Brief regering; Kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer - Toepassing van de Wet open overheid - Hoofdinhoud

Deze brief is onder nr. 67 toegevoegd aan dossier 32802 - Toepassing van de Wet open overheid.

Officiële titel	Toepassing van de Wet open overheid; Brief regering; Kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer
Document­datum	06-04-2023
Publicatie­datum	06-04-2023
Nummer	KST3280267
Kenmerk	32802, nr. 67
Externe link	origineel bericht
Originele document in PDF

Tweede Kamer der Staten-Generaal

Vergaderjaar 2022-

2023

32 802

Toepassing van de Wet open overheid

Nr. 67

BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Den Haag, 6 april 2023

Aanleiding

Goede archivering en toegang tot overheidsinformatie is noodzakelijk voor het goed functioneren van het openbaar bestuur en de democratische rechtsstaat. De Archiefwet en de Wet open overheid verankeren het recht van iedereen op toegang tot overheidsinformatie, behalve de uitzonderingen die de wet daarvoor stelt. Op die manier kan iedereen inzicht krijgen in hoe de overheid haar afwegingen maakt en hoe de overheid haar taken uitvoert. Bij dit belangrijke recht hoort de zorgplicht van de overheid om informatie zorgvuldig te beheren. Daarbij gaan we rechtmatig om met persoonsgegevens volgens de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming. Overheidsinformatie heeft immers niet alleen waarde voor de organisatie, maar ook voor burgers, parlement, journalisten, wetenschappers en ondernemers. Verder is overheidsinformatie een bron voor geschiedschrijving door generaties na ons.

Samenvatting

Deze brief gaat in op de wijze waarop het kabinet opvolging wil geven aan de verschillende adviezen die zij ontving over het bewaren en beheren van chatberichten. Daarbij wordt zowel ingegaan op de voornemens voor archivering van chatberichten, als ook op informatiebeheer in brede zin.

Er zijn snel aanvullende maatregelen nodig omdat de hoeveelheid informatie van de overheid de afgelopen decennia exponentieel gegroeid is. Het is noodzakelijk ervoor te zorgen dat informatie op de juiste wijze in beheer wordt genomen en toegankelijk wordt gemaakt om daarmee het recht op informatie voor de burger te kunnen garanderen. Dit vraagt om een aanpak langs twee sporen. Ten eerste door op middellange termijn een digitale werkomgeving te realiseren waarbij informatie direct goed wordt opgeslagen. Ten tweede door op korte termijn een aantal maatregelen te nemen. Het beleid rond chatapplicaties wordt aangepast in lijn

kst-32802-67 ISSN 0921 - 7371 's-Gravenhage 2023

met het advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, dus met toepassing van de sleutelfunctie selectiemethodiek, en op uniforme wijze binnen de rijksoverheid ingevoerd. Hiertoe worden technische maatregelen getroffen. Daarnaast wordt een aanvullende aanpak voor e-mail ontwikkeld. Dit alles is geen eenvoudige opgave, hiervoor zijn we zeker nog een aantal jaren hard aan het werk.

Adviezen

Op 19 januari 2023 heeft het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding een advies uitgebracht over het bewaren en beheren van chatberichten bij de overheid. Dit advies kwam tot stand naar aanleiding van het Kamerdebat op 19 mei 2022 (Handelingen II 2021/22, nr. 82, items 3 en 6) over sms'jes van de Minister-President.

Tijdens dat debat ontstond twijfel of de handreiking «Bewaren chatberichten» wel aan de Archiefwet voldeed. Daardoor ontstond discussie over wat nu wel en wat niet moet worden gearchiveerd. Naar aanleiding van het debat hebben de parlementair advocaat en de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed onderzocht of de huidige handreiking voldoet aan de Archiefwet. De conclusie was dat dit niet het geval is.

Over de vervolgvraag: hoe in de toekomst dan wel om te gaan met het archiveren van chatberichten, hebben zowel de parlementair advocaat, de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed als het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding en de regeringscommissaris Informatiehuishouding belangrijke aanbevelingen gedaan. Op verzoek van het Adviescollege heeft ook de algemene rijksarchivaris een reactie uitgebracht.

Op een aantal belangrijke hoofdlijnen kennen de adviezen overeenstemming:

• 1. 

  De noodzaak tot het aanpassen van het beleid zoals aangegeven in de handreiking «Bewaren chatberichten».

• 2. 

  Overheidsorganisaties moeten werkgerelateerde chatberichten van hun bewindslieden, bestuurders en de ambtelijke top archiveren in een door de organisatie beheerd systeem. Ze moeten daarbij verschillende bewaartermijnen hanteren voor verschillende groepen (selectie op basis van sleutelfuncties).

• 3. 

  De selectie moet worden onderbouwd en ondersteund door een model selectielijst voor chat op te stellen, met een rijksbrede werking. Hiervoor moet zo veel mogelijk rijksbreed worden samengewerkt. Dit ook om eenheid van selectiebeleid te garanderen.

• 4. 

  Archiveren moet niet per stuk en handmatig gebeuren, maar structureel, als geheel en zoveel mogelijk geautomatiseerd ondersteund door informatieprofessionals. Daarbij moet rekening worden gehouden met privacy, veiligheid en het inbedden van controles en audits in de processen.

• 5. 

  Scheiding van privé, partij-politieke en werkgerelateerde chatconver-saties is noodzakelijk.

Het kabinet neemt deze hoofdlijnen over. Dit is een veelomvattend traject waarin nieuwe werkwijzen en technieken moeten worden ontwikkeld. Vereist is daarom een gedegen uitwerking en een gefaseerde invoering. In elke fase wordt de uitvoerbaarheid getoetst en op basis hiervan een besluit over de voortgang genomen. Bijstelling van het vastgestelde beleid is daarbij mogelijk. Hierna wordt dit toegelicht. Hierbij betrekken we de door de Universiteit Leiden¹, de Open State Foundation² en het Instituut Maatschappelijke Innovatie³ uitgebrachte rapporten. Die gaan over informatiehuishouding, openbaarmaking en beleidsintimiteit⁴ en zijn van belang voor de wijze waarop we ons informatiebeheer inrichten.

Deze kabinetsreactie mondt uit in voorstellen voor zowel generieke, beleidsuitgangspunten voor een goed beheer van informatie als specifieke maatregelen voor de archivering van chatberichten. Maar eerst besteden we aandacht aan de achterliggende bredere vraagstukken en dilemmas rond informatiebeheer, archivering en openbaarheid. De hierboven genoemde adviezen en rapporten geven hiertoe aanleiding. Die betrekken we daarom in de volle breedte bij de te treffen maatregelen.

We gaan hierna in op achtereenvolgens het uitgangspunt, de opgave, de hoofdlijnen van de aanpak, de maatregelen voor chatberichten en de maatregelen voor andere vormen van informatie. In bijlage 1 is een samenvatting van de adviezen opgenomen. In bijlage 2 wordt nader ingegaan op het opvolgen van de aanbevelingen en op de maatregelen.

Uitgangspunt: recht op informatie voor de burger

In zijn reactie op de adviezen ziet het kabinet het als een van zijn belangrijkste opgaven om het vertrouwen tussen burgers en overheid te herstellen. Daarbij is het uitgangspunt dat de overheid niet alleen betrouwbaar, maar ook transparant, toegankelijk en begrijpelijk is. Dat is een plicht van de overheid en een recht van de burger. De overheid realiseert dit onder andere door het uitvoeren van de Archiefwet 1995 (hierna: de Archiefwet) en de Wet open overheid (hierna: de Woo). Daarbij wordt rekening gehouden met de eisen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: de AVG).

Om snel en adequaat documenten beschikbaar te kunnen stellen en zo nodig openbaar te kunnen maken, is het essentieel dat de processen van zowel archivering als openbaarmaking zo efficiënt en zorgvuldig mogelijk zijn ingericht. Om dat te bewerkstelligen moet een overheidsorganisatie haar informatiestromen goed beheren. Dat laatste vraagt van ons dat we onze informatie duurzaam toegankelijk maken en houden en op tijd overbrengen naar het Nationaal Archief of vernietigen.

De opgave

Het probleem rond de duurzame toegankelijkheid en tijdig openbaar maken van chatberichten is exemplarisch voor de grotere uitdaging waar we als rijksoverheid voor staan. De digitalisering heeft tot nieuwe manieren van communicatie en een exponentiële groei van informatie geleid. Dit brengt nieuwe vraagstukken en dilemma's met zich mee. Dit heeft te maken met het beheer van grote hoeveelheden informatie, zowel ten behoeve van archivering als openbaarmaking. Zo zijn er binnen rijksoverheidsorganisaties achterstanden opgetreden in het archiveren van digitale media als chatberichten en e-mail.

De omvang van deze chat- en e-mailverzameling van de rijksoverheid is enorm en wordt dagelijks door de circa 140.000 rijksambtenaren⁵ binnen de rijksoverheid vergroot met een groot aantal chatberichten en naar schatting circa 3 miljoen e-mails per dag⁶. We hebben een achterstand in zowel het waarderen als het vernietigen van deze informatie. De hoeveelheid informatie die daardoor op dit moment gecreëerd, ontvangen, beheerd en bewaard wordt binnen het huidige stelsel, zorgt voor een grote uitdaging voor de archivering en voor de uitvoering van de Wet open overheid.

Ten eerste hebben we moeite met het informatiebeheer van chatberichten en e-mails op basis van een proces-gebaseerde selectielijst. Dat komt door het gebruik van deze media⁷ in combinatie met de grote volumes aan chatberichten en e-mail. Daardoor is handmatige verwerking niet meer mogelijk. Een geautomatiseerde wijze kan vooralsnog nog niet gerealiseerd worden. Dit vraagt dat er naast noodzakelijke maatregelen voor het archiveren van chatberichten en e-mails ook een handelingsper-spectief nodig is waarmee de openbaarmaking van chatberichten en e-mail uitvoerbaar wordt. Dit handelingsperspectief mag geen afbreuk doen aan het kunnen voldoen aan de bredere belangen die de Archiefwet dient, dus de Archiefwet moet daarin nadrukkelijk worden meegenomen.

Ten tweede wordt mede als gevolg van het bovenstaande het grootste deel van de informatieverzoeken bij de ministeries op dit moment buiten de wettelijke termijn afgehandeld.⁸ Onder de Nederlandse openbaarheids-wetgeving kunnen namelijk in beginsel alle soorten en aantallen documenten opgevraagd worden, waaronder chatberichten en e-mails. De Nederlandse wetgeving kent op dat gebied geen beperkingen. Dit in tegenstelling tot verschillende (Noord-)Europese landen die in debatten veelal worden aangehaald als voorbeeldlanden⁹. Een aantal landen heeft in hun wetgeving bepalingen opgenomen waarmee het recht op toegang tot informatie is beperkt tot «officiële documenten» of «voltooide documenten». Dit betekent dat bepaalde soorten documenten, bijvoorbeeld interne e-mails en chatberichten, in die landen niet opgevraagd kunnen worden in het kader van een informatieverzoek. Daarnaast hebben verschillende landen bepalingen in hun wetgeving opgenomen die de omvang of werklast van een informatieverzoek begrenzen. Door deze bepalingen zijn informatieverzoeken in die landen in beginsel minder omvangrijk, waardoor de zoekslag minder groot is en informatie sneller openbaar gemaakt kan worden.

De Nederlandse openbaarheidswetgeving gaat uit van een breed gedefinieerd recht op publieke informatie. Dit uitgangspunt, in combinatie met de verwerking van grote volumes aan informatie en de problemen in de informatiehuishouding, zorgt er in de praktijk voor dat, ondanks grote inspanningen van overheden met aanzienlijke kosten en forse personele inzet, verzoekers in veel gevallen toch te lang moeten wachten op de gevraagde informatie en de wettelijke termijnen te vaak niet worden gehaald. Dit vraagt om passende maatregelen. Als kabinet hebben we de stellige overtuiging dat informatieverzoeken vanuit het belang van openbaarheid sneller moeten worden afgehandeld. Alleen zo kunnen burgers en journalisten namelijk tijdig informatie verkrijgen.

Daarom zal er dit jaar een invoeringstoets op de Wet open overheid worden uitgevoerd, om bij gebruikers en uitvoerders van de wet de knelpunten te identificeren. Deze invoeringstoets heeft betrekking op de wettelijke bepalingen die in werking zijn getreden, wordt dit jaar uitgevoerd en zal in de tweede helft van dit jaar worden afgerond. Daarna zal de rapportage aan de Tweede Kamer worden aangeboden. Op verzoek van de Tweede Kamer zullen voorstellen worden gedaan om tot verbetering te komen¹⁰. Die voorstellen worden op hun beurt ook weer getoetst op uitvoerbaarheid.

De hier beschreven opgave om te komen tot beheer van grote hoeveelheden informatie ten behoeve van zowel archivering als openbaarmaking stelt het kabinet centraal.

Bij deze opgave vindt het kabinet het van groot belang dat ambtelijke adviseurs op een veilige manier kunnen discussiëren, adviseren en waar nodig tegenspraak bieden. We constateren echter dat er spanning is in de ruimte die hiervoor gevoeld wordt. Omdat in beginsel alle informatie openbaar kan worden, zet dit druk op het gevoel van veiligheid en privacy. Hierdoor bestaat het risico dat ambtenaren op een andere manier gaan communiceren of adviseren, zaken niet of anders gaan vastleggen of minder kritisch gaan adviseren. Hier is eerder tijdens de parlementaire behandeling van de Wet open overheid ook aandacht voor gevraagd. Het kabinet vindt het belangrijk dat hier oog voor is. In het beleid moet daarom rekening worden gehouden met privacy en met het beschermen van de ruimte voor advisering. Daarmee zijn zowel de kwaliteit als de controleerbaarheid van het bestuur en beleid gediend.

Hoofdlijnen van goed informatiebeheer

Het kabinet vindt het cruciaal dat de huidige situatie op het gebied van het beheren en openbaar maken van informatie flink en zo snel mogelijk wordt verbeterd, conform de wettelijke vereisten. Daarvoor is het rijksbrede programma Open Overheid¹¹ ingericht. Tevens hebben rijksoverheidsorganisaties eigen programma's ingericht om de eigen informatiehuishouding te verbeteren en het openbaar maken van informatie te verbeteren. Hiermee worden we structureel beter in staat informatie vanaf creatie geschikt te maken voor archiveren en openbaar maken. Op die manier kunnen we als overheid voldoen aan onze plicht en het recht op informatie van de burger.

Gezien de geschetste opgave nemen we ook brede maatregelen die moeten bijdragen aan het oplossen van de grote vraagstukken rond informatiebeheer en openbaarmaking. Op hoofdlijnen denken we daarbij aan de volgende maatregelen.

• • 

  Er worden algemenebeleidsuitgangspunten¹² vastgelegd in kaders en/of beleid rond informatiebeheer en archivering. Die hebben een communicatiemiddel en -voorzieningoverstijgende werking en bevorderen archivering, openbaarheid, privacy, veiligheid en uitvoerbaarheid by design.

• • 

  Het verduidelijken van begrippen in de Archiefwet om onduidelijkheden in het informatiebeheer weg te nemen en daarmee de uitvoerbaarheid te vergroten.

• • 

  Het invoeren van de voor de Nederlandse overheid nieuwe sleutelfunc-tiemethodiek voor selectie en waardering om de uitvoerbaarheid te verbeteren van het informatiebeheer van relatief nieuwe typen digitale media, die niet op basis van proces-gebaseerde selectielijsten te beheren zijn.

• • 

  De manier waarop we informatie maken en delen bij het samenwerken moet anders. Hiertoe is het nodig een werkomgeving van de toekomst te ontwikkelen op basis van een ontwerp met duurzame toegankelijkheid, openbaarheid, privacy en veiligheid by design. Hoe wij willen gaan werken in de toekomst wordt binnen het programma Open Overheid uitgewerkt in onder andere een vernieuwde architectuur voor informatiehuishouding en een voorstel voor een nieuwe digitale werkomgeving gericht op de toekomst waar we naartoe kunnen groeien.

• • 

  Deze aanpak vergt ook dat er wordt gestuurd op een uniforme uitvoering van het vastgestelde beleid binnen de rijksoverheid. Hierbij zal gebruik worden gemaakt van controles en audits met als doel dat organisaties aantoonbaar maken dat het beleid wordt nageleefd. Doordat we explicieter gaan sturen op het gebruik van voorzieningen wordt ook op gedrag gestuurd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het scheiden van zakelijke en privé communicatie door het gebruik van twee smartphones of het verder dichtzetten van de toegang tot netwerkschijven.

• • 

  De effecten van het werken met algemene beleidsuitgangspunten en de sleutelfunctiemethodiek wordt na een aantal jaren geëvalueerd. Daarmee willen we duidelijk krijgen of deze instrumenten en maatregelen (voldoende) bijdragen aan het verbeteren van het informatiebeheer en openbaarmaking.

Maatregelen rond chatberichten

Het kabinet wil op korte termijn een aantal maatregelen nemen voor het archiveren van chatberichten:

• • 

  Het beleid rond chatapplicaties wordt aangepast in lijn met het advies van het Adviescollege, dus met toepassing van de sleutelfunctie selectiemethodiek, en op uniforme wijze binnen de rijksoverheid ingevoerd.

• • 

  Bij aanpassing van het beleid voor chatberichtenarchivering voor de rijksoverheid¹³ wordt naast het voldoen aan wet- en regelgeving blijvend aandacht voor de uitvoering. Beleid en uitvoering trekken samen op om er zeker van te zijn dat wat voorgesteld wordt, ook uitvoerbaar en financieel haalbaar is. Het kabinet hecht eraan dat er zorgvuldig en stapsgewijs met voldoende waarborgen wordt gewerkt aan het realiseren van een uitvoerbare oplossing. Dit om aan te kunnen tonen dat er serieus werk wordt gemaakt van deze maatregelen en daarnaast ook transparant te kunnen zijn als het niet (tijdig) zou lukken (een deel van de) maatregelen te realiseren. De rijksoverheid heeft nog geen ervaring met deze selectiemethodiek. Ook heeft ze de daarvoor noodzakelijke software nog niet in huis en heeft ze geen beeld van de effectiviteit van deze software. De werkprocessen en gedrag rond het gebruik van middelen en software moeten ook worden aangepast, waardoor dit geen eenvoudige opgave is.

Om de archivering in lijn te brengen met de eisen van de Archiefwet worden de volgende activiteiten in gang gezet:

o Aan de hand van het advies van het Adviescollege is alvast gewerkt aan een advies over de praktische (keuze)mogelijkheden voor uitvoering van de archivering van chatberichten.

Dit advies dient als voorbereiding op een realistisch plan van aanpak¹⁴ dat in het derde kwartaal van 2023 wordt opgeleverd om tot uitvoering te komen. Hierna wordt direct een uitvoerbaarheids-toets gestart.

o Het in deze brief geformuleerde beleid wordt nader uitgewerkt tot een beleidskader en instructie.

o Er wordt een modelselectielijst voor chatberichten opgesteld die rijksbreed door elk overheidsorgaan over te nemen is op basis waarvan de sleutelfunctiemethodiek kan worden toegepast in het informatiebeheer.

o Tevens wordt vanaf het derde kwartaal van 2023 een pilot uitgevoerd met een beperkte groep sleutelfuncties (een deel van de bewindspersonen en enkele TMG-leden). Aan de hand van het plan van aanpak voor de uitvoering wordt ook een uitvoerbaarheidstoets uitgevoerd.

o Op basis van het plan van aanpak (gereed in het derde kwartaal van 2023), de uit te voeren pilot (start in het derde kwartaal van 2023) en de uitvoerbaarheidstoets (start in het vierde kwartaal van 2023) wordt voor het einde van 2023 met inachtneming van de uitvoerbaarheid een definitief besluit over de maatregelen genomen. Hierbij wordt zoveel mogelijk samengewerkt met andere overheidslagen. Voor deze andere overheidslagen kan op basis van dezelfde uitgangspunten een vergelijkbare model selectielijst worden opgesteld.

• • 

  Verder heeft het kabinet naar aanleiding van het advies van de

Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed ook direct actie ondernomen door een tijdelijke instructie¹⁵ in te laten gaan voor het gebruik, opslaan en veiligstellen van sms- en chatberichten door bewindspersonen. Belangrijkste doel van deze instructie is het voorkomen van informatieverlies, door zakelijke chatberichten niet te verwijderen, totdat er nieuw chatbeleid is goedgekeurd en ingevoerd. Er wordt inzet gepleegd op verdere uniformering in de uitvoering van de tijdelijke instructie voor chatberichtenarchivering van bewindspersonen.

Maatregelen voor andere vormen van informatie

In de diverse adviezen en rapporten is daarnaast aangegeven dat e-mail niet vergelijkbaar is met chatberichten. Daarom kan voor e-mail niet worden volstaan met de oplossing zoals wij die voor chatberichtenarchi-vering voor ogen hebben. Het beleid voor e-mailarchivering gaat uit van integrale opslag van zakelijke e-mail om informatieverlies te voorkomen. Dit omdat e-mails onvoldoende structureel in de informatiesystemen van rijksoverheidsorganisaties worden opgenomen.

Het kabinet wil op korte termijn advies vragen bij het Adviescollege, de Algemene Rijksarchivaris en de regeringscommissaris informatiehuishouding, waarin we ze elk vragen om voorstellen voor een zodanige inrichting van de duurzame toegankelijkheid van e-mail dat het informatiebeheer uitvoerbaar wordt en informatieverzoeken tijdig kunnen worden beantwoord zowel nu als in de toekomst.

Voor (beleids)documenten als nota's, adviezen en dergelijke blijven we gebruik maken van de proces-gebaseerde selectielijsten. We zien dat het nodig is om meer duidelijkheid te geven over hoe we omgaan met concepten, omdat er vanuit rijksambtenaren en informatieprofessionals hierover verschillende beelden zijn. Die zorgen voor een niet-uniforme werkwijze bij het informatiebeheer. Het Nationaal Archief zal worden gevraagd te onderzoeken welke type concepten in de praktijk bestaan en hoe dit kan worden gekoppeld aan waardering in de selectielijst.

De belangrijkste maatregelen worden nader toegelicht in de bijlagen. Het kabinet wil daarmee tot een beter beheer van informatie en archivering van onder meer chatberichten en e-mailberichten komen. Daarmee maken we een betere uitvoering van de Archiefwet en op de middellange termijn de Wet open overheid mogelijk, met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. We streven er naar dat al bij de creatie van informatie wordt vastgelegd of de informatie moet worden bewaard, met welk doel en voor hoe lang, in plaats van dat achteraf te moeten bepalen. Om dit streven te realiseren is een blijvende inspanning nodig en het uitwerken van de maatregelen zoals hierboven genoemd.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, mede namens de Staatssecretaris Cultuur en Media en De Staatssecretaris Koninkrijksrelaties en Digitalisering.

H.G.J. Bruins Slot

SAMENVATTING RAPPORTEN

BIJLAGE 1

Het Kamerdebat van 19 mei 2022 leidde tot diverse onderzoeken en adviezen over archivering van chatberichten. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed¹⁶ (hierna: de Inspectie) en de parlementair advocaat¹⁷ hebben elk een eigen rapport uitgebracht dat concludeert dat de rijksbrede handreiking «Bewaren chatberichten» voor de archivering van chatberichten niet in lijn is met de Archiefwet. Daarnaast hebben het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding¹⁸ (hierna: het Adviescollege) en de regeringscommissaris

Informatiehuishouding¹⁹(hierna: de regeringscommissaris) adviezen uitgebracht over de archivering van chatberichten. Ook heeft de Algemene Rijksarchivaris²⁰ een reactie gegeven op het advies van het Adviescollege.

Hierna schetsen we kort de conclusies en aanbevelingen van de adviesrapporten.

Advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding

Op 29 augustus 2022 is het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding gevraagd²¹ een advies uit te brengen over welke consequenties het gebruik van digitale communicatiekanalen heeft voor de toepassing van de relevante wetgeving. En tevens hoe de bewindspersonen van BZK en OCW hun taken en bevoegdheden binnen het wettelijke stelsel (voor openbaarheid en informatiehuishouding) kunnen invullen om een verantwoorde omgang met digitale communicatiekanalen te bevorderen.

Op 17 oktober 2022 heeft het Adviescollege een brief²² aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gestuurd waarin zij aangeeft dat haar advies niets aan het oordeel van de Inspectie zal veranderen; het zal zien op hoe dan wel te handelen. In het advies wat op 19 januari 2023 is uitgebracht, gaat het Adviescollege in op de diverse relevante aspecten die een rol spelen bij de archivering van sms- en chatberichten. Het is een praktisch advies over een verantwoorde uitvoering van de huidige wetgeving.

Het Adviescollege doet de volgende aanbevelingen:

• 1. 

  Overheidsorganisaties moeten werkgerelateerde chatberichten van hun bewindslieden, bestuurders en de ambtelijke top opnemen en archiveren in een door de organisatie beheerd systeem (conform de zogeheten sleutelfunctie methodiek)²³.

• 2. 

  Archiveren moet niet per stuk en handmatig gebeuren, maar structureel, als geheel en zoveel mogelijk geautomatiseerd.

• 3. 

  Alle overige overheidsmedewerkers moeten chatberichten op hun telefoon kunnen laten staan en deze berichten zelf wissen als ze niet meer nodig zijn.

• 4. 

  Vraag aan de algemene rijksarchivaris om spoedig een openbare reactie uit te brengen over dit advies van het Adviescollege.

• 5. 

  Bespoedig, gezien de maatschappelijke discussie, de vaststelling van een aanvulling voor chatberichten op de selectielijsten van de ministeries.

• 6. 

  Zorg ervoor dat selectielijsten ook onder de nieuwe Archiefwet een centrale rol houden. Keuzes over het beheren én bewaren van overheidsinformatie moeten altijd berusten op publieke waardering. Als bepaalde categorieën documenten slechts kort te bewaren of te vernietigen door individuele medewerkers zijn, dan moet ook dat blijken uit selectielijsten.

• 7. 

  Maak werk van de beloofde aanpassing van het Archiefbesluit ten behoeve van een frequente actualisering van selectielijsten. Oók de effectiviteit van de beheer- en bewaarstrategie van chatberichten moet gevolgd worden en zo nodig moet de aanpak worden herzien en publiekelijk verantwoord.

Reactie van de Algemene Rijksarchivaris op het advies van het Adviescollege

Naar aanleiding van een van de aanbevelingen van het Adviescollege is de Algemene Rijksarchivaris (ARA) om een reactie op het advies van het Adviescollege gevraagd. De ARA stelt in zijn reactie de volgende vraag centraal: «Op welke informatie heeft de burger recht?» De ARA geeft daarbij aan dat waarde van de informatie, en niet het communicatiemiddel of de omvang van informatiestromen, voorop dient te staan.

De ARA stelt zich achter het advies van het Adviescollege om op korte termijn in te zetten op een geautomatiseerde aanpak van het beheren en bewaren chatberichten op basis van sleutelfuncties. Deze aanpak waarborgt een goede toepassing van de Archiefwet 1995 en het ontwerp van de Archiefwet 2021, zonder daarbij de uitvoerbaarheid uit het oog te verliezen. De ARA wijst erop dat andere scenario's voor de aanpak van chatberichten tekortschieten. De ARA beveelt aan:

• • 

  het advies van het Adviescollege nog op enkele punten verder uit te werken, met name door goed en precies te kijken wie - vanuit de belangen van de Archiefwet - voor de archivering van chatberichten als sleutelfunctie moeten worden aangemerkt;

• • 

  de gebruikelijke procedure voor afstemming via selectielijsten te doorlopen, waardoor maatwerk per organisatie mogelijk is;

• • 

  chatberichten van de hogere ambtelijke top blijvend bewaren. Denk hierbij aan sleutelfuncties als de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal en de directeur-generaal;

• • 

  chatberichten van de lagere ambtelijke top tien jaar te bewaren²⁴ in verband met mogelijke Woo-verzoeken en parlementaire onderzoeken. Denk hierbij aan alle overige sleutelfuncties die in de selectielijst zijn opgenomen en niet tot de TMG-functies of bewindspersonen behoren. Deze termijn sluit aan op de voorgenomen verkorting van de overbrengingstermijn.;

• • 

  de chatberichten van overige overheidsmedewerkers kunnen op de telefoon blijven staan. Het is echter essentieel om te verduidelijken of chatberichten er wel of niet zijn. Leg daarom een korte termijn vast in een selectielijst waarna de berichten automatisch vernietigd kunnen worden;

• • 

  neem de financiële sector als voorbeeld voor de chatberichten van sleutelfuncties. Deze sector kent al veel langer oplossingen om chatberichten uit berichtenapps te halen en zo onder beheer te brengen.

Rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed

Naar aanleiding van het debat van 19 mei 2022 over «sms-berichten op de telefoon van de Minister-President» heeft de Minister-President toegezegd de Inspectie te vragen een onafhankelijk oordeel te geven over onder andere de rijksbrede handreiking «Bewaren van chatberichten».

Het rapport «De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken» is aangeboden aan het Ministerie van Algemene Zaken, die het met reactie op 3 oktober 2022 heeft doorgestuurd aan de Tweede Kamer (Kamerstuk 36 200 III, nr. 4). De Inspectie constateert hierin dat chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken niet volgens de Archiefwet worden gearchiveerd. De rijksbrede instructie²⁵ is, naar het oordeel van de Inspectie, niet in lijn met de Archiefwet.

De Inspectie gaf de volgende aanbevelingen aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

• 1. 

  Breng de Instructie bewaren chatberichten in lijn met de eisen van de Archiefwet.

• • 

  Hanteer ruimere criteria om chatberichten te archiveren en/of neem in de instructie de verplichting op om de criteria vast te leggen in de selectielijsten.

• • 

  Neem in de rijksbrede instructie de regel op dat een overheidsorgaan, als er chatberichten uit een telefoon worden geëxporteerd, handelt volgens de archiefwettelijke regels voor migratie dan wel vervanging.

• • 

  Pas de van de instructie afgeleide producten aan, zodat ze in lijn zijn met de eisen van de Archiefwet.

• 2. 

  Zorg bij het maken van nadere instructies die gerelateerd zijn aan de Archiefwet, voor een goede toets aan de Archiefwet.

Aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zijn de volgende adviezen gegeven:

• 1. 

  Informeer, in afwachting van de nieuwe Archiefwet, overheidsorganen nader over de afbakening van het begrip «archiefbescheiden». Verduidelijk dat ook in de nieuwe Archiefwet.

• 2. 

  Garandeer in de nieuwe Archiefwet dat bij de waardering van informatie rekening wordt gehouden met de belangen voor bedrijfsvoering, verantwoording en cultureel erfgoed. Voorkom dat overheidsorganen op eigen houtje kunnen beslissen om archiefbescheiden niet in beheer te nemen. Borg dat gemaakte afwegingen kenbaar en navolgbaar zijn.

Advies van de parlementair advocaat

Naar aanleiding van het rondetafelgesprek op 14 juni 2022 over de archivering van stukken door bewindspersonen, heeft de vaste commissie voor Binnenlandse Zaken van de Tweede Kamer besloten de parlementair advocaat om advies te vragen over de verhouding van de handreiking «Bewaren van chatberichten» tot de Archiefwet en de Wet open overheid. Op 4 oktober 2022 heeft de parlementair advocaat zijn advies uitgebracht.

De parlementair advocaat constateerde dat de handreiking op drie punten afwijkt van de Archiefwet, namelijk voor het soort chatberichten dat moet worden bewaard, de verantwoordelijkheid voor de schifting en de aansluiting bij de selectielijsten van overheidsorganen.

De handreiking is volgens de parlementair advocaat ook strijdig met de Woo. De handreiking gaat uit van een engere interpretatie van chatberichten dan het documentbegrip in de Woo. Het toepassingsbereik van de Woo is - net als bij de Archiefwet - niet beperkt tot «bestuurlijke besluitvorming», maar ziet breder op alle documenten die de publieke taak van het bestuursorgaan betreffen. De parlementair advocaat adviseert dat de geïdentificeerde knelpunten kunnen worden weggenomen door erop aan te dringen de handreiking op die punten te laten wijzigen en volledig te laten aansluiten bij de eisen uit de Archiefwet en de Woo.

Advies van de regeringscommissaris Informatiehuishouding

Naar aanleiding van motie²⁶ van het lid Van der Graaf c.s. heeft de regeringscommissaris Informatiehuishouding op 25 januari 2023 zijn advies «Advies over het bewaren en beheren van chatberichten» uitgebracht. Hierin geeft de regeringscommissaris onder andere aan dat hij het advies van het Adviescollege over het aanwijzen van sleutelfuncties onderschrijft. Daarnaast adviseert de regeringscommissaris:

• 1. 

  beleid middel onafhankelijk op te zetten en in samenhang ontwikkeld, zodat over alle middelen heen adequaat en eenduidig op nieuwe ontwikkelingen kan worden ingespeeld;

• 2. 

  om het advies van het Adviescollege uit te kunnen voeren, moeten personen in sleutelfuncties werkgerelateerde chatberichten scheiden van privé en partij-politieke chatberichten. Het is aan te bevelen hier overheidsbreed beleid op te maken en uitvoering aan te geven. Dit zal alleen werken wanneer het ook overheidsbreed op gestandaardiseerde wijze wordt ingevoerd.

• 3. 

  op korte termijn stil te staan bij de vraag of de huidige bevoegdheden en mandaten van zowel de relevante bewindspersonen als de CIO-Rijk en de CIO's voldoende zijn om hier sturing aan te kunnen geven.

• 4. 

  om de werkplek van overheidsprofessionals drastisch te verbeteren. De werkplek van de toekomst moet als het ware privacy, openbaarheid, veiligheid en archiveren op voorhand, ofwel «by design», mogelijk maken.

Internationaal rechtsvergelijkend onderzoek «Openbaarmaking van overheidsinformatie» van de Universiteit Leiden

Aanleiding van het onderzoek van de Universiteit Leiden was een toezegging tijdens de wetsbehandeling van de Woo om een rechtsvergelijkend onderzoek naar openbaarheidswetgeving in andere landen uit te laten voeren. Dit om te leren waar mogelijk het Nederlandse openbaarma-kingsstelsel aangepast zou kunnen worden om zowel de toegang tot overheidsinformatie voor iedereen als de uitvoerbaarheid voor bestuursorganen te verbeteren. Centraal in het onderzoek staat de vraag hoe het Verenigd Koninkrijk, Zweden, Frankrijk, Duitsland, Estland en Slovenië door middel van wetgeving hebben geborgd dat op rijksniveau overheidsinformatie openbaar wordt gemaakt en hoe dit wettelijk kader in de praktijk wordt uitgevoerd. Bij het beantwoorden van deze centrale vraag is voor ieder land in het bijzonder gekeken naar de volgende aspecten:

• • 

  uitgangspunten van het recht op overheidsinformatie;

• • 

  de reikwijdte van de wetgeving;

• • 

  de reikwijdte van het recht op informatie;

• • 

  of informatie actief openbaar wordt gemaakt;

• • 

  de werkwijze bij het afhandelen van informatieverzoeken en de daarbij gehanteerde beslistermijnen;

• • 

  de uitzonderingsgronden en

• • 

  de beperkingen van (de omvang van) informatieverzoeken en de manier waarop de naleving van de regels is gewaarborgd (toezicht, handhaving en rechtsbescherming).

Tot slot geven de onderzoekers diverse overwegingen mee voor de vraag in hoeverre de geconstateerde verschillen tussen de landen en hun regelingen een toegevoegde waarde kunnen hebben voor het Nederlandse stelsel van openbaarmaking.

Onderzoek «Matglas: Onderzoek naar de invoering van de Wet open overheid» van Open State Foundation en Instituut Maatschappelijke Innovatie

Op donderdag 9 maart 2023 hebben het Instituut Maatschappelijke Innovatie (IMI) en Open State Foundation (OSF) op eigen initiatief een onderzoek gepubliceerd over de invoering van de Wet open overheid (Woo). Dit onderzoek biedt volgens de onderzoekers een eerste indruk van de transitie van Wob naar Woo binnen ministeries, provincies en gemeenten. Het rapport is een vervolg op het vorig jaar verschenen rapport «Ondraaglijk Traag». Aanleiding van het nieuwe onderzoek is dat OSF en IMI wilden bezien of de inwerkingtreding van de Woo in 2022 leidde tot het sneller beantwoorden van informatieverzoeken door ministeries.

Uit de kwantitatieve analyse van het onderzoek blijkt echter dat de afhandeling van Woo-verzoeken nog steeds te vaak plaats vindt buiten de wettelijke termijnen. Desalniettemin heeft de Woo volgens het rapport wel geleid tot een nieuwe dynamiek rondom openbaarmaking. De onderzoekers concluderen door hun bestudering van de verschillende bestuurslagen dat er veel variëteit bestaat in hoe verschillende bestuursorganen de Woo uitvoeren. Hierin lijkt volgens hen sprake van minimale regie van het verantwoordelijke Ministerie van BZK.

Om de invoering van de Woo te stroomlijnen, geven de onderzoekers aan dat er meer regie nodig is vanuit BZK, met name rondom actieve openbaarmaking. Andere aanbevelingen uit het onderzoek richten zich op het belang van persoonlijk contact, voorbeeldgedrag vanuit de top, Open by design en het behandelen van het recht op overheidsinformatie als grondrecht.

Rapport «De toekomst van beleidsintimiteit» van Instituut Maatschappelijke Innovatie

In het Actieplan Open Overheid 2020-2022 staat een reeks acties die gericht zijn op het bevorderen van transparantie. De verkenning naar de toekomst van beleidsintimiteit is in 2020 gedefinieerd als actiepunt en vormt een onderdeel van het thema «Open Organisatie. Het gaat daarbij over het verkennen van het dilemma «vertrouwelijkheid versus transparantie».

Dit rapport beschrijft bevindingen en suggesties over het dilemma tussen vertrouwelijkheid en transparantie, op basis van interviews en bijeenkomsten met belanghebbenden. Een van de effecten van transparantie is dat ambtenaren zich minder vrij voelen om hun Minister kritisch te adviseren, omdat verschillen van opvattingen tussen ambtenaren en bewindspersonen in de media worden uitvergroot. Aan de andere kant biedt verhoogde transparantie een kans om de kwaliteit van ambtelijke stukken te verbeteren: het dwingt tot het scherper en logischer uitleggen van overwegingen in het besluitvormingsproces. Rugdekking van de ambtelijke en politieke top is bij transparantie belangrijk.

De belangrijkste suggesties uit het rapport die onderschreven werden door experts, zijn het aanpassen van de definitie van beleidsintimiteit, het beter selecteren van documenten, e-mails en apps voor openbaarmaking aan de voorkant, het beoordelen van de uitzonderingsgrond «persoonlijke beleidsopvattingen» door een andere partij dan de organisatie zelf («moresprudentie») en het vereenvoudigen van artikel 5.2 van de Woo zodat meer duidelijkheid wordt geboden over de uitzonderingsgrond «persoonlijke beleidsopvattingen».

OPVOLGING VAN DE AANBEVELINGEN EN DE MAATREGELEN

BIJLAGE 2

Naar aanleiding van de uitgebrachte rapporten met aanbevelingen, kondigt het kabinet de volgende maatregelen aan. Die moeten leiden tot het beter uitvoeren van de Archiefwet en de Wet open overheid met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Opvolging van de aanbevelingen

Na het lezen van de rapporten en adviezen en met de huidige inzichten sluiten wij ons aan bij de conclusie dat het beleid rond het archiveren van chatberichten niet in lijn is met de eisen van de Archiefwet. Wij zijn dan ook voornemens om het beleid aan te passen en daarbij onder andere de aanbevelingen van de Inspectie (en Parlementair Advocaat) op te volgen. Dit doen wij middels de onderstaande maatregelen.

• 1. 

  We brengen het beleid in lijn met de eisen van de Archiefwet.

• • 

  We nemen in het beleid

o de verplichting op om de criteria vast te leggen in de selectielijsten en

o dat wanneer er chatberichten uit een telefoon worden geëxporteerd, er wordt gehandeld volgens de archiefwettelijke regels voor migratie dan wel vervanging.

• • 

  We passen de van de instructie afgeleide producten aan, zodat ze in lijn zijn met de eisen van de Archiefwet.

• 2. 

  We zorgen bij het maken van het beleid (en de nadere instructies) die gerelateerd zijn aan de Archiefwet, voor een goede toets aan de Archiefwet. Daarnaast toetsen we ook op uitvoerbaarheid alvorens invoering volgt.

• 3. 

  De eis om controles en audits op te nemen als vast onderdeel van het informatiebeheerproces wordt opgenomen in het beleid, met als doel dat organisaties aantoonbaar maken dat het beleid wordt nageleefd.

• 4. 

  We vragen het Nationaal Archief de model selectielijst voor chats op te laten stellen, op basis waarvan rijksoverheidsorganisaties een eigen selectielijst opstellen.

Nb. Daarnaast wordt in de nieuwe Archiefwet het proces rond op- en vaststellen van een selectielijst sneller en effectiever gemaakt. Dat helpt op de lange termijn ook bij het sneller kunnen verbeteren van de informatiehuishouding.

Daarnaast wordt in de nieuwe Archiefwet het volgende meegenomen:

• 1. 

  De afbakening van het begrip «archiefbescheiden» wordt verduidelijkt in de nieuwe Archiefwet, waarna overheidsorganen hier nader over worden geïnformeerd.

• 2. 

  In de nieuwe Archiefwet wordt toegelicht dat bij de waardering van informatie rekening wordt gehouden met de belangen voor bedrijfsvoering, verantwoording en cultureel erfgoed en dat gemaakte afwegingen kenbaar en navolgbaar zijn.

Uw Kamer wordt hierover geïnformeerd in de nota van wijziging en nota naar aanleiding van het verslag bij de Archiefwet.

De aanbevelingen van het Adviescollege worden opgevolgd door:

• • 

  het beleid als volgt aan te passen, in lijn met het advies van het Adviescollege:

o Elk overheidsorgaan stelt een selectielijst op basis van de sleutel-functiemethodiek en een sleutelfunctielijst²⁷ op. Voor chatberichten van niet-sleutelfuncties wordt in een selectielijst vastgelegd dat de berichten²⁸ kunnen worden vernietigd. Voor chatberichten van sleutelfuncties wordt in een selectielijst vastgelegd hoelang de berichten bewaard²⁹ moeten blijven. o De sleutelfuncties zorgen er zelf voor dat hun werkgerelateerde chatberichten gescheiden zijn van privé of partij-politieke berichten. Privé en partij-politieke berichten zijn geen documenten in de zin van de Archiefwet omdat het geen berichten zijn die zijn gemaakt of ontvangen voor het uitvoeren van de publieke taak van de overheidsorganisatie. Ze vallen daarmee buiten de reikwijdte van de Archiefwet. Ze behoren dus ook niet in het archief van een overheidsorgaan te worden opgenomen. Er is hier ook geen doelbinding waar op grond van de AVG tot bewaring kan worden overgegaan. (Mochten er per abuis toch privé of partij-politieke berichten worden opgeslagen, dan moeten er voorzieningen voorhanden zijn waarmee deze alsnog van bewaring kunnen worden uitgezonderd).

o Dit kan op meerdere manieren worden bereikt, bijvoorbeeld door het scheiden van middelen (advies van het Adviescollege en de regeringscommissaris), het gebruik van specifieke apps voor specifieke doeleinden (bijvoorbeeld één applicatie voor privége-bruik en één applicatie voor zakelijk gebruik) of op het niveau van chatconversatie. Hier moeten rijksbrede afspraken over worden gemaakt.

o Hierna worden de chatberichten van sleutelfuncties integraal opgeslagen (dit betreft dus alleen werkgerelateerde informatie). o Het proces van opslag en beheer moet zodanig gecontroleerd worden vormgegeven, dat de privacy van de datahouders en derden wordt gewaarborgd. Ook moet het inzagerecht goed geregeld worden door de opslag te beveiligen, controle op de toegang in te richten en in een zoekprotocol duidelijk vast te leggen wie deze informatie op welke gronden kan raadplegen en hoe dit gebeurt.

o Daarnaast wordt besloten of het nodig is om de chatberichten die op de telefoon van de sleutelfuncties staan³⁰ én in de rijksbeheerde omgeving staan na een bepaalde periode van de telefoon moeten worden verwijderd.

• • 

  binnen het meerjarenplan openbaarmaking en informatiehuishouding te investeren in technologische innovatie voor het archiveren van chatberichten en daarbij zoveel mogelijk samen te werken met andere overheidsorganen, waaronder Hoge Colleges van Staat, zelfstandig bestuursorganen en de koepelorganisaties voor gemeenten (VNG), provincies (IPO) en de waterschappen (UvW).

Verduidelijking van begrippen in nieuwe Archiefwet

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zal naar aanleiding van het rapport van de Inspectie het begrip archiefbescheiden³¹ verduidelijken door daarover een nadere toelichting op te nemen bij het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet. In de toelichting wordt opgenomen dat het documentbegrip techniekneutraal is, en dat de relatie met de publieke taak van het overheidsorgaan bepalend is. Ter afbakening wordt duidelijker omschreven wat buiten het documentbegrip valt. Uw Kamer zal hierover binnenkort worden geïnformeerd door middel van de nota naar aanleiding van het verslag en de nota van wijziging. Direct daarna zullen ook de overheidsorganen hierover geïnformeerd worden. Aangezien het begrip inhoudelijk niet gewijzigd wordt zal deze uitleg direct toepasbaar zijn in de praktijk en eventuele onduidelijkheden wegnemen.

In reactie op het punt van borging van het selectieproces via selectielijsten (een punt dat zowel de Inspectie als het Adviescollege noemen) kan worden genoemd dat het uitgangspunt in de nieuwe Archiefwet is dat de bewaartermijn van alle documenten via selectielijsten wordt gewogen en vastgelegd. Dat maakt het proces transparant en navolgbaar. Bij het bepalen van de bewaartermijn van documenten wordt getoetst aan vier belangen:

• 1. 

  het belang van de documenten voor de uitvoering van de publieke taak van het overheidsorgaan en de verantwoording daarover;

• 2. 

  het belang van de documenten voor eenieder bij het kennisnemen en uitoefenen van rechten en plichten;

• 3. 

  het belang van documenten voor onderzoek en

• 4. 

  het belang van documenten als onderdeel van het cultureel erfgoed. Daarnaast wordt in de nieuwe Archiefwet het proces rond op- en vaststellen van een selectielijst sneller en effectiever gemaakt, wat op de lange termijn ook helpt bij het sneller kunnen verbeteren van de informatiehuishouding.

Het Adviescollege benoemt in haar advies specifiek de mogelijkheid om bepaalde categorieën documenten te laten vernietigen door individuele medewerkers, mits die categorieën worden vastgelegd in selectielijsten. Het kabinet is voornemens het advies van het Adviescollege op te volgen met betrekking van chatberichten van medewerkers: deze chatberichten zijn niet van zodanig groot belang dat daarvoor extra maatregelen voor het beheer moeten worden genomen. Ze kunnen dus op de telefoon blijven staan. Om het mogelijk te maken dat medewerkers deze berichten zelf kunnen vernietigen, dient wel een mogelijkheid in de archiefwet te worden gecreëerd. Daartoe moeten chatberichten van medewerkers als te vernietigen categorie worden vastgelegd in het selectiebesluit, maar met een flexibele termijn. De Staatssecretaris van OCW is voornemens dit mee te nemen in de nota van wijziging bij de nieuwe Archiefwet en uw Kamer hierover spoedig informeren.

Intensivering van beheer en toezicht is een van de onderwerpen die bij de implementatie van de nieuwe Archiefwet een belangrijke rol zullen spelen. Het voornemen is om in het nieuwe Archiefbesluit verbeteringen op te nemen voor het vaststellingsproces van selectiebesluiten, onder andere met als doel de selectiebesluiten sneller en frequenter te actualiseren. Zo wordt bijvoorbeeld de maximale geldigheidsduur van een selectiebesluit verkort van 20 naar 10 jaar. Het concept Archiefbesluit zal naar verwachting dit voorjaar in consultatie gaan.

Introduceren van algemene beleidsuitgangspunten

De aanbevelingen van de regeringscommissaris worden opgevolgd door het ontwikkelen van algemene beleidsuitgangspunten door middel waarvan beleid zo veel mogelijk geharmoniseerd wordt over (communicatiemiddelen heen. Hierbij moet gedacht worden aan de volgende uitgangspunten:

• • 

  Eindgebruikers van overheidsmiddelen en -systemen scheiden hun privé en partij-politieke informatie waar mogelijk van werkgerelateerde informatie, om het informatiebeheer uitvoerbaar te kunnen houden.

• • 

  Overheidsorganisaties zijn bij of krachtens de wet zelf belast met de zorg voor hun documenten, maar beleid en afspraken worden zoveel mogelijk rijksdienst- dan wel overheidsbreed vastgelegd of tenminste in afstemming tussen de verschillende overheidslagen.

• • 

  Besluiten over waardering en selectie zijn (conform de Archiefwet) in selectielijsten³² vastgelegd.

• • 

  Informatie wordt structureel, als geheel en zoveel mogelijk geautomatiseerd verwerkt en voldoende veilig en met aandacht voor privacy beheerd.

• • 

  Er zijn heldere regels en procedures om documenten die onder de noemer «privé» of «partij-politiek» vallen, uit te zonderen van bewaring.

• • 

  Organisaties bouwen voldoende controles en verplichte audits in het informatiebeheer in, om aan te kunnen tonen dat het archief- en informatiebeheerbeleid aantoonbaar wordt nageleefd.

• • 

  Nieuwe communicatiemiddelen en informatiesystemen moeten duurzame toegankelijkheid en archivering, privacy en openbaarmaking by design³³ afdwingen. Ook meer aandacht voor en verplichtingen rond de toepassing van (rijks)overheidsbrede vastgestelde architectuur worden hierin meegenomen. Dit vraagt een doorontwikkeling en verzwaring van het CIO-stelsel³⁴.

• • 

  Rijksoverheidsorganisaties zorgen ervoor dat als er sprake is van een behoefte om gevoelige informatie (zoals commercieel vertrouwelijk of diplomatiek verkeer) of zelfs informatie op staatsgeheim niveau te delen of te bewaren, zij hier voorzieningen voor beschikbaar stellen en de informatie op een voldoende veilige wijze beschermen zoals voorgeschreven in het Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst Bijzondere Informatie 2013. Daarnaast zal ook de beheerde informatieverzameling als geheel beoordeeld moeten worden op gevoeligheid en passend beschermd moeten worden. Totaalverzame-lingen van chatberichten en contactgegevens van sleutelfuncties kunnen van waarde zijn voor statelijke actoren of criminele organisaties. Waar noodzakelijk worden hier via CIO Rijk rijks(dienst)brede bindende afspraken over gemaakt.

Met behulp van de algemene beleidsuitgangspunten (en de in een aantal gevallen nog te ontwikkelen onderliggende kennisproducten), willen we beleid over communicatiemiddelen en informatiesystemen heen zoveel mogelijk harmoniseren. Zo kan bij de invoering van een nieuw type middel of voorziening worden voorkomen dat beleidsmatig «het wiel opnieuw wordt uitgevonden», met alle risico's die dat met zich meebrengt.

Een cruciaal aandachtspunt is dat de waarde van de informatie leidend is voor de Archiefwet en dus niet de vorm van de informatie of het gebruikte communicatiemiddel. Dit kan ertoe leiden dat er per vorm of gebruik wel een nadere specificering van (onderdelen van) beleid noodzakelijk is.

Aanpassing chatberichtenarchivering via sleutelfunctiemethodiek

Aanpassing van de wijze waarop we met chatberichtenarchivering en openbaarmaking omgaan is een opgave die we op drie vlakken moeten uitwerken.

• 1. 

  Er moeten helder beleid, kaders rond informatiehuishouding en -voorziening voor chatberichten worden vormgeven. Hier valt ook het opstellen onder van een selectielijst en sleutelfunctieoverzichten voor chat.

• 2. 

  Er moet een goede infrastructuur en voorzieningen voor chatberichten beschikbaar zijn die de juiste werkwijze faciliteren.

• 3. 

  Er moet een werkcultuur zijn waarin de kaders worden nageleefd en waar monitoring en audits op deze kaders plaatsvinden.

Invoering hiervan zal fasegewijs plaatsvinden

In ieder geval worden onderstaande maatregelen op korte termijn in gang gezet:

• • 

  aangepast beleid voor chatberichtenarchivering;

• • 

  afspraken voor de overgangsperiode tot aan de vaststelling en invoering van het aangepaste beleid;

• • 

  uitvoeringstoets op het aangepaste beleid voor chatberichtenarchive-ring;

• • 

  communicatie rondom het aangepaste beleid, gebruik van chatdien-sten en de archivering daarvan, rekening houdend met de behoefte aan beleidsintimiteit en de overige in deze te beschermen belangen³⁵;

• • 

  marktconsultatie voor de techniek voor het uitlezen en meta-dateren van chatconversaties en berichten;

• • 

  openbare aanbesteding voor de benodigde techniek;

• • 

  opstellen van de model selectielijst³⁶ voor chat met algemene werking op basis waarvan rijksoverheidsorganisaties snel en efficiënt eigen aanvullingen in kunnen verwerken;

• • 

  opstellen handreikingen en instructies voor de diverse doelgroepen.

Deze maatregelen op korte termijn zijn erop gericht om begin 2024 de uitvoering van het herziene chatbeleid te kunnen starten. Hierbij zal er als eerste worden gestart met de chatberichtenarchivering van bewindspersonen en bestuurders.

Het kabinet ambieert hiermee zo spoedig mogelijk tot een toekomstbe-stendige werkwijze te komen die volledig aan wetgeving voldoet.

Aangepast beleid voor chatberichtenarchivering

Er is een traject in gang gezet om het beleid aan te passen op basis van de sleutelfunctie selectiemethodiek. Bij dit beleid en onderliggende instrumenten wordt rekening gehouden met de eisen van de Archiefwet, de Woo, de AVG en uitvoerbaarheid, zowel technisch als functioneel. In selectielijsten wordt vastgelegd wat er met de informatie van zowel sleutelfuncties als niet-sleutelfuncties moet gebeuren. We zorgen er hierbij voor dat aan de voorkant privé³⁷ en partij-politieke³⁸ informatie zo goed mogelijk wordt gescheiden van hetgeen we moeten bewaren en slaan de informatie van belangrijke sleutelfuncties integraal op. Hierna wordt afhankelijk van de groep waartoe die sleutelfunctie behoort, de informatie na een vastgestelde termijn vernietigd of overgebracht naar het Nationaal Archief. Hierbij vormen de aanbevelingen uit de (advies)rap-porten het uitgangspunt voor het aan te passen, rijksbrede beleid. Eveneens worden bij de aanpassing van het rijksbrede beleid de eerdergenoemde moties meegenomen.

Gefaseerde invoering met toets op uitvoerbaarheid

Bij de opzet van het beleid wordt, naast de toets of het beleid voldoet aan wetgeving, veel aandacht geschonken aan de uitvoerbaarheid. Beleid en uitvoering trekken met elkaar op om er zeker van te zijn dat wat wordt voorgesteld, ook financieel haalbaar en uitvoerbaar is. Hiertoe is het noodzakelijk om voor en tijdens het ontwikkelproces zorgvuldig de uitvoerbaarheid van ons voornemen te toetsen. Bij de invoering zal een uitvoerbaarheidstoets worden gedaan. Aan het einde van elke fase zal een evaluatie worden uitgevoerd en is er een beslismoment om vast te stellen of we voldoen aan wetgeving en of de structurele oplossing uitvoerbaar is. Hierbij wordt er extra aandacht geschonken aan het in elke fase van het proces waarborgen van de privacy van betrokkenen en de inrichting van meerdere controles opdat deze waarborgen ook daadwerkelijk functioneren. In het gehele proces communiceren we zowel in- als extern transparant over wat er realistisch is en op welke termijn het kan worden gerealiseerd.

De volledige invoering van het vernieuwde beleid gaat tijd kosten door het inbedden van nieuwe technologie en het sturen op een gedragsverandering (denk hierbij bijvoorbeeld aan het scheiden van privé en werkgere-lateerde communicatiestromen door gebruik te maken van twee smartphones) binnen de gehele rijksoverheid. Hiertoe wordt een plan van aanpak opgesteld met een realistische planning en faseringen.

In de eerste fase wordt de tijdelijke instructie uitgebreid voor de ambtenaren³⁹ die zeker als sleutelfuncties worden aangemerkt, waardoor werkgerelateerde chatconversaties behouden blijven. Rijksbreed beleid wordt opgezet en vastgesteld. Voorbereidingen voor de inzet van ICT-voorzieningen voor het integraal uitlezen en beheren van chatconversaties worden getroffen. Communicatie rond gebruik en doel van chatdiensten en regels daarvoor volgen.

In de tweede fase wordt gestart met het informatiebeheer van de chats van de sleutelfuncties die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, waarna deze groep fasegewijs wordt uitgebreid. We starten met de invoering ervan bij bewindspersonen en de TMG-functies. Hier kan, na vaststelling van het nieuwe beleid in 2023 en de sleutelfunctie selectielijst, mee begonnen worden.

In fase drie volgt de invoering van de chatberichtenarchivering van de overige sleutelfuncties.

Separaat maar wel parallel wordt gestart met het inrichten van processen voor het structureel archiveren van chatconversaties die behoren tot organisatie- en bedrijfsaccounts die organisaties inzetten in hun contact met burgers en bedrijven en conversaties die vallen onder hotspotlijsten⁴⁰(voor zover dit proces nog niet ingericht was).

Het is belangrijk dat we ons realiseren dat het naar alle waarschijnlijkheid nog een inspanning van enkele jaren zal vergen voordat de uitvoering en controles volledig zijn ingebed binnen de organisaties. Er wordt een marktverkenning uitgevoerd, waarbij moet worden onderzocht hoe deze software moet aansluiten op de bestaande ICT-architectuur. Daarna zal een aanbesteding plaatsvinden, waarna invoering bij elk van de rijksoverheidsorganisaties volgt. Voor die tussenliggende periode worden aanvullende afspraken gemaakt en gestuurd op harmonisatie van de informatiebeheerprocessen. Dit om te voorkomen dat er verschil tussen rijksoverheidsorganisaties ontstaat in de uitvoering.

Waar de uitvoering van de korte termijn nog de nodige handmatige activiteiten vereist, zal de uitvoering op de langere termijn meer inzetten op het gebruik van technologie. Te denken valt hierbij aan hoogwaardige software voor opslag en meta-datering, voor het analyseren en groeperen van conversaties, in het belang van de privacy geautomatiseerd lakken etc. Gebruik van artificial intelligence en machine learning zal op termijn nuttig kunnen blijken in het ontzorgen van de sleutelfuncties en de informatiespecialisten, en (daarmee) bij het tijdig kunnen voldoen aan openbaarmakingsverzoeken. En hoewel al deze technologie de gebruiker zeker zal ondersteunen in het doen van het juiste, moet ook niet uitsluitend de hoop worden gevestigd op de techniek. Het menselijk gedrag, waaronder naleven van de richtlijnen, het verstandig en soms ook terughoudend omgaan met de mogelijkheden die in de markt voorhanden zijn, blijft een belangrijke component.

Contouren voor de toekomst

Het ontwikkelen en uitvoeren van beleid vergen steeds meer samenwerking over de grenzen van organisaties. Bovendien biedt nieuwe technologie ook nieuwe mogelijkheden om gezamenlijk aan documenten te werken. Een toekomstig beleid voor documenten (nota's, e-mails, chatberichten et cetera) moet daarop inspelen. De regeringscommissaris doet hiervoor aanbevelingen. We willen in lijn met deze aanbevelingen naar een situatie toe waarin we meer vanaf het moment van creatie of ontvangst controle hebben over onze informatie. Hiertoe wordt binnen het Programma Open Overheid - spoor informatiehuishouding een (architec-tuur)visie opgesteld. Die vertaalt deze uitgangspunten onder meer naar een digitale werkomgeving waar we als rijksoverheid naartoe willen groeien. Netwerkschijven zoals we die nu kennen verdwijnen. We beschikken over de mogelijkheid om virtuele omgevingen met een specifiek doel aan te maken, waar de duurzame toegankelijkheid, archivering, privacy en openbaarmaking by design is ingericht. De werkomgeving helpt de medewerkers als het ware om beter informatiebeheer toe te passen door dit af te dwingen. Ook op het gebied van gedrag wat wel en wat niet toegestaan is zal strikter worden gestuurd. Zoeksystemen zoeken over meerdere informatiesystemen en virtuele omgevingen heen. Het wenkend perspectief is dat:

• • 

  bij creatie of ontvangst van een document binnen de werkomgeving van de rijksoverheid duurzame toegankelijkheid, archivering, security, privacy en openbaarmaking by design direct wordt toegepast;

• • 

  het delen van documenten binnen de werkomgeving van de rijksdienst veel meer verloopt op basis van één origineel document dat vanuit de originele locatie aan meerdere personen - ook vanuit diverse organisaties - kan worden getoond. Dat voorkomt dat overal meerdere exemplaren als bijlagen via berichten worden gedeeld. Berichten worden ook automatisch gekoppeld aan documenten. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan de inzet van samenwerkingsomgevingen en/of zaaksystemen die deze werkwijze ondersteunen. Documenten worden direct gekoppeld aan de waardering in de selectielijst. Na afloop van de overbrengingstermijn worden documenten die voor blijvende bewaring zijn aangewezen automatisch geselecteerd voor overbrenging naar het Nationaal Archief of automatisch geselecteerd voor vernietiging als de vernietigingstermijn bereikt is. Dit gebeurt zo veel mogelijk geautomatiseerd zodat dat rijksambtenaren zich minder of niet meer druk hoeven maken over informatiebeheertaken;

• • 

  we documenten vooral binnen de samenwerkings- dan wel zaakomge-ving zelf delen en niet via e-mail. Daardoor neemt de noodzaak tot het mailen van versies van documenten af, en daarmee ook de hoeveelheid e-mail en documenten;

• • 

  we meerdere informatiesystemen onderscheiden, waarbij documenten via één zoekfaciliteit kunnen worden gevonden.

Concreet betekent dit dat een medewerker zich kan concentreren op het uitvoeren van zijn taak, namelijk het maken of het uitvoeren van beleid. Daarbij wordt diegene ondersteund door (technische) voorzieningen die het mogelijk maken dat documenten conform de wettelijke eisen worden gecreëerd, opgeslagen in logische «virtuele» dossiers, inclusief de beleidsbepalende uitwisselingen en standpunten. Dit zodat op elk gewenst moment zowel inhoudelijk (de wat) kan worden verantwoord en een procesreconstructie kan plaatsvinden (de hoe en wie heeft wat bijgedragen). Daarnaast wordt de ambtenaar binnen de vernieuwde werkomgeving gefaciliteerd om stukken proactief te publiceren conform de Woo, waarbij vanuit de (technologische)voorzieningen voorstellen aan de ambtenaar worden gedaan wat wel/niet gelakt kan worden. Overigens wordt bij de uitwerking nog concreet gemaakt op welke punten de ambtenaar volautomatisch ondersteund wordt en waar hij nog een handeling moet verrichten. Bijvoorbeeld bij de keuze in welk dossier een document opgeslagen wordt of via welke zoekwoorden een document kan worden teruggevonden. Vanzelfsprekend zit de ambtenaar aan het stuur en wordt de ambtenaar daarin ondersteund met intelligente software.

Bovenstaand toekomstbeeld kan niet in een keer worden gerealiseerd. De huidige digitale werkomgeving is een aantal jaren geleden ontwikkeld en is onvoldoende tijdig meegegroeid naar een werkomgeving die voldoet aan de eisen van nu. Dit betekent dat op verschillende manieren geïnvesteerd moet worden om een moderne manier van werken mogelijk te maken. Nader uitgewerkt wordt wat er aan financiële middelen nodig zal zijn voor het realiseren van zo'n moderne omgeving die op de toekomst is voorbereid. Daarbij kunnen de huidige omgevingen met behulp van bestaande technologie al de eerste stappen zetten richting dit toekomstbeeld. Het programma Open Overheid zal hierin faciliteren. Daarbij wordt ook meegenomen op welke manier andere overheden en grote bedrijven gebruik maken van dit soort samenwerkingsomgevingen.

Rijksoverheidsorganisaties werken de komende jaren, ondersteund door het programma Open Overheid en verwoord in het meerjarenplan informatiehuishouding en openbaarheid, naar een digitaal meer volwassen rijksoverheid die haar informatie beter op orde heeft en transparantie biedt via (actieve) openbaarmaking. De hiervoor beschreven ambities worden daarin fasegewijs uitgewerkt en in stappen ingevoerd, waarbij elk onderdeel een eigen tempo en fasering zal hebben. Organisaties hebben een eigen ontwikkeltempo en volwassenheidsniveau waardoor zij hierin ook een eigen tempo aanhouden. Hierbij willen we niet met terugwerkende kracht dit beleid gaan toepassen, maar ingangsdata kiezen waarna de nieuwe manier van archiveren in zal gaan. Tot dat moment hanteren we het huidige beleid en de aanvullende tijdelijke instructie voor sleutelfuncties.

Hiervoor is het belangrijk dat er meer standaardisatie en harmonisatie van de werkomgevingen gaat plaatsvinden. Techniek kan echter niet alle problemen die we ervaren oplossen en wordt ondersteunend ingezet. We waken er dan ook voor om te optimistisch te zijn als het gaat om de inzet en rol van technologie. Gedrag bij het gebruik van communicatiemiddelen en al dan niet volgen van afgesproken werkprocessen zijn de belangrijkste graadmeter voor succes. Beschikbaarheid van voldoende informatieprofessionals, heldere kaders en processen, een werkcultuur waarin die kaders worden nageleefd en waar monitoring en audits op deze kaders plaatsvinden en aanbevelingen daaruit voldoende worden opgevolgd, zijn ook randvoorwaarden voor succes.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022-2023, 32 802, nr. 67 23

¹

   Universiteit Leiden, «Openbaarmaking van overheidsinformatie. Een rechtsvergelijkend onderzoek naar wetgeving in Zweden, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk, Slovenië en Estland», 17 oktober 2022.

²

   Open State Foundation en Instituut voor Maatschappelijke Innovatie, Titel: «Matglas,

Onderzoek naar de invoering van de Wet open overheid», 9 maart 2023.

³

   Instituut voor Maatschappelijke Innovatie, Titel: «De toekomst van beleidsintimiteit», februari 2023. Zie: https://www.open-overheid.nl/onderwerpen/openbaar-maken/instrumenten-en-diensten/rapporten/2023/4/5/toekomst-van-beleidsintimiteit

⁴

   Beleidsintimiteit gaat over de ruimte die medewerkers nodig hebben om ideeën en (voorlopige) meningen over beleid te kunnen delen in een veilige en vertrouwde omgeving. Vooral in de beginfase van beleidsvorming. De juridische vertaling van het begrip beleidsinti-miteit is de uitzonderingsgrond «persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor intern beraad».

⁵

   Het totaal aantal rijksambtenaren met uitzondering van het aantal medewerkers van het Ministerie van Defensie en de zelfstandige bestuursorganen zoals genoemd in de «Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2021» (18 mei 2022).

⁶

   Bron: Uitvraag gebruik e-mail 2022 door Ministerie van OCW.

⁷

   In e-mails en chatconversaties worden in tegenstelling tot nota's of besluiten vaak meerdere processen en dossiers tegelijk besproken. Het is een fundamenteel andere manier van communiceren, vaak met meerdere mensen tegelijk die op elkaar reageren in wisselende samenstellingen.

⁸

   Kamerstuk 31 490, nr. 324.

⁹

   Onder andere het Verenigd Koninkrijk, Denemarken, Noorwegen en Zweden.

¹⁰

   Commissiedebat Tweede Kamer over Wet open overheid, 16 maart 2023.

¹¹

   Het spoor Informatiehuishouding spant zich in om de informatiehuishouding van de rijksoverheid te verbeteren op basis waarvan door het spoor Openbaarmaking kan worden gewerkt aan het verbeteren van de openbaarmaking van de informatie. Zie ook: https:// www.open-overheid.nl/sporen-en-actielijnen

¹²

   De generieke uitgangspunten hebben in eerste instantie werking binnen de scope van de rijksoverheid, waarbij we rekening moeten houden met de noodzaak tot afwijkingen van het generieke beleid bij een overheidsorganen door specifieke (sectorale) wetgeving zoals bijvoorbeeld de Wet politiegegevens en de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens. Eerst zal onderzocht moeten worden of voorgestelde archiveringsoplossingen toepasbaar zijn binnen de grenzen van specifieke wetgeving, alvorens tot implementatie kan worden overgegaan.

¹³

   Hoge Colleges van Staat (zoals de Kamer en de Raad van State), zelfstandige bestuursorganen en andere organen van de centrale overheid die onder de Archiefwet vallen, bepalen zelf welke beheer- en bewaarstrategie zij kiezen voor chatberichten, maar kunnen aansluiten bij het beleid voor de ministeries wordt ontwikkeld.

¹⁴

   In het plan van aanpak zal een realistische planning worden opgenomen voor de opzet van de model selectielijst voor chat, de selectie, aanbesteding en invoering van tooling, beschikbaarheid van voldoende informatieprofessionals en de opzet van benodigde handreikingen hiertoe, de noodzakelijke gerichte interventies die gewenst gedrag stimuleren en de kosten en baten die dit met zich meebrengt.

¹⁵

   Tijdelijke instructie archiveren chatberichten voor bewindspersonen, 4 oktober 2022

¹⁶

   Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. (4 oktober 2022). Titel rapport: «De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken».

¹⁷

   Parlementair advocaat. (29 september 2022). Titel rapport: «Beoordeling verhouding van de handreiking «Bewaren van chatberichten» tot de Archiefwet 1995 en de Wet open overheid.

¹⁸

   Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding. (19 januari 2023). Titel rapport:

«Kan dit weg? Nee.».

¹⁹

   Regeringscommissaris Informatiehuishouding. (24 januari 2023). Titel «Advies over het bewaren en beheren van chatberichten».

²⁰

   Algemene Rijksarchivaris. (6 maart 2023). Titel: «Openbare reactie algemene rijksarchivaris op het advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding m.b.t. chatbe-richten»

²¹

   Brief aan het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding, «Adviesaanvraag digitale communicatiekanalen», 29 augustus 2022.

²²

   Brief van het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding, 17 oktober 2022, Adviescollege kenmerk 2022-0000566785.

²³

De sleutelfunctie methodiek is de Nederlandstalige term voor de Capstone Methode. Deze door de National Archives and Records Administration (NARA) in de VS ontwikkelde methode is gebaseerd op het uitgangspunt dat sleutelfuncties zogenoemde informatie-knooppunten zijn waar informatie van de gehele organisatie op een centraal punt bij elkaar komt. Door die informatie te bewaren valt het handelen van de organisatie op hoofdlijnen te reconstrueren. Daarmee wordt ook het toekomstig (historisch) onderzoek geborgd.

²⁴

   Dit heeft betrekking op het voorstel van het Adviescollege om chatberichten van sleutelfuncties als bewindspersonen en bestuurders over te brengen naar het Nationaal Archief en de chatberichten van overige sleutelfuncties, zoals de ambtelijke top, na afloop van de bewaartermijn te vernietigen.

²⁵

   Handreiking »Bewaren chatberichten»

²⁶

Kamerstuk 35 925 III, nr.26; Verzoekt de regering de regeringscommissaris Informatiehuishouding advies uit te laten brengen over het gebruik van communicatiekanalen in relatie tot archief- en openbaarheids-wetgeving en op basis hiervan de richtlijnen en werkwijze aan te passen. De

²⁷

   Deze dient voor de registratie van de functies en de personen die deze functies vervullen. De sleutelfunctielijst omvat minimaal de bewindspersonen, de topmanagementgroep en ABD functies vanaf schaal 16. Voor ZBO's zijn dit minimaal de bestuurders. Afhankelijk van de behoefte van het overheidsorgaan kan het orgaan zelf besluiten de sleutelfunctielijst uit te breiden met additionele sleutelfuncties of bepaalde functies die vanwege de aard van de werkzaamheden niet in aanmerking komen voor opname in de sleutelfunctielijst uit te sluiten. De sleutelfunctielijst maakt onderdeel uit van de selectielijst van het overheidsorgaan en wordt vastgesteld in overleg met de externe deskundige en de Algemene Rijksarchivaris.

²⁸

   In het beleid wordt meegenomen dat als overheidsorganen niet-sleutelfuncties chatberichten of conversaties van waarde achten, dat zij deze alsnog, in overleg met de betrokkenen bij de conversatie, archiveren. Tevens verwerken we de noodzaak tot archivering van chatconver-saties die bij Hotspot lijsten en organisatie- en bedrijfsaccounts horen.

²⁹

   Chatberichtenarchieven van bewindspersonen en bestuurders worden blijvend bewaard en overgebracht naar het Nationaal Archief. Chatberichtenarchieven van de overige sleutelfuncties worden na 10 jaar vernietigd. In lijn met het adviescollege zijn ten aanzien van alle overige overheidsmedewerkers - waaronder ook de politiek assistenten - geen nadere maatregelen nodig. Deze medewerkers worden niet als sleutelfunctie aangemerkt en mogen chatberichten op hun telefoon laten staan en zelf hun chatgeschiedenis desgewenst verwijderen (nb. hiervoor is aanpassing van de archiefwet nodig). Zie daartoe paragraaf 5.7 van het advies van het Adviescollege: «Geen nadere maatregelen voor de niet-sleutelfunctie».

³⁰

   Dit moet als er geen sprake is van een permanente bewaartermijn. Dan is het een kopie die niet langer bewaard moet blijven dan het origineel, en dus hoogstens die termijn.

³¹

In het voorstel voor de nieuwe Archiefwet is dit het begrip «document» en hebben we het over het verduidelijken van het documentbegrip.

³²

   Hierin onderscheiden we methodieken op basis van werkprocessen of op basis van sleutelfuncties c.q. informatieknooppunten (Capstone)

³³

   Eisen voor duurzame toegankelijkheid zijn inmiddels opgenomen in de kwaliteitskader voor CIO oordelen (versie vanaf 2021) en het handboek projectportfolio management van CIO Rijk (versie vanaf 2022).

³⁴

   De uitdaging waar we met informatiehuishouding en -voorziening voor staan is vergelijkbaar met de Operatie Comptabel Bestel van 1985-1993; een ambtelijk en politiek werkprogramma, gericht op verbetering van de begrotingsinfrastructuur, waarbij samenhangende maatregelen op het gebied van wet- en regelgeving, organisatorische aanpassingen en verandering van cultuur en gedrag zijn doorgevoerd en waarbij het 3-lines of defense risicomodel is toegepast. De CIO functie zal hier de komende jaren naartoe groeien, zowel in verdere professionalisering als in omvang als daadkracht.

³⁵

   Zoals bijvoorbeeld «de eenheid van het kabinetsbeleid» en «de vertrouwelijkheid van het parlementaire proces». Zie daartoe ook de Kamerbrief van de Minister van Binnenlandse Zaken van 16 maart 2023 (Kamerstuk 32 805, nr. 160) met een overzicht van de bronnen van het rijksbrede openbaarmakingsbeleid.

³⁶

   Deze kan als basis dienen voor een modelselectielijst voor decentrale overheden.

³⁷

   Definitie privéinformatie is tweeledig: Allereerst uit het zich in met wie er wordt gecommuniceerd. Gaat het om een privépersoon, niet zijnde een werk -of bestuurlijk contact, dan betreft het bij uitstek privéinformatie. Daarnaast uit het zich in de inhoud van de communicatie. Is die niet bestuurlijk maar puur privé van aard, dan betreft het eveneens privéinformatie. Ongeacht of het een werk -of bestuurlijk contact betreft. Denk daarbij aan felicitaties en condoleances. Maar ook een steunbetuiging in een bestuurlijke kwestie van een bewindspersoon aan een collega-bestuurder valt onder de definitie privéinformatie.

³⁸

   Definitie partij-politieke informatie: Berichten van bewindslieden met partijgenoten over onderwerpen die hun partij aangaan. Dit kan betrekking hebben op zowel interne partijaange-legenheden als inhoudelijke partijpolitieke standpunten.

³⁹

   Dit zijn veelal Bewindspersonen, bestuurders, TMG en ABD functies op schaal 16 en hoger. Welke functies worden aangewezen als sleutelfuncties, wordt vastgelegd in een sleutelfunctie-lijst. Deze lijst is onderdeel van de selectielijst voor chat.

⁴⁰

   Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken. Hotspotlijsten geven gebeurtenissen en kwesties in de samenleving weer, die grote invloed hadden op de activiteiten van de organisatie. Met een hotspotlijst bepaal je of te vernietigen informatie naar aanleiding van een bijzondere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat in aanmerking komt voor eeuwige bewaring.