingen met de instellingen en de lidstaten te bespreken. De Commissie wenst niet dat een onderwerp dat een integrerend deel zou moeten uitmaken van een algemene opleiding, afzonderlijk wordt behandeld in het kader van een specialisatie op lange termijn. Tegelijkertijd is zij zich ervan bewust dat de talrijke complexe EU-aangelegenheden niet zonder een degelijke voorbereiding kunnen worden behandeld.
Tevens dient te worden gewezen op de samenwerking tussen de diensten van de Commissie en van het Europees Parlement om journalisten op te leiden op het gebied van Europese aangelegenheden (bijvoorbeeld Portugal).
6. Centrale Bibliotheek en het netwerk van documentatiecentra
De centrale bibliotheek koopt en catalogeert talrijke verzamelingen van werken en tijdschriften over de integratie van de Europese Unie en haar beleid sedert 1958 en stelt deze ter beschikking van de ambtenaren van alle Europese instellingen en van andere belangstellenden. Zij is eveneens belast met het financiële beheer van die verzamelingen. De bibliotheek beheert tevens alle verzamelingen van werken en tijdschriften van de directoraten-generaal en de diensten van de Commissie alsmede de dagbladen die bij de Commissie en in het bijzonder bij de Persdienst worden bezorgd. De volledige catalogus kan on line op EUROPA worden geraadpleegd.
Wegens hun zichtbaarheid en de belangstelling van het publiek worden bibliotheken beschouwd als de belichaming van hun instelling.
Bijgevolg hebben de leden van de Interinstitutionele Groep voor Voorlichting (IGV) de Commissie en het Parlement aanbevolen hun samenwerking te ontwikkelen in het kader van een virtuele interinstitutionele bibliotheek.
Er dient een uitvoerbaarheidsstudie te worden verricht om na te gaan welke opties mogelijk zijn bij het opzetten van een dergelijk project.
Er dient op gewezen te worden dat de centrale bibliotheek van de Commissie steeds nauw heeft samengewerkt met de bibliotheken van de andere instellingen en zij deze samenwerking wenst te intensiveren.
De aandacht wordt tevens gevestigd op het feit dat in de afgelopen dertig jaar een netwerk van Europese Documentatiecentra (EDC) tot stand is gekomen. Het netwerk omvat meer dan 500 centra, met inbegrip van een aantal 'gespecialiseerde' eenheden, zowel binnen als buiten de Unie, die met de Commissie een overeenkomst hebben gesloten om documentatie en opleiding te versterken.
De EDC zijn belangrijke voorlichtingspunten, met name voor universiteiten en instellingen voor hoger onderwijs. Hun taak is tweeledig: academici en het grote publiek helpen toegang te verkrijgen tot de informatiebronnen en de nodige informatie verstrekken in samenwerking met andere centra en netwerken.
7. Bezoeken
Het Parlement en de Commissie proberen voortdurend de instellingen dichter bij de burger te brengen en zij voeren dan ook een beleid van openheid ten aanzien van het grote publiek. Dit is een van de prioriteiten van het Parlement dat dankzij zijn infrastructuur in 2000 in Straatsburg en Brussel 300.000 bezoekers heeft ontvangen. De dienst Bezoeken van de Commissie gebruikt haar personele en financiële middelen vooral om voor groepen hooggeplaatste personen die een schakelfunctie hebben op het gebied van informatie en voor opinieleiders uit de lidstaten bezoeken te organiseren die twee dagen kunnen duren. Dergelijke prioritaire informatiebezoeken worden in nauwe samenwerking met de vertegenwoordigingen in de lidstaten georganiseerd voor welbepaalde groepen van met name parlementsleden, journalisten, vertegenwoordigers van de georganiseerde burgermaatschappij en academici. De bezoeken worden ook voor bepaalde doelgroepen uit de kandidaat-landen georganiseerd.
Naar aanleiding van de conclusies van de Europese Raad van Helsinki hebben de bevoegde diensten van het Europees Parlement en de Commissie een voorlopig verslag (juni 2000) opgesteld waarin de basis voor samenwerking op het gebied van bezoeken, studiebijeenkomsten en evenementen voor het grote publiek nader wordt toegelicht. Hoewel wordt geconcludeerd dat informatiebezoeken door afzonderlijke diensten moeten worden georganiseerd, zal ook nauwer worden samengewerkt in het kader van het toekomstige evenementencentrum. Dit in de Europese wijk van Brussel gelegen centrum dat de meest uiteenlopende belangengroepen bij haar werkzaamheden zal betrekken moet een belangrijk ontmoetingspunt worden voor een breder debat over Europa.
8. Evaluatie
Het nieuwe kader voor communicatie en informatie en de verschillende in deze mededeling beschreven instrumenten kunnen enkel een optimaal resultaat hebben wanneer de doeltreffendheid en de relevantie van de verrichte werkzaamheden permanent worden geëvalueerd. Aan de hand van de op die manier verkregen informatie zal een degelijk kader tot stand worden gebracht waardoor de nodige beslissingen zullen kunnen genomen in verband met de toekomstige werkzaamheden.
De evaluatie en controle is belangrijk omdat aan de Interinstitutionele Groep voor Voorlichting wordt gevraagd elk jaar een algemene evaluatie te verrichten om het programma voor het daaropvolgende jaar voor te bereiden. De kwaliteit van deze evaluatie en controle stelt de werkgroep in staat de juiste conclusies te trekken en de betekenis en de aard van de boodschappen en informatie die zij overbrengt te wijzigen, te handhaven, te schrappen, te heroriënteren of te versterken.
De Commissie beschikt over verschillende instrumenten om het debat over Europese aangelegenheden in de lidstaten te evalueren. Binnen het nieuwe kader moet worden nagegaan of deze instrumenten ook kunnen worden gebruikt om de impact van de informatie- en communicatieactiviteiten van de Unie te meten.
De activiteiten kunnen op een eenvoudige manier aan de hand van de volgende gegevens worden gemeten: de betreffende bedragen en soorten uitgaven, statistieken over evenementen, contacten, ontmoetingen, verspreiding van materiaal, omvang van het publiek, enz. Dergelijke gegevens vormen een belangrijk uitgangspunt, maar volstaan niet. De impact moet ook kwalitatief worden beoordeeld: werden de doelstellingen bereikt- Hoe komt de informatie over en is het publiek tevreden over die informatie-
Wat de methoden betreft, heeft de Commissie nog niet veel ervaring op het gebied van de evaluatie van de impact van haar voorlichtingscampagnes, maar zij staat open voor suggesties en advies van diegenen die beroepshalve op dit gebied actief zijn.
De instrumenten kunnen grotendeels in twee categorieën worden ingedeeld: algemene en specifieke instrumenten. Indien zij naar behoren worden geïnterpreteerd kunnen algemene instrumenten een beeld geven van het openbare debat/de publieke opinie, terwijl de specifieke instrumenten meer betrekking hebben op een bijzonder thema van de voorlichtingsactiviteit. De eerste groep omvat algemene opiniepeilingen en verschillende pers- en mediaoverzichten, met inbegrip van openbare hoorzittingen en discussies in het kader van specifieke fora.
De tweede groep is gebaseerd op de reacties (feedback) van gebruikers en doelgroepen. Deze kunnen belangrijke aanwijzingen geven om na te gaan of de informatieactiviteit overeenstemt met de doelstelling, welk effect deze activiteit heeft buiten de oorspronkelijke doelgroep en of de aanpak moet worden aangepast of gewijzigd.
Algemene instrumenten - Eurobarometer, persoverzichten, openbare hoorzittingen
Eurobarometer (EB) bestaat reeds dertig jaar. Dit instrument verstrekt regelmatig momentopnamen van de publieke opinie: de houding ten aanzien van de EU en haar belangrijkste beleidslijnen, de bewustmaking van het publiek, het vertrouwen in de instellingen, politieke prioriteiten en deadlines alsmede de informatiebronnen waaraan de voorkeur wordt gegeven. Deze gegevens worden gebruikt bij de voorbereiding en de evaluatie van de voorlichtingsacties om de campagnes aan te passen en als algemene voorlichting voor het publiek. Elk jaar worden talrijke verslagen gepubliceerd die op ruime schaal in de media worden bekendgemaakt en becommentarieerd en waardoor het openbare debat in Europa wordt gestimuleerd. De Commissie is voornemens om dergelijke studies in de nabije toekomst ook in de kandidaat-landen te ontwikkelen. Bij het algemene publiek of bij speciale doelgroepen (MKB, landbouwers, consumenten, enz.) worden kwalitatieve enquêtes en 'flash' studies verricht die vaak zeer gedetailleerd kunnen zijn. Een zeer rijke bron aan informatie zijn de vijftigtal studies die elk jaar worden uitgevoerd: deze informatie moet naar behoren worden benut en het gebruik ervan moet worden geëvalueerd.
Pers- en mediaoverzichten vallen onder dezelfde categorie instrumenten en de hierboven uiteengezette redenering is ook in dit geval van toepassing. Volgens de Commissie is het belangrijk dat de impact van de acties van de verschillende instellingen en de diverse maatregelen de regeringen en politici, met name van parlementsleden, wordt onderzocht en dat wordt nagegaan welk effect de huidige ontwikkelingen hebben op de maatschappij in het algemeen.
De Commissie zet op dit gebied dan ook veel middelen in: twee persoverzichten per dag, het beheer van de gegevensbank, vier overzichten van berichten van agentschappen per dag. Rationalisering is mogelijk (het samenvoegen van de bij de verschillende instellingen bestaande acties op het gebied van knipseldiensten en persoverzichten). Verbeteringen (b.v. uitbreiding tot de regionale en gespecialiseerde pers, bredere verspreiding van de persoverzichten en persmappen) liggen daarentegen niet voor de hand aangezien iedere strategie inhoudt dat rekening moet worden gehouden met verschillende tegenstrijdige factoren zoals: copyright, kwaliteit (in het geval van outsourcing), kosten en beschikbare begroting. Een nader te onderzoeken mogelijkheid is het verspreiden van persoverzichten aan de netwerken en contactpunten in ruil voor hun bijdrage op het gebied van de regionale en gespecialiseerde pers te behandelen.
Specifieke instrumenten - reacties van de gebruikers
Uit de informatie die wordt verstrekt door gebruikers of bevolkingsgroepen waarvoor specifieke voorlichtings- of communicatieacties zijn georganiseerd, blijkt, weliswaar op beperkte schaal, maar toch duidelijk hoe zij reageren op de inspanningen van de instellingen. De verschillende in hoofdstuk 2 van deze mededeling vermelde activiteiten bereiken honderdduizenden gebruikers per dag. Op Europa worden dagelijks 1,5 miljoen documenten geraadpleegd; vorig jaar werden op Europe Direct 100 000 vragen gesteld. Ieder dag verwerken deze systemen een overvloed aan informatie die in de toekomst op een meer systematische wijze moet worden geanalyseerd en bij de evaluatie moet worden gebruikt.
De dienst Europe Direct verwerkt rechtstreeks verzoeken en vragen van particulieren. Statistieken betreffende de behandelde thema's en kwesties geven aanwijzingen omtrent de tekortkomingen in onze algemene prioriteiten op het gebied van voorlichting en hebben rechtstreeks betrekking op de belangen van de burger. Zo heeft het EuroJus-systeem dat gratis juridisch advies verstrekt aan particulieren, de aandacht gevestigd op bepaalde gebieden, in het bijzonder op dat van het vrije verkeer van personen en het recht op vestiging waarvoor meer noodzakelijk was.
Ook internet is een bron van informatie over de manier waarop de instellingen beantwoorden aan de vraag naar informatie van het publiek. EUROPA en de nationale homepages die worden beheerd door de vertegenwoordigingen, ontvangen op twee manieren reacties en verzoeken van het publiek: via de direct mailbox-diensten waar de gebruikers vragen kunnen stellen, opmerkingen maken of publicaties en ander materiaal bestellen en door middel van statistieken betreffende de meest bezochte pagina's van de sites. Het aanbod van informatie kan en moet aan deze aanwijzingen van het publiek worden aangepast.
Wat meer in het bijzonder de netwerken betreft, werd de experimentele fase van een nieuw Permanent Monitoring System (PMS) afgerond en het systeem is thans operationeel. Het is een mengeling van algemene en specifieke benaderingen en maakt het mogelijk alle individuele punten en het netwerk als zodanig te controleren wat betreft het gebruik, het contact met het publiek en de diverse activiteiten. Tegelijkertijd kunnen bepaalde elementen van de reacties van de gebruikers worden geïdentificeerd zoals vaak voorkomende vragen, de belangstelling van de gebruikers per thematische groep, geslacht, leeftijd, enz. De toepassing van het systeem zal nauwkeuriger worden gecontroleerd waarbij bijzondere aandacht zal worden besteed aan een eventuele uitbreiding tot andere activiteiten.
Openbare hoorzittingen, in het bijzonder wanneer deze goed georganiseerd en voorbereid zijn, kunnen een beter inzicht verschaffen wat betreft de perceptie door het publiek en de reacties op de van de instellingen uitgaande informatie. Op die manier kan ook een werkelijke dialoog tot stand komen tussen de verstrekkers (instellingen, lidstaten) en de ontvangers van informatie en kan van gedachten worden gewisseld over de communicatiestrategieën en prioriteiten. Openbare hoorzittingen en debatten zijn eveneens geschikt om na te gaan hoe de kennis van en de standpunten over belangrijke kwesties, zoals b.v. de uitbreiding, zich mettertijd ontwikkelen. Een rechtstreekse vergelijking met de impact van het voorlichtingsbeleid van de Europese Unie is moeilijk aangezien ook een groot aantal andere factoren meespelen, maar uit het beeld dat op lange termijn ontstaat van het gebied van de kennis van het publiek (het gevoel goed geïnformeerd te zijn) kan blijken in hoeverre meer (of minder) informatie over bepaalde aangelegenheden noodzakelijk is. Openbare hoorzittingen kunnen op die manier een nuttige aanvulling zijn op Eurobarometer en op de persoverzichten; alle bronnen kunnen verder worden geëxploiteerd indien de nodige middelen ter beschikking worden gesteld om de uitgebreide informatie te analyseren.
FINANCIEEL MEMORANDUM
Beleidsgebied(en): MEDIA EN COMMUNICATIE
Activiteit(en): 01-02-20-21-22
Benaming van de actie: Mededeling betreffende een nieuw kader voor praktische samenwerking in verband met het voorlichtings- en communicatiebeleid van de Europese Unie
1. BEGROTINGSPLAATS(EN) + OMSCHRIJVING(EN)
B3-300 ; B3-300A ; B3-301 ; B3301A ; B3-303 ; B3-303A ; B3-306 ; B3-306A ; A0-1112- A0-4200 ; A0-421 ; Titel 7
2. ALGEMENE CIJFERS
2.1 Totale toewijzing voor de actie (deel B): 432,717 miljoen EUR aan VK voor de gehele duur
2.2 Duur:
Begrotingsjaar 2002 en volgende
2.3 Meerjarenraming van de uitgaven:
a) Tijdschema vastleggingskredieten/betalingskredieten (financiering uit de begroting) (cf. punt 6.1.1)
in miljoen EUR (tot op 3 decimalen nauwkeurig)
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
b) Technische en administratieve bijstand en ondersteuningsuitgaven (cf. punt 6.1.2)
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
c) Algemene financiële gevolgen in verband met de personele middelen en andere huishoudelijke uitgaven (zonder totale loonsom)
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
2.4 Verenigbaarheid met de financiële programmering en de financiële vooruitzichten
( Voorstel verenigbaar met de bestaande financiële programmering
( Dit voorstel vereist een herprogrammering van de betrokken rubriek van de financiële vooruitzichten,
( inclusief, in voorkomend geval, een beroep op de bepalingen van het interinstitutioneel akkoord.
2.5 Financiële gevolgen voor de ontvangsten
X Geen enkele financiële implicatie (betreft technische aspecten in verband met de tenuitvoerlegging van een maatregel)
3. BEGROTINGSKENMERKEN
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
4. RECHTSGRONDSLAG
Taken die onder de institutionele prerogatieven van de Commissie vallen
5. BESCHRIJVING EN MOTIVERING
5.1 Noodzaak van een communautair optreden
5.1.1 Doelstellingen
Deze mededeling beoogt enerzijds het ontwikkelen van de voorlichting van de Europese burger in de eigen omgeving en anderzijds het verbeteren van de institutionele samenwerking teneinde het grote publiek een gemeenschappelijk beeld van de instellingen te verschaffen.
Deze globale doelstellingen worden hoofdzakelijk nagestreefd via een grotere decentralisering van de algemene acties op het gebied van voorlichting en een verhoogd inzetten van de informatiecentra en -netwerken van de Commissie.
5.1.2 Genomen maatregelen die onder de evaluatie ex ante vallen
De mededeling omvat algemene beleidslijnen; de uitvoeringsbepalingen dienen voor het grootste deel nog nader te worden uitgewerkt. Welke maatregelen in het kader van de evaluatie ex ante worden genomen, zal afhangen van de aard en de reikwijdte van deze bepalingen.
5.1.3 Naar aanleiding van de evaluatie ex post genomen maatregelen
De ontwikkelingen die in de mededeling worden beschreven passen in een nieuwe strategische koers op het gebied van voorlichting.
5.2 Voorgenomen acties en wijze van financiering uit de begroting
Het begrotingseffect van deze mededeling heeft vooral betrekking op hoofdstuk B3-3, zowel wat de beleidslijnen als wat de lijnen betreffende de technische en administratieve uitgaven betreft.
De voorgenomen acties omvatten in hoofdzaak algemene acties op het gebied van voorlichting, de informatiecentra, communicatieacties en de prioritaire voorlichtingsprogramma's (PRINCE).
5.3 Tenuitvoerlegging
De tenuitvoerlegging betreft vooral de volgende activiteiten :
algemene acties op het gebied van voorlichting
- Kwalitatieve verbetering van de redactionele inhoud van gedrukte en elektronische publicaties
- Versterking van de feedback-instrumenten t.b.v. het voorlichtingsbeleid
- Via de vertegenwoordigende bureaus op het grote publiek gerichte gedecentraliseerde voorlichtingsacties betreffende prioritaire thema's
- Evaluatierapporten over het effect van de gecombineerde werking van de verschillende in het kader van het nieuwe voorlichtingsbeleid ingezette voorlichtingsmiddelen (ondersteuningsuitgaven)
Informatiecentra
- Het belang dat wordt gehecht aan voorlichting in de directe omgeving weerspiegelt zich in de onontbeerlijke ontwikkeling van de informatienetwerken en -centra.
Voorgenomen acties:
Oprichting van een supplementair nationaal informatiecentrum om de twee jaar. (2003-2005)
Opzet van een supplementair regionaal informatiecentrum om het jaar
Jaarlijkse oprichting van nieuwe supplementaire Carrefours en Info Point Europe (IPE). Rekening houdend met de geografische uitgestrektheid en de bevolkingsdichtheid van de regio's zijn de Commissiediensten van oordeel dat minstens 476 informatiecentra nodig zijn. Aangezien de communautaire financiering van de IPE en Carrefours overeenstemt met een vast bedrag van 20.000EUR/informatiecentrum, brengt dit op termijn een totale jaarlijkse financiering van 9.520.000EUR met zich mee.
Versterking van gedecentraliseerde en algemene coördinatievergaderingen.
Intensivering van de bedrijvigheid van de informatiecentra.
Algemene communicatieacties
De rol van de bureaus op het gebied van voorlichting en gedecentraliseerde communicatie wordt belangrijker.
Er zijn complementaire middelen nodig met name voor het ontwikkelen van elektronische publicaties, directe communicatieacties, seminars en conferenties, enz.
De ontwikkeling van de opdrachten van de vertegenwoordigingen noodzaakt tot het gebruik van de diensten van communicatiespecialisten. De beschikbare middelen moeten dienovereenkomstig worden aangepast. (geraamde kosten van technische en administratieve bijstand: 23 x 45.000EUR)
Het gebruik van de dienst « Eurojus-adviseurs »zou complementaire kosten met zich meebrengen.
prioritaire voorlichtingsacties
De in deze mededeling beoogde voorlichtingsactiviteiten PRINCE hebben betrekking op:
- de uitbreiding
- de toekomst van de Unie
- de ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid en het Handvest van de grondrechten
- de euro
- het optreden van de Europese Unie in de wereld
De ontwikkeling van de kosten die inherent zijn aan de tenuitvoerlegging van het programma PRINCE is afhankelijk van de besluiten/beleidslijnen die door de Commissie al zijn vastgesteld of zullen worden vastgesteld.
De middelen die nodig zijn voor het voeren van deze voorlichtingsacties zullen worden beoordeeld in het licht van de specifieke maatregelen die te gelegener tijd zullen worden goedgekeurd.
6. FINANCIËLE GEVOLGEN
6.1 Totale financiële gevolgen voor deel B (voor de gehele programmeringsperiode)
De bijkomende behoeften die voortvloeien uit deze mededeling worden grotendeels gedekt door een herschikking van de middelen binnen titel B3-3 (Voorlichting en communicatie).
De onderstaande cijfers vormen in dit stadium de beste beschikbare ramingen van de nodige extra kredieten en kunnen worden herzien in het kader van de jaarlijkse APS (Annual Policy Strategy)-procedure van de Commissie.
6.1.1 Financiering VK in miljoen EUR (tot op 3 decimalen nauwkeurig)
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
6.1.2 Technische en administratieve bijstand, ondersteuningsuitgaven en IT-uitgaven (vastleggingskredieten)
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
Betrokken BA-begrotingsonderdelen (punten 1 + 2)
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
6.2. Berekening van de kosten per overwogen maatregel in deel B (voor de gehele programmeringsperiode)
VK in miljoen EUR (tot op 3 decimalen nauwkeurig)
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
7. GEVOLGEN VOOR HET PERSONEELSBESTAND EN DE ADMINISTRATIEVE UITGAVEN (1)
7.1. Gevolgen voor de personele middelen
Voor het jaar 2002 vraagt het DG PRESS geen versterking van zijn personeelsbestand uit hoofde van deze mededeling.
In de loop van 2002 denkt het DG PRESS met het personeelsbestand dat het in 2002 uit hoofde van de jaarlijkse toewijzing van het personeelsbestand van de instelling wordt toegewezen gedeconcentreerde activiteiten te beginnen met inachtneming van de nieuwe beleidslijnen die in de genoemde mededeling zijn aangegeven.
Wat evenwel de personeelsbehoeften voor de daaropvolgende jaren betreft zal eind 2001 begin 2002 met het oog op de beschikbare middelen en de vastgestelde behoeften een toetsing van de benodigde middelen worden verricht opdat in het VOB 2003 eventuele eisen inzake noodzakelijk extra personeel kunnen worden opgenomen.
Bovendien moet het rouleringssysteem in de Vertegenwoordigingen nieuw leven worden ingeblazen. Met het oog daarop en opdat het systeem rekening houdend met de beheersverplichtingen in verband met het totaal der formatieplaatsen doeltreffend is, werkt het DG PRESS, in overeenstemming met het DG BUDG en het DG ADMIN, procedures uit om de herintegratie van het personeel van de vertegenwoordigingen te vergemakkelijken wanneer hun aanstelling in een vertegenwoordiging afloopt.
7.2 Algemene financiële gevolgen in verband met de personele middelen
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
7.3 Andere huishoudelijke uitgaven die uit de actie voortvloeien
>RUIMTE VOOR DE TABEL>
De bedragen stemmen overeen met de totale uitgaven voor de actie gedurende 12 maanden.
* Dienstreizen (A0-7010) 300.000
Dienstreizen, om het hoofd te bieden aan nieuwe behoeften als gevolg van gedecentraliseerde communicatie- en voorlichtingsactiviteiten, van ambtenaren van de vertegenwoordigingen naar de zetel, van ambtenaren van de vertegenwoordigingen binnen de lidstaten, van ambtenaren van de zetel naar de vertegenwoordigingen in het kader van interne controles
* Vergaderingen (A0-7030) 50.000
Bedrag dat overeenstemt met de voorzienbare schatting van het aantal vergaderingen in het kader van de nieuwe activiteiten (5 extra vergaderingen)
* Studies (A0-7050) 50.000
Studies en evaluaties betreffende alle activiteiten van het DG PRESS in het kader van deze mededeling
* Opleiding (A0-706) 20.000
Er moeten specifieke opleidingsprogramma's worden georganiseerd op het gebied van voorlichting, beheer en controles
* Bureaus in de Gemeenschap : gebouwen, materieel, exploitatie (A0-4200) 230.000
Het bedrag is een algemene schatting van de behoeften die kunnen ontstaan om de opvoering van de activiteiten van de vertegenwoordigingen te ondersteunen. Deze schatting zal worden gevalideerd in het kader van de normale begrotingsprocedure.
* Exploitatie van de radio- en televisiestudio's en audiovisuele uitrusting
200.000
Om een ruimere verspreiding van de communautaire voorlichting in de Unie mogelijk te maken is het de bedoeling het aantal studio's uit te breiden door met name de informatiecentra uit te rusten met de apparatuur die nodig is voor het ontvangen en opnemen van de satellietuitzendingen van de Commissie via haar informatiebureau EbS (Europe by Satellite).
Het is eveneens de bedoeling de site van EbS zowel op het intranet als op het internet te ontwikkelen.
De kosten van deze twee acties worden op 200.000 euro geraamd. Dit bedrag dient te worden gevalideerd bij de opstelling van de ontwerp-begroting.
I. Jaartotaal (7.2 + 7.3) 850.000
II. Duur van de actie 4
III. Totale kosten van de actie (I x II) 3.400.000 // EUR
Jaar (vanaf 2003)
EUR
8. TOEZICHT EN EVALUATIE
8.1 Follow-upsysteem
De interne rapportagesystemen zullen worden versterkt om rekening te houden met de nieuwe dimensies van het voorlichtingsbeleid : decentralisatie en interinstitutionele samenwerking.
8.2 Procedure en periodiciteit van de voorgeschreven evaluatie
Er zullen aangepaste instrumenten moeten worden ingezet om over een minstens jaarlijkse systematische evaluatie van de voorlichtingsacties te beschikken.
9. FRAUDEBESTRIJDINGSMAATREGELEN
Alle tussen de Commissie en de begunstigden gesloten contracten, overeenkomsten en juridische verbintenissen voorzien in de mogelijkheid van controle ter plaatse in eerste en tweede instantie (d.w.z. bij de rechtstreekse begunstigde van de communautaire steun of bij de begunstigde in tweede instantie voor een door de Commissie decentraal beheerde activiteit) door de Commissie of de Rekenkamer alsmede in de mogelijkheid gedurende vijf jaar na het einde van de contractperiode alle bewijsstukken te eisen van uitgaven in het kader van de contracten, overeenkomsten en juridische verbintenissen. De subsidieontvangers moeten een verslag en een financiële afrekening overleggen, die op inhoud en subsidiabiliteit zullen worden getoetst aan het doel van de communautaire financiering, rekening houdend met de contractuele verplichtingen en de beginselen van zuinigheid en goed beheer.